Checklist 2026: lương, phụ cấp, thưởng, phúc lợi — khoản nào chịu thuế, đóng bảo hiểm

Một tấm ảnh “checklist tiền lương, phụ cấp, thưởng, phúc lợi” đang được chia sẻ hàng trăm lượt trên Facebook. Ảnh gắn nhãn nội dung do trí tuệ nhân tạo tạo ra. Bình luận bên dưới gần như chỉ có một câu: xin file.

Tụi mình hiểu vì sao người ta xin. Cùng một dòng trong phiếu lương, ba nơi hỏi ba câu khác nhau.
Cơ quan thuế hỏi người nhận có chịu thuế không. Cơ quan bảo hiểm hỏi khoản đó có trả đều mỗi kỳ lương không. Lúc quyết toán, cơ quan thuế lại hỏi quy chế có ghi mức không.

Trả lời sai một câu là trả tiền hai lần: một lần cho người lao động, một lần cho cơ quan thuế.

Bản dưới đây tụi mình làm lại từ văn bản gốc còn hiệu lực ngày 22/10/2026. Mỗi ô có căn cứ và mức tin cậy. Cuối bài có bản PDF và Excel để tải về.

TÓM TẮT 30 GIÂY

0.1. Bài gom 24 khoản hay gặp trong phiếu lương. Mỗi khoản trả lời bốn câu: thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, chi phí được trừ, chứng từ.

0.2. Từ 01/07/2026, tiền ăn giữa ca trả bằng tiền không tính thuế tới 1,2 triệu đồng/người/tháng.

0.3. Từ kỳ tính thuế 2026, tiền làm thêm giờ đúng luật được miễn cả khoản. Giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, biểu thuế còn 5 bậc.

0.4. Thưởng bằng tiền theo quy chế là tiền lương, không vào trần phúc lợi. Quà hiện vật, nghỉ mát, hiếu hỉ, bảo hiểm sức khoẻ thì cộng chung một rổ, trần 01 tháng lương bình quân cả năm.

0.5. Việc tuần này: tải checklist, tích cột E từng khoản, khoản nào hợp đồng chưa ghi số tiền thì làm phụ lục.

Bản tải về miễn phí. Sếp in bản PDF ra soát với kế toán, hoặc dùng bản Excel có cột tự tích và công thức tính thuế.

Tải PDF 7 trang Tải Excel 4 trang tính

Checklist 2026 lương, phụ cấp, thưởng, phúc lợi: bốn cột thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, chi phí được trừ, chứng từ

1. Bốn câu hỏi cho mỗi khoản

Nhìn tên khoản chưa đủ. Phải hỏi đủ bốn câu, theo đúng thứ tự.

1.1. Người nhận có chịu thuế thu nhập cá nhân không? Gốc của câu này: khoản đó có phải lợi ích riêng của người nhận.

1.2. Có tính đóng bảo hiểm xã hội không? Gốc: khoản đó có trả đều mỗi kỳ lương, có ghi riêng trong hợp đồng.

1.3. Công ty có được trừ chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không? Gốc: quy chế có ghi điều kiện và mức hưởng chưa.

1.4. Hồ sơ nào chứng minh? Gốc: giấy nào lập trước khi chi, giấy nào lập lúc chi.

Ba câu đầu độc lập với nhau. Một khoản có thể chịu thuế mà không đóng bảo hiểm, như tiền xăng xe. Một khoản có thể không chịu thuế mà vẫn bị trần chi phí, như tiền hiếu hỉ.

Bốn câu hỏi cho mỗi khoản trong phiếu lương — Hình 1.5. Bốn câu hỏi cho mỗi khoản. Hình tự vẽ của Tài Chính Khởi Nghiệp.

2. Bảng checklist 24 khoản

Bốn nhóm, mỗi khoản một dòng, ba cột trả lời ba câu đầu ở mục 1. Chấm đặc là có, vòng rỗng là không, nửa cam là có điều kiện; điều kiện ghi ở chân mỗi khối. Chứng từ của từng khoản nằm trong bảng chi tiết.

Nhóm 1, Lương: 1.1 Lương theo công việc, chức danh; 1.2 Làm thêm giờ, làm đêm, ngày phép không nghỉ; 1.3 Trợ cấp thôi việc, mất việc

Nhóm 2, Phụ cấp: 2.1 Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm; 2.2 Phụ cấp thâm niên; 2.3 Phụ cấp độc hại, nguy hiểm; 2.4 Phụ cấp khu vực, thu hút; 2.5 Tiền ăn giữa ca, ăn trưa; 2.6 Khoán điện thoại; 2.7 Hỗ trợ xăng xe, đi lại; 2.8 Tiền nhà ở; 2.9 Trang phục; 2.10 Công tác phí

Nhóm 3, Thưởng: 3.1 Thưởng Tết, tháng 13, thưởng hiệu quả công việc; 3.2 Thưởng sáng kiến; 3.3 Cổ phiếu thưởng

Nhóm 4, Phúc lợi: 4.1 Quà hiện vật ngày lễ, sinh nhật; 4.2 Hiếu, hỉ; 4.3 Khám sức khoẻ định kỳ; 4.4 Bảo hiểm sức khoẻ, tai nạn tự nguyện; 4.5 Bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện; 4.6 Học phí cho con người lao động; 4.7 Nghỉ mát, du lịch; 4.8 Đào tạo nâng cao tay nghề

2.1. Tải infographic. Ba tấm dọc rộng 1080 điểm ảnh để gửi Zalo. Bộ 13 tấm khổ 4:5 để đăng Facebook. Bản in A4 ngang là trang 1 của tệp PDF.

Tải ảnh tấm 1/3 (PNG)Tải ảnh tấm 2/3 (PNG)Tải ảnh tấm 3/3 (PNG)Tải bộ ảnh đăng Facebook (13 tấm, .zip)Tải PDF in A4

Xem bảng chi tiết có căn cứ (24 dòng, từng điều khoản, mức A, B, C)

Số và khoản	A. Chịu thuế thu nhập cá nhân?	B. Tính đóng bảo hiểm xã hội?	C. Được trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp?	D. Chứng từ cần có
1.1. Lương theo công việc, chức danh	Có 1.Chịu thuế. Căn cứ 10.2 · khoản 1 Điều 8 · mức A.	Có 1.Đóng. 2.Không thấp hơn lương tối thiểu vùng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức A.	Có 1.Được trừ khi hợp đồng lao động ghi mức. 2.Chi trước hạn nộp quyết toán năm. Căn cứ 10.4 · điểm a, b, c khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Hợp đồng lao động, thang bảng lương. 2.Bảng chấm công, bảng lương. 3.Chứng từ chuyển khoản.
1.2. Làm thêm giờ, làm đêm, ngày phép không nghỉ	Không 1.Miễn cả khoản tiền làm thêm, làm đêm đúng luật lao động. 2.Phần vượt mức luật chịu thuế. 3.Phải có bảng kê giờ làm thêm. Căn cứ 10.1 · khoản 8 Điều 4; 10.2 · Điều 26 · mức A.	Không 1.Không đóng, vì biến động theo giờ làm. Căn cứ 10.6 · Điều 7 · mức B.	Có 1.Được trừ. 2.Giờ vượt 40 giờ/tháng hoặc 200 giờ/năm thì phần vượt bị loại. Căn cứ 10.4 · khoản 23 Điều 10; 10.8 · Điều 107 · mức A.	1.Văn bản người lao động đồng ý làm thêm. 2.Bảng chấm công làm thêm. 3.Bảng kê tiền làm thêm.
1.3. Trợ cấp thôi việc, mất việc	Có điều kiện 1.Không tính nếu mức chi ghi trong quy chế. 2.Phần đúng Bộ luật Lao động: không tính. 3.Phần chi cao hơn luật: không tính khi quy chế, hợp đồng lao động hoặc thoả ước ghi mức. Căn cứ 10.2 · điểm h khoản 3 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Có 1.Được trừ khi chi đúng quy định. Căn cứ 10.4 · điểm k khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quyết định chấm dứt hợp đồng. 2.Bảng tính trợ cấp. 3.Chứng từ chuyển khoản.
2.1. Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm	Có 1.Chịu thuế. Căn cứ 10.2 · khoản 3 Điều 8 · mức A.	Có 1.Đóng, vì là phụ cấp lương. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức A.	Có 1.Được trừ khi hợp đồng hoặc quy chế ghi mức. Căn cứ 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quyết định bổ nhiệm. 2.Hợp đồng hoặc phụ lục ghi số tiền.
2.2. Phụ cấp thâm niên	Có 1.Chịu thuế. Căn cứ 10.2 · khoản 3 Điều 8 · mức A.	Có 1.Đóng, vì là phụ cấp lương. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức A.	Có 1.Được trừ khi quy chế ghi cách tính theo năm làm việc. Căn cứ 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quy chế lương ghi cách tính. 2.Bảng lương tách dòng thâm niên.
2.3. Phụ cấp độc hại, nguy hiểm	Mức C · đề xuất Một phần 1.Không tính khi nghề thuộc danh mục độc hại, nguy hiểm của Bộ. 2.Doanh nghiệp tự đặt mức: chưa có hướng dẫn mức tối đa, tụi mình đề xuất giữ đúng thang bảng lương. Căn cứ 10.2 · điểm d khoản 3 Điều 8 · mức C.	Có 1.Đóng, vì là phụ cấp lương. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức A.	Có 1.Được trừ khi hợp đồng hoặc quy chế ghi mức. Căn cứ 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Danh mục nghề độc hại áp cho vị trí. 2.Kết quả quan trắc môi trường lao động. 3.Quy chế ghi mức.
2.4. Phụ cấp khu vực, thu hút	Không 1.Không tính. 2.Phần cao hơn mức nhà nước quy định thì chịu thuế. Căn cứ 10.2 · điểm đ khoản 3 Điều 8 · mức A.	Có 1.Đóng, vì là phụ cấp lương. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức A.	Có 1.Được trừ khi hợp đồng ghi nơi làm việc và mức. Căn cứ 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Hợp đồng ghi nơi làm việc. 2.Văn bản mức phụ cấp khu vực đang áp.
2.5. Tiền ăn giữa ca, ăn trưa	Một phần 1.Trả tiền: không tính tới 1,2 triệu đồng/người/tháng, từ 01/07/2026. 2.Phần vượt 1,2 triệu đồng chịu thuế. 3.Công ty nấu, mua suất, phát phiếu ăn: không tính. Căn cứ 10.2 · điểm g khoản 2 Điều 8; điểm b khoản 1 Điều 69 · mức A.	Không 1.Không đóng, nếu ghi thành mục riêng trong hợp đồng. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức B.	Có 1.Được trừ khi quy chế ghi mức. 2.Nghị định 320/2025 không đặt trần riêng. Căn cứ 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10 · mức B.	1.Quy chế ghi mức một ngày hoặc một tháng. 2.Bảng chấm công. 3.Hoá đơn suất ăn nếu đặt ngoài.
2.6. Khoán điện thoại	Một phần 1.Khoán đúng mức quy chế: không tính. 2.Phần cao hơn mức quy chế chịu thuế. Căn cứ 10.2 · điểm đ khoản 2 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng, nếu ghi thành mục riêng. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức B.	Có 1.Được trừ khi quy chế tài chính ghi mức khoán theo chức danh. Căn cứ 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10 · mức B.	1.Quy chế tài chính ghi mức khoán. 2.Bảng lương tách dòng điện thoại.
2.7. Hỗ trợ xăng xe, đi lại	Có 1.Trả tiền vào lương: chịu thuế. 2.Xe công ty đưa đón theo quy chế: không tính. Căn cứ 10.2 · khoản 1, điểm c khoản 4 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng, nếu ghi thành mục riêng. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức B.	Có 1.Được trừ khi hợp đồng hoặc quy chế ghi điều kiện và mức. Căn cứ 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quy chế ghi mức. 2.Hợp đồng thuê xe đưa đón, nếu có.
2.8. Tiền nhà ở	Một phần 1.Công ty trả thay tiền thuê: tính theo số thực trả, tối đa 15% thu nhập chịu thuế khác. 2.Nhà công ty tự xây cho người lao động ở: không tính. 3.Đưa tiền mặt hỗ trợ nhà: chịu thuế toàn bộ. Căn cứ 10.2 · điểm h khoản 2 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng, nếu ghi thành mục riêng. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức B.	Có 1.Được trừ khi hợp đồng lao động ghi khoản tiền nhà và có hoá đơn. Căn cứ 10.4 · điểm b2 khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Hợp đồng thuê nhà. 2.Hoá đơn tiền thuê. 3.Hợp đồng lao động ghi khoản tiền nhà.
2.9. Trang phục	Mức C · đề xuất Một phần 1.Bằng tiền: phần vượt 05 triệu đồng/người/năm chịu thuế. 2.Đồng phục hiện vật: chưa có câu riêng, tụi mình đề xuất không tính. Căn cứ 10.2 · điểm đ khoản 2 Điều 8 · mức C.	Mức C · đề xuất Chưa rõ 1.Phát hiện vật hoặc trả một lần: tụi mình đề xuất không đóng. 2.Chia đều hằng tháng vào lương: dễ bị tính là khoản bổ sung. Căn cứ 10.6 · Điều 7 · mức C.	Có 1.Bằng tiền: tối đa 05 triệu đồng/người/năm. 2.Hiện vật: không giới hạn, phải có hoá đơn. Căn cứ 10.4 · điểm đ khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quy chế ghi mức. 2.Hoá đơn may đồng phục. 3.Danh sách ký nhận.
2.10. Công tác phí	Không 1.Thanh toán theo quyết định cử đi, có hoá đơn: không tính. 2.Khoán vượt mức quy chế: phần vượt chịu thuế. Căn cứ 10.2 · điểm k khoản 4, điểm đ khoản 2 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng, vì là chi phí đi công tác, không phải tiền lương. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Có 1.Được trừ khi có hoá đơn, chứng từ. 2.Khoán theo quy chế cũng được trừ. 3.Từ 05 triệu đồng, nhân viên tự chuyển khoản vẫn được, nếu quy chế cho phép. Căn cứ 10.4 · điểm h khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quyết định cử đi công tác. 2.Hoá đơn vé, khách sạn. 3.Giấy đề nghị thanh toán.
3.1. Thưởng Tết, tháng 13, thưởng hiệu quả công việc	Có 1.Chịu thuế, cộng vào tháng nhận. Căn cứ 10.2 · điểm i khoản 2 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng, vì thưởng theo kết quả kinh doanh. Căn cứ 10.8 · Điều 104; 10.6 · Điều 7 · mức B.	Có 1.Được trừ khi quy chế thưởng ghi điều kiện và mức. 2.Chi trước hạn nộp quyết toán năm. 3.Không cộng vào trần phúc lợi. Căn cứ 10.4 · điểm b, c khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quy chế thưởng đã công bố. 2.Quyết định thưởng, bảng thưởng. 3.Chứng từ chuyển khoản.
3.2. Thưởng sáng kiến	Có 1.Chịu thuế. 2.Không tính khi cơ quan nhà nước công nhận sáng kiến. Căn cứ 10.2 · điểm a khoản 4 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng, nếu ghi thành mục riêng. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức B.	Có 1.Được trừ khi có quy chế thưởng sáng kiến và hội đồng nghiệm thu. Căn cứ 10.4 · điểm e khoản 8 Điều 10 · mức A.	1.Quy chế thưởng sáng kiến. 2.Biên bản hội đồng nghiệm thu. 3.Quyết định thưởng.
3.3. Cổ phiếu thưởng	Chưa 1.Chưa tính lúc nhận. 2.Khi bán: tính theo giá sổ sách lúc thưởng, khấu trừ 10%. Căn cứ 10.2 · điểm a khoản 3 Điều 50 · mức A.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Mức C · đề xuất Không 1.Chưa có câu riêng. 2.Khoản liên quan phát hành cổ phiếu không được trừ. Căn cứ 10.4 · khoản 19 Điều 10 · mức C.	1.Nghị quyết đại hội đồng cổ đông. 2.Danh sách người nhận. 3.Xác nhận lưu ký.
4.1. Quà hiện vật ngày lễ, sinh nhật	Có 1.Chịu thuế theo giá thị trường lúc nhận. Căn cứ 10.2 · điểm i, k khoản 2 Điều 8; khoản 2 Điều 17 · mức A.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức B.	Mức C · đề xuất Có trần 1.Cộng vào rổ phúc lợi, trần 01 tháng lương bình quân. 2.Chưa có câu nêu đích danh quà lễ, tụi mình xếp vào phúc lợi khác. Căn cứ 10.4 · điểm d khoản 4 Điều 10 · mức C.	1.Quyết định tặng quà. 2.Hoá đơn mua và hoá đơn hàng tặng. 3.Danh sách ký nhận.
4.2. Hiếu, hỉ	Không 1.Không tính, nếu theo quy chế và trong mức được trừ thuế doanh nghiệp. Căn cứ 10.2 · điểm m khoản 4 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức B.	Có trần 1.Phúc lợi, trần 01 tháng lương bình quân. Căn cứ 10.4 · điểm d khoản 4 Điều 10 · mức A.	1.Quy chế ghi mức. 2.Thiệp cưới hoặc giấy báo tang. 3.Phiếu chi có ký nhận.
4.3. Khám sức khoẻ định kỳ	Mức C · đề xuất Chưa rõ 1.Chưa có câu riêng. 2.Tụi mình đề xuất không tính khi khám đúng nghĩa vụ luật. 3.Gói tự chọn ghi tên từng người có rủi ro bị tính. Căn cứ 10.2 · điểm d khoản 2 Điều 8 · mức C.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Mức C · đề xuất Có 1.Nghĩa vụ của người sử dụng lao động. 2.Tụi mình đề xuất không cộng vào trần phúc lợi. Căn cứ 10.9 · Điều 21 · mức C.	1.Hợp đồng với cơ sở khám. 2.Hoá đơn. 3.Danh sách người đã khám.
4.4. Bảo hiểm sức khoẻ, tai nạn tự nguyện	Không 1.Không tính, nếu loại không tích luỹ phí. Căn cứ 10.2 · điểm h khoản 4 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Có trần 1.Phúc lợi, trần 01 tháng lương bình quân. Căn cứ 10.4 · điểm d khoản 4 Điều 10 · mức A.	1.Hợp đồng bảo hiểm. 2.Danh sách người được bảo hiểm. 3.Hoá đơn.
4.5. Bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện	Một phần 1.Hưu trí bổ sung, tự nguyện: tính vào thu nhập, được trừ tối đa 03 triệu đồng/tháng. 2.Nhân thọ có tích luỹ của công ty bảo hiểm Việt Nam: chưa tính lúc mua, đáo hạn khấu trừ 10%. Căn cứ 10.2 · điểm e khoản 2 Điều 8; điểm a khoản 2 Điều 46; điểm b khoản 3 Điều 50 · mức A.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Có trần 1.Tối đa 05 triệu đồng/người/tháng. 2.Hợp đồng hoặc quy chế ghi điều kiện, mức. 3.Còn nợ bảo hiểm bắt buộc thì không được trừ. Căn cứ 10.4 · điểm đ khoản 4 Điều 10 · mức A.	1.Hợp đồng bảo hiểm. 2.Quy chế ghi mức. 3.Xác nhận không nợ bảo hiểm bắt buộc.
4.6. Học phí cho con người lao động	Có 1.Chịu thuế. 2.Riêng con người nước ngoài học tại Việt Nam, mầm non tới phổ thông: không tính. Căn cứ 10.2 · điểm k khoản 2, điểm g khoản 4 Điều 8 · mức A.	Mức C · đề xuất Chưa rõ 1.Chưa có câu riêng. 2.Tụi mình đề xuất ghi mục riêng như hỗ trợ nuôi con nhỏ. Căn cứ 10.7 · khoản 5 Điều 3 · mức C.	Có trần 1.Phúc lợi, trần 01 tháng lương bình quân. 2.Con người nước ngoài ghi trong hợp đồng: tính như tiền lương. Căn cứ 10.4 · điểm d khoản 4, điểm b1 khoản 8 Điều 10 · mức B.	1.Quy chế ghi mức. 2.Hoá đơn học phí. 3.Giấy đề nghị hỗ trợ.
4.7. Nghỉ mát, du lịch	Mức C · đề xuất Chưa rõ 1.Đi chung cả công ty, không ghi tên từng suất: tụi mình đề xuất không tính. 2.Đưa tiền hoặc suất riêng từng người: chịu thuế. Căn cứ 10.2 · điểm d, k khoản 2 Điều 8 · mức C.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Có trần 1.Phúc lợi, trần 01 tháng lương bình quân. Căn cứ 10.4 · điểm d khoản 4 Điều 10 · mức A.	1.Quyết định tổ chức. 2.Hợp đồng, hoá đơn du lịch. 3.Danh sách đoàn.
4.8. Đào tạo nâng cao tay nghề	Không 1.Không tính, nếu hợp công việc hoặc theo kế hoạch công ty. Căn cứ 10.2 · điểm i khoản 4 Điều 8 · mức A.	Không 1.Không đóng. Căn cứ 10.5 · điểm b khoản 1 Điều 31 · mức B.	Mức C · đề xuất Có 1.Đào tạo theo kế hoạch công ty: chi phí kinh doanh. 2.Hỗ trợ tự đi học: tụi mình xếp vào phúc lợi, có trần. Căn cứ 10.4 · khoản 1 Điều 9; điểm d khoản 4 Điều 10 · mức C.	1.Kế hoạch đào tạo. 2.Hợp đồng, hoá đơn đơn vị đào tạo. 3.Danh sách học viên.

2.2. Cách gọi một ô: “ô 2.5A ý 1” là dòng 2.5 (tiền ăn giữa ca), cột A, ý số 1. Số dòng khớp số trong hình.

2.3. Chú thích màu: chữ xanh lá là “có” hoặc “có trần”; ô nền hồng, chữ đỏ là mức C, chưa có văn bản nói thẳng. Mỗi ô đều ghi chữ, màu chỉ để nhìn nhanh.

2.4. Căn cứ “10.x” là số dòng trong bảng căn cứ ở mục 10. Mức A là tụi mình đã đọc nguyên văn. Mức B là trích qua nguồn thứ hai. Mức C là đề xuất.

2.5. Cột B ghi “không đóng, nếu ghi thành mục riêng” nghĩa là hợp đồng lao động phải có dòng riêng, có số tiền. Ghi chung “theo quy định công ty” thì rủi ro bị tính là khoản bổ sung trả thường xuyên.

3. Năm điểm mới năm 2026 dễ tính sai

Năm chỗ dưới đây đổi theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Bảng lương làm theo mẫu cũ sẽ sai đúng ở đây.

3.1. Tiền ăn giữa ca trả bằng tiền: không tính thuế tới 1,2 triệu đồng/người/tháng, áp dụng từ 01/07/2026. Phần vượt mới chịu thuế. Mức 730.000 đồng cũ theo Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH không còn dùng.

3.2. Tiền làm thêm giờ, làm đêm đúng luật lao động được miễn cả khoản, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Luật cũ chỉ miễn phần trả cao hơn giờ làm ngày thường (mức B, tụi mình so theo Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007). Bảng kê giờ làm thêm vẫn phải lập.

3.3. Giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng. Biểu thuế lũy tiến còn 5 bậc: 5%, 10%, 20%, 30%, 35%.

3.4. Bảo hiểm hưu trí tự nguyện, nhân thọ do công ty mua: người lao động được trừ tối đa 03 triệu đồng/tháng khi tính thuế. Công ty được trừ chi phí tối đa 05 triệu đồng/người/tháng. Hai con số này khác nhau, đừng lấy chung.

3.5. Người lao động tự chi khám chữa bệnh trong danh mục bảo hiểm y tế được giảm trừ tới 23 triệu đồng/năm. Học phí được giảm trừ tới 24 triệu đồng/năm. Khoản công ty đã trả thay thì không tính lần nữa.

Bài năm thay đổi thuế thu nhập cá nhân ảnh hưởng bảng lương viết trước bài này; chỗ nào hai bài khác nhau thì lấy theo bài này, vì bài này đọc lại nguyên văn Nghị định 253/2026.

4. Thưởng, quà, phúc lợi: ví dụ trần 01 tháng lương

Trần phúc lợi tính một lần cho cả năm, cả công ty. Không tính theo từng người, từng tháng.

Ví dụ: Công ty TNHH Sao Mai Xanh (tên minh hoạ) có quỹ tiền lương thực hiện năm 2026 là 2.400.000.000 đồng. Trần phúc lợi bằng quỹ lương chia 12, là 200.000.000 đồng.

Số	A. Khoản chi năm 2026	B. Số tiền (đồng)	C. Cộng vào rổ phúc lợi
4.1	Nghỉ mát cả công ty	120.000.000	Có
4.2	Quà Trung thu, quà Tết bằng hiện vật	45.000.000	Có
4.3	Hiếu, hỉ theo quy chế	12.000.000	Có
4.4	Bảo hiểm sức khoẻ tự nguyện	38.000.000	Có
4.5	Thưởng Tết bằng tiền theo quy chế thưởng	260.000.000	Không
4.6	Khám sức khoẻ định kỳ theo luật	18.000.000	Không

4.7. Tổng rổ phúc lợi là 215.000.000 đồng. Phần vượt 15.000.000 đồng không được trừ khi quyết toán.

4.8. Thưởng Tết 260.000.000 đồng bằng tiền, có quy chế thưởng, là tiền lương. Khoản này không cộng vào rổ.

4.9. Khám sức khoẻ định kỳ là nghĩa vụ theo Luật An toàn, vệ sinh lao động. Tụi mình đề xuất để ngoài rổ (mức C). Chi tiết ở bài chi phí khám sức khoẻ định kỳ.

4.10. Quà hiện vật cho người lao động phải lập hoá đơn hàng tặng và tính thuế thu nhập cá nhân theo giá thị trường. Cách làm ở bài quà tặng khách hàng, nhân viên. Bộ chứng từ phúc lợi ở bài chứng từ chi phí phúc lợi.

5. Ví dụ một phiếu lương tháng 10/2026

Cùng tổng thu nhập, tính đúng thì thuế 102.600 đồng; tính gộp tất cả thì thuế 243.850 đồng.

Anh Trần Minh Khôi (tên minh hoạ) làm nhân viên kinh doanh ở vùng I, không đăng ký người phụ thuộc. Lương trả ngày 31/10/2026, nên áp biểu thuế 5 bậc. Một giờ lương là 75.000 đồng; 10 giờ làm thêm ngày thường được trả 150%.

Số	A. Khoản	B. Số tiền (đồng)	C. Thuế thu nhập cá nhân	D. Tính bảo hiểm
5.1	Lương theo chức danh	15.600.000	Chịu thuế	Có
5.2	Phụ cấp trách nhiệm	2.000.000	Chịu thuế	Có
5.3	Tiền ăn giữa ca (trả tiền)	1.300.000	Chịu thuế 100.000, phần vượt 1,2 triệu	Không
5.4	Khoán điện thoại theo quy chế	500.000	Không tính	Không
5.5	Hỗ trợ xăng xe	700.000	Chịu thuế	Không
5.6	Làm thêm giờ, 10 giờ ngày thường	1.125.000	Miễn	Không
5.7	Thưởng hiệu quả công việc tháng	1.000.000	Chịu thuế	Không

5.8. Tổng thu nhập 22.225.000 đồng. Nền đóng bảo hiểm chỉ gồm lương và phụ cấp trách nhiệm: 17.600.000 đồng.

5.9. Người lao động đóng 10,5% (bảo hiểm xã hội 8%, y tế 1,5%, thất nghiệp 1%): 1.848.000 đồng. Công ty đóng 23,5% gồm cả 2% kinh phí công đoàn: 4.136.000 đồng.

5.10. Thu nhập chịu thuế bằng tổng thu nhập trừ ba khoản: 1.200.000 tiền ăn ca, 500.000 khoán điện thoại, 1.125.000 làm thêm giờ. Ra 19.400.000 đồng.

5.11. Trừ tiếp giảm trừ bản thân 15.500.000 và bảo hiểm 1.848.000: thu nhập tính thuế 2.052.000 đồng. Bậc 1 thuế suất 5%, thuế 102.600 đồng. Thực nhận 20.274.400 đồng.

5.12. Kế toán tính thuế trên cả ăn ca, điện thoại, làm thêm giờ sẽ khấu trừ 243.850 đồng, thừa 141.250 đồng mỗi tháng. Mười hai tháng là 1.695.000 đồng của một người.

5.13. Chiều ngược lại cũng tốn: hợp đồng không ghi riêng tiền ăn ca, điện thoại, xăng xe thì 2.500.000 đồng này có rủi ro bị tính vào nền bảo hiểm. Công ty đóng thêm 587.500 đồng, người lao động đóng thêm 262.500 đồng mỗi tháng.

Mẫu phiếu lương tháng 10 năm 2026 của công ty minh hoạ, khoanh đỏ ba khoản hay tính sai — Hình 5.14. Phiếu lương mẫu, ba khoản khoanh đỏ hay tính sai. Mẫu minh hoạ, tên công ty và người lao động là tên giả định.

6. Bộ chứng từ: lập trước khi chi và lập lúc chi

Thiếu giấy lập trước khi chi thì giấy lập lúc chi không cứu được. Cơ quan thuế loại khoản thưởng vì quy chế không ghi mức, dù tiền đã chuyển khoản đủ.

6A. Lập trước khi chi

Số	A. Chứng từ	B. Ai lập	C. Ai ký	D. Chứng minh điều gì	E. Căn cứ
6.1	Hợp đồng lao động, phụ lục ghi từng khoản có số tiền.	Phòng nhân sự.	Giám đốc và người lao động.	Mức hưởng; khoản nào ghi riêng.	10.8 · điểm đ khoản 1 Điều 21.
6.2	Quy chế lương, thưởng, công bố tại nơi làm việc.	Nhân sự cùng kế toán.	Giám đốc.	Điều kiện và mức thưởng.	10.8 · Điều 104; 10.4 · điểm b khoản 8 Điều 10.
6.3	Quy chế tài chính: khoán điện thoại, công tác phí, mức phúc lợi.	Kế toán.	Giám đốc.	Mức khoán, mức hiếu hỉ, mức quà.	10.2 · điểm đ khoản 2, điểm m khoản 4 Điều 8.
6.4	Đăng ký người phụ thuộc, cam kết thu nhập nếu có.	Người lao động.	Người lao động tự ký.	Giảm trừ gia cảnh, không khấu trừ 10%.	10.2 · Điều 47; khoản 2 Điều 50.

6B. Lập lúc chi

Số	A. Chứng từ	B. Ai lập	C. Ai ký	D. Chứng minh điều gì	E. Căn cứ
6.5	Bảng chấm công, văn bản đồng ý làm thêm, bảng kê làm thêm giờ.	Quản lý bộ phận.	Người lao động xác nhận công.	Giờ làm thêm được miễn thuế.	10.2 · Điều 26.
6.6	Bảng lương tách từng khoản đúng tên trong quy chế.	Kế toán.	Người lập, kế toán trưởng, giám đốc.	Khoản chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm.	10.2 · Điều 8.
6.7	Chứng từ chuyển khoản lương, nội dung ghi kỳ lương.	Kế toán.	Ngân hàng xác nhận lệnh chuyển.	Lương đã thực chi.	10.4 · điểm a khoản 8 Điều 10.
6.8	Hoá đơn phúc lợi (du lịch, bảo hiểm, quà) kèm danh sách nhận.	Nhà cung cấp; nhân sự lập danh sách.	Người lao động tự ký nhận.	Chi đúng người, đúng mức.	10.4 · điểm d khoản 4 Điều 10.
6.9	Bảng tổng hợp phúc lợi năm so với trần.	Kế toán.	Kế toán trưởng.	Phần vượt trần đã loại khi quyết toán.	10.4 · điểm d1, d2 khoản 4 Điều 10.

6.10. Ký nhận theo cách công ty thật làm được: lương trả qua ngân hàng thì lệnh chuyển khoản thay chữ ký nhận tiền. Quà, đồng phục thì người lao động tự ký danh sách nhận. Ai nghỉ phép thì trưởng bộ phận ký thay kèm tin nhắn xác nhận.

6.11. Bộ chứng từ lương đầy đủ theo từng cách trả có ở bài chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội. Trang phục ở bài chi phí trang phục, công tác phí ở bài công tác phí.

Sáu bước dòng chứng từ một kỳ lương từ quy chế tới quyết toán — Hình 6.12. Dòng chứng từ một kỳ lương. Hình tự vẽ.

7. Hạch toán bảng lương

Doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ghi năm bút toán dưới đây cho phiếu lương ở mục 5. Chế độ khác ghi khác, xem bảng và bài chế độ kế toán nào áp dụng cho ai.

Số	A. Loại đơn vị	B. Chế độ kế toán	C. Cách ghi
7.1	Doanh nghiệp	Thông tư 99/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/01/2026.	Ghi kép như dưới đây.
7.2	Doanh nghiệp nhỏ và vừa	Thông tư 133/2016/TT-BTC.	Dùng 642 thay cho 641.
7.3	Doanh nghiệp siêu nhỏ	Thông tư 58/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.	Không ghi kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết.
7.4	Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh	Thông tư 152/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/01/2026.	Không dùng tài khoản, ghi sổ S2c-HKD (sổ chi phí của hộ).
7.5	Hợp tác xã	Thông tư 71/2024/TT-BTC.	Hệ thống tài khoản riêng.
7.6	Hành chính, sự nghiệp	Thông tư 24/2024/TT-BTC.	Hệ thống tài khoản riêng.
7.7	Tổ chức tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, quỹ	Quy định riêng theo ngành.	Không áp Thông tư 99.

7.8. Cách đọc: Nợ là bên trái, Có là bên phải. Chi phí tăng ghi Nợ; nợ phải trả tăng ghi Có.

Bút toán (1): ghi chi phí lương

Nợ 641	Chi phí bán hàng : 22.225.000 đồng Chi phí tăng: lương tháng 10 của nhân viên kinh doanh.
Có 334	Phải trả người lao động : 22.225.000 đồng Nợ phải trả tăng: tổng thu nhập phải trả.

641

Chi phí bán hàng

Nợ

(1)22.225.000

Có

334

Phải trả người lao động

Nợ

Có

(1)22.225.000

Bút toán (2): bảo hiểm phần công ty

Nợ 641	Chi phí bán hàng : 4.136.000 đồng Chi phí tăng: bảo hiểm và kinh phí công đoàn phần công ty.
Có 338	Phải trả, phải nộp khác : 4.136.000 đồng Phải nộp cơ quan bảo hiểm, công đoàn.

641

Chi phí bán hàng

Nợ

(2)4.136.000

Có

338

Phải trả, phải nộp khác

Nợ

Có

(2)4.136.000

Bút toán (3): bảo hiểm phần người lao động

Nợ 334	Phải trả người lao động : 1.848.000 đồng Giảm lương phải trả: phần bảo hiểm người lao động đóng.
Có 338	Phải trả, phải nộp khác : 1.848.000 đồng Phải nộp thay người lao động.

334

Phải trả người lao động

Nợ

(3)1.848.000

Có

338

Phải trả, phải nộp khác

Nợ

Có

(3)1.848.000

Bút toán (4): khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Nợ 334	Phải trả người lao động : 102.600 đồng Giảm lương phải trả: thuế đã khấu trừ.
Có 3335	Thuế thu nhập cá nhân : 102.600 đồng Phải nộp ngân sách.

334

Phải trả người lao động

Nợ

(4)102.600

Có

3335

Thuế thu nhập cá nhân

Nợ

Có

(4)102.600

Bút toán (5): chuyển khoản trả lương

Nợ 334	Phải trả người lao động : 20.274.400 đồng Hết nợ lương tháng 10.
Có 112	Tiền gửi ngân hàng : 20.274.400 đồng Tiền gửi giảm: chuyển khoản trả lương.

334

Phải trả người lao động

Nợ

(5)20.274.400

Có

112

Tiền gửi ngân hàng

Nợ

Có

(5)20.274.400

Chữ T tổng tháng 10/2026

641

Chi phí bán hàng

Nợ

(1)22.225.000

(2)4.136.000

Cộng26.361.000

Có

334

Phải trả người lao động

Nợ

(3)1.848.000

(4)102.600

(5)20.274.400

Cộng22.225.000

Có

(1)22.225.000

Cộng22.225.000

338

Phải trả, phải nộp khác

Nợ

Có

(2)4.136.000

(3)1.848.000

Cộng5.984.000

3335

Thuế thu nhập cá nhân

Nợ

Có

(4)102.600

Cộng102.600

112

Tiền gửi ngân hàng

Nợ

Có

(5)20.274.400

Cộng20.274.400

7.9. Tài khoản 334 bên Có 22.225.000, bên Nợ cộng ba bút toán (3), (4), (5) cũng 22.225.000: hết số dư, lương tháng đã trả đủ.

8. Năm lỗi hay gặp

8.1. Hợp đồng ghi phụ cấp “theo quy định của công ty”, không có số tiền. Khoản đó vừa có rủi ro bị tính đóng bảo hiểm, vừa có thể bị loại chi phí vì thiếu mức hưởng.

8.2. Tính thuế trên cả tiền ăn ca, khoán điện thoại, làm thêm giờ. Ví dụ ở mục 5 khấu trừ thừa 141.250 đồng mỗi tháng.

8.3. Gộp thưởng Tết bằng tiền vào rổ phúc lợi, làm rổ vượt trần giả. Hoặc ngược lại, bỏ quà hiện vật ra khỏi rổ.

8.4. Hạch toán thưởng cuối năm vào chi phí nhưng tới hạn nộp quyết toán vẫn chưa chi. Khoản này bị loại, trừ phần quỹ dự phòng tiền lương tối đa 17%.

8.5. Mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động trong lúc còn nợ bảo hiểm bắt buộc. Toàn bộ khoản mua bảo hiểm nhân thọ không được trừ.

Mức phạt khi trả lương, đóng bảo hiểm sai có ở bài Nghị định 283/2026 về mức phạt lao động, bảo hiểm xã hội.

9. Việc cần làm trong tuần này

9.1. Tải checklist bên dưới. Trong bản Excel, cột E chọn “Đúng”, “Chưa đúng” hoặc “Cần hỏi” cho từng khoản công ty đang trả.

9.2. Mở hợp đồng lao động mẫu của công ty. Khoản nào chưa có số tiền thì làm phụ lục ghi riêng từng khoản.

9.3. Rà bảng lương tháng 7 tới tháng 10/2026: ăn ca không tính tới 1,2 triệu, làm thêm giờ miễn cả khoản. Tính thừa thì điều chỉnh khi quyết toán năm 2026.

9.4. Cộng rổ phúc lợi từ tháng 1 tới nay, so với trần bằng trang tính 3 của bản Excel.

9.5. Ô nền hồng (mức C) liên quan tới công ty mình thì hỏi tụi mình trước khi chốt quyết toán.

9.6. Tải checklist lương 2026. PDF 7 trang để in, có số trang, trang 1 là infographic khổ A4 ngang. Excel 4 trang tính: checklist có cột tự tích, phiếu lương mẫu có công thức tính thuế, bảng tính trần phúc lợi, bảng căn cứ.

Tải PDF Tải Excel

9.7. Tải infographic. Ba tấm dọc rộng 1080 điểm ảnh để gửi Zalo. Bộ 13 tấm khổ 4:5 để đăng Facebook. Bản in A4 ngang là trang 1 của tệp PDF.

Tải ảnh tấm 1/3 (PNG)Tải ảnh tấm 2/3 (PNG)Tải ảnh tấm 3/3 (PNG)Tải bộ ảnh đăng Facebook (13 tấm, .zip)Tải PDF in A4

Bìa bản tải về checklist lương 2026 dạng PDF và Excel — Hình 9.8. Bản tải về: PDF 7 trang và Excel 4 trang tính.

Soát trước kỳ quyết toán thì sửa được. Soát lúc bị kiểm tra thì chỉ còn biết tiếc.

10. Căn cứ pháp lý đã đối chiếu

Chín văn bản, tra ngày 22/10/2026. Chỗ chưa đọc được toàn văn đã ghi mức B.

Số	A. Văn bản	B. Điều khoản dùng	C. Hiệu lực, trạng thái	D. Mức
10.1	Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 09/2026/QH16	Khoản 8 Điều 4; Điều 9; khoản 1 Điều 10	Hiệu lực 01/07/2026. Phần tiền lương của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.	Mức A.
10.2	Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân	Điều 8; khoản 2 Điều 17; Điều 26; Điều 46; Điều 47; Điều 49; Điều 50; Điều 69	Hiệu lực 01/07/2026, áp dụng cho tiền lương từ kỳ tính thuế 2026; tiền ăn giữa ca từ 01/07/2026. Thay Nghị định 65/2013/NĐ-CP.	Mức A.
10.3	Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi các Luật số 116/2025/QH15, 127/2025/QH15, 133/2025/QH15, 141/2025/QH15, 143/2025/QH15 và 09/2026/QH16	Điều 9	Hiệu lực 01/10/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025.	Mức A.
10.4	Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp	Khoản 1 Điều 9; điểm d, điểm đ khoản 4, khoản 8, khoản 19, khoản 23 Điều 10	Hiệu lực từ ngày ký, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Thông tư 78/2014 và 96/2015 đã bị thay.	Mức A.
10.5	Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15	Điểm b khoản 1 Điều 31; Điều 32; Điều 33	Hiệu lực 01/07/2025. Thay Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13.	Mức A.
10.6	Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn bảo hiểm xã hội bắt buộc	Điều 7: phụ cấp lương, khoản bổ sung khác; loại khoản biến động theo năng suất, chất lượng công việc	Hiệu lực 01/07/2025. Tụi mình đọc qua bản trích của báo VnEconomy ngày 27/06/2025.	Mức B.
10.7	Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH hướng dẫn nội dung hợp đồng lao động	Khoản 5 Điều 3: các chế độ phúc lợi ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động	Hiệu lực 01/02/2021. Tụi mình đọc qua bản trích, chưa mở toàn văn.	Mức B.
10.8	Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14	Điểm đ khoản 1 Điều 21; Điều 98; Điều 104; Điều 107	Hiệu lực 01/01/2021, còn hiệu lực.	Mức A.
10.9	Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13	Điều 21: khám sức khoẻ định kỳ	Còn hiệu lực. Đọc qua bài 1648 của nhà.	Mức B.

10.10. Văn bản đã hết hiệu lực, đừng dẫn nữa:

10.10.1. Nghị định 65/2013/NĐ-CP, thay bởi Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

10.10.2. Thông tư 78/2014/TT-BTC và 96/2015/TT-BTC, thay bởi Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

10.10.3. Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13, thay bởi Luật 41/2024/QH15.

10.10.4. Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt lao động, thay bởi Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

10.11. Sếp tự kiểm hiệu lực tại vbpl.vn theo số hiệu văn bản khi dùng ở thời điểm khác.

Bước tiếp, gửi tụi mình. Sếp gửi tụi mình bảng lương một tháng và hợp đồng lao động mẫu, tụi mình soát giúp từng khoản theo checklist này, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Mười ô mức C trong bảng là đề xuất của tụi mình khi chưa có văn bản nói thẳng. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#thuethunhapcanhan
#baohiemxahoi

Quà tặng khách hàng, nhân viên: hoá đơn, thuế, chứng từ 2026

Ca thật của nhà mình, đã giấu tên khách. Sáng 19/10/2026, một chị phụ trách kế toán nhắn vào nhóm Zalo:
“Bên chị có mua bánh trung thu tặng khách và người lao động, có lấy hoá đơn về công ty.
Giờ xuất ra như nào em hướng dẫn chị nha.”

Trung thu năm nay rơi vào ngày 25/09/2026. Bánh đã phát xong gần một tháng. Hoá đơn mua vào nằm trong máy. Còn hoá đơn bán ra thì chưa ai lập.

Bài lấy Trung thu làm ví dụ, cách làm dùng chung cho quà Tết, Giáng sinh, 8/3, 20/10, sinh nhật, hiếu hỉ.

Câu hỏi nghe nhỏ.
Nhưng một hộp bánh chạm tới bốn việc cùng lúc: hoá đơn, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân của nhân viên.
Bánh cho không, nhưng hồ sơ thì không được cho qua.

TÓM TẮT 30 GIÂY

0.1. Có. Hàng mua về để biếu, tặng vẫn phải lập hoá đơn điện tử, kể cả tặng nhân viên.

0.2. Giá trên hoá đơn là giá bánh cùng loại lúc tặng, thường bằng giá mua.
Thuế đầu ra kê khai đủ.
Thuế đầu vào phần tặng khách được khấu trừ; phần tặng nhân viên xem ô 2.3C.

0.3. Tặng khách: chi phí được trừ, không có trần phần trăm. Tặng nhân viên: cộng vào rổ phúc lợi cả năm, trần 01 tháng lương bình quân.

0.4. Bánh tặng nhân viên là lợi ích không bằng tiền, tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của tháng nhận.

0.5. Việc tuần này: lập một hoá đơn tổng hợp kèm bảng kê, gom đủ quyết định, bảng kê giao quà và danh sách ký nhận.

Bánh trung thu nướng hình hoa sen bày trên mẹt tre cạnh ấm trà gốm men xanh — Ảnh 0.1 — Bánh nướng, ấm trà, mẹt tre: quà Trung thu quen thuộc của người Việt. Ảnh: Thái Trường Giang, Pexels.

0. Các dịp tặng quà thường gặp

Dịp nào cũng chung một cách xử lý: tặng hiện vật thì lập hoá đơn, tặng nhân viên thì cộng vào phúc lợi và thu nhập.
Bài lấy Trung thu làm ví dụ xuyên suốt. Quà Tết, Giáng sinh, 8/3, 20/10, sinh nhật, hiếu hỉ làm y như vậy.

Số	A. Dịp, tặng ai, hình thức	B. Có vào trần phúc lợi	C. Người nhận chịu thuế thu nhập cá nhân	D. Hoá đơn
0.6	Trung thu, Tết, Giáng sinh, sinh nhật: quà hiện vật cho người lao động.	Có, cộng vào trần 01 tháng lương. Mức A.	Có, tính theo giá thị trường. Mức A.	Lập hoá đơn hàng tặng. Mức A.
0.7	Các dịp trên: quà hiện vật cho khách hàng, đối tác.	Không. Được trừ khi đủ hoá đơn, chứng từ. Mức A.	Không. Mức A.	Lập hoá đơn hàng tặng. Mức A.
0.8	Thưởng bằng tiền dịp Tết, 8/3, 20/10, tháng 13, có ghi trong quy chế thưởng.	Không. Đây là tiền lương. Mức A.	Có. Mức A.	Không lập hoá đơn, dùng bảng lương và chứng từ chi.
0.9	Tiền mừng 8/3, 20/10 không ghi trong hợp đồng hay quy chế.	Chưa có hướng dẫn riêng. Tụi mình đề xuất ghi vào quy chế trước khi chi. Mức C.	Có. Mức A.	Không lập hoá đơn.
0.10	Hiếu, hỉ của người lao động và gia đình, theo quy chế.	Có, tên nằm trong điểm d. Mức A.	Không, nếu theo quy chế và trong mức được trừ. Mức A.	Chi tiền thì không lập hoá đơn; tặng hiện vật thì lập.
0.11	Quà cưới, tân gia, phúng viếng cho khách hàng, đối tác.	Không. Tụi mình đề xuất giữ thiệp mời, giấy báo tin để chứng minh liên quan kinh doanh. Mức C.	Không với quà hiện vật. Mức A.	Hiện vật thì lập hoá đơn; tiền mừng thì phiếu chi kèm quyết định. Mức C.
0.12	Thẻ quà tặng, phiếu mua hàng cho người lao động.	Chưa có hướng dẫn riêng. Tụi mình đề xuất tính như quà hiện vật. Mức C.	Có, là lợi ích không bằng tiền. Mức A.	Chưa có hướng dẫn riêng. Tụi mình đề xuất lấy hoá đơn khi mua và giữ danh sách phát thẻ. Mức C.

Cách gọi: “ô 0.10C”. Mức A: đã đọc nguyên văn văn bản gốc. Mức C: chưa có hướng dẫn riêng, đây là đề xuất của tụi mình.

0.13. Căn cứ chính của bảng: điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025; điểm i, k khoản 2 và điểm m khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026; khoản 9 Điều 3 Luật 109/2025; khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026.

Hộp quà Tết bằng tre sơn đỏ có tua rua, bên cạnh đĩa bánh hình trái cây — Ảnh 0.2 — Hộp quà Tết. Tặng nhân viên hay tặng khách, hoá đơn lập y như quà Trung thu. Ảnh: Yuan Cao, Pexels.

Nhiều hộp quà đỏ, trắng, vàng thắt nơ ruy băng trên mặt bàn gỗ — Ảnh 0.3 — Quà Giáng sinh, quà sinh nhật: cùng một cách xử lý. Ảnh: George Dolgikh, Pexels.

1. Có phải lập hoá đơn khi tặng không

Có, bắt buộc.
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ghi rõ người bán phải lập hoá đơn điện tử cả khi hàng hoá “dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ”.

1.1. Nghị định 254/2026 có hiệu lực từ 01/07/2026, thay Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025.
Bài nào còn dẫn Nghị định 123/2020 cho đợt Trung thu 2026 là đang dẫn văn bản đã hết hiệu lực.

1.2. Tặng nhiều người lẻ thì không cần lập từng tờ.
Phụ lục Nghị định 254/2026 cho doanh nghiệp lập một hoá đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, đúng kỳ khai thuế giá trị gia tăng, ghi “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”.

1.3. Khách nào xin hoá đơn riêng thì phải lập riêng cho khách đó, theo cùng đoạn Phụ lục.

Số	A. Ô trên hoá đơn	B. Cách ghi
1.4	Tên hàng.	Ghi đúng tên, quy cách bánh như hoá đơn mua vào, thêm chữ “hàng biếu, tặng không thu tiền”.
1.5	Số lượng, đơn giá.	Số hộp thật đã tặng. Đơn giá là giá bánh cùng loại lúc tặng, thường bằng giá mua chưa thuế.
1.6	Thuế suất.	Theo đúng thuế suất của bánh. Hoá đơn mua vào ghi 8% thì hoá đơn tặng ghi 8%.
1.7	Người mua.	Tặng một đơn vị: ghi tên, mã số thuế đơn vị đó. Tặng nhiều người: xem mục 7.2.
1.8	Ngày lập.	Ngày giao bánh, hoặc trong kỳ khai thuế nếu lập hoá đơn tổng hợp.

Cách gọi: “dòng 1.6 cột B”.

Hình 1.1 — Hoá đơn hàng biếu, tặng đầu ra, ghi “hàng biếu, tặng không thu tiền, kèm theo bảng kê” (mẫu minh hoạ).

2. Hai nhánh: tặng khách và tặng người lao động

Hoá đơn và thuế giá trị gia tăng của hai nhánh giống nhau. Hai nhánh chỉ khác nhau ở thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.

Số	A. Câu hỏi	B. Tặng khách hàng, đối tác	C. Tặng người lao động
2.1	Lập hoá đơn.	Có.	Có.
2.2	Thuế giá trị gia tăng đầu ra.	Tính trên giá bánh cùng loại.	Tính trên giá bánh cùng loại.
2.3	Thuế đầu vào.	Được khấu trừ.	Chưa có hướng dẫn riêng. Khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025 cho khấu trừ hàng dùng để biếu, tặng; tụi mình đề xuất khấu trừ khi chi từ chi phí, không khấu trừ khi chi bằng quỹ phúc lợi ở mục 7.3.
2.4	Thuế thu nhập doanh nghiệp.	Được trừ nếu đủ ba điều kiện ở mục 2.6, không có trần phần trăm.	Được trừ trong trần 01 tháng lương bình quân của cả rổ phúc lợi.
2.5	Thuế thu nhập cá nhân người nhận.	Không. Quà tặng chỉ chịu thuế khi là chứng khoán, phần vốn, bất động sản, tài sản phải đăng ký.	Có. Cộng giá trị hộp bánh vào thu nhập chịu thuế tháng nhận.

Cách gọi: “ô 2.4C”.

2.6. Ba điều kiện được trừ ở dòng 2.4: chi thật cho việc kinh doanh, có hoá đơn chứng từ, mua từ 05 triệu đồng mỗi lần thì trả không dùng tiền mặt.
Căn cứ: khoản 1 Điều 9 Luật 67/2025/QH15 và điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

2.7. Luật 67/2025 không đặt trần cho chi quảng cáo, tiếp thị, quà tặng khách.
Tụi mình đã đọc khoản 2 Điều 9 Luật này và Điều 10 Nghị định 320/2025: không có dòng khống chế nào cho khoản quà tặng khách.

2.8. Thuế giá trị gia tăng đầu ra của hàng biếu, tặng không thu tiền phục vụ kinh doanh được tính vào chi phí được trừ, theo khoản 12 Điều 10 Nghị định 320/2025.

Dòng chứng từ một đợt bánh trung thu, từ đầu vào khi mua tới đầu ra khi tặng, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 2.1 — Dòng chứng từ một đợt bánh trung thu, từ đầu vào khi mua tới đầu ra khi tặng (mẫu minh hoạ).

3. Phần A: chứng từ đầu vào khi mua bánh

Quyết định tặng quà phải ký trước ngày mua bánh. Quyết định ký sau ngày mua là giấy hợp thức hoá, cơ quan thuế nhìn ngày là thấy.

Một chiếc bánh trung thu nằm trong hộp quà màu đỏ, bên cạnh bánh cắt đôi có trứng muối và quả thông — Ảnh 3.0 — Một hộp quà Trung thu. Mua bao nhiêu hộp thì hồ sơ đầu vào phải khớp bấy nhiêu. Ảnh: Marie Martin, Pexels.

Số	A. Chứng từ	B. Ai lập	C. Chứng minh gì	D. Căn cứ
3.1	Quyết định tặng quà ghi đối tượng, số lượng, đơn giá, ngân sách, thời gian.	Giám đốc ký.	Khoản chi có chủ trương, phục vụ kinh doanh hoặc là phúc lợi có quy định.	Điểm a khoản 1 Điều 9 Luật 67/2025.
3.2	Đề nghị mua, báo giá.	Phòng hành chính.	Giá mua hợp lý, có so sánh.	Quy chế chi tiêu nội bộ.
3.3	Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.	Công ty và nơi bán bánh.	Giao dịch thật, đúng số lượng.	Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025.
3.4	Hoá đơn mua vào ghi đúng tên, mã số thuế công ty.	Nơi bán bánh.	Điều kiện khấu trừ thuế và tính chi phí.	Điều 14 Luật 48/2024/QH15; Phụ lục Nghị định 254/2026.
3.5	Chứng từ chuyển khoản khi mua từ 05 triệu đồng một lần.	Kế toán, ngân hàng.	Điều kiện khấu trừ thuế và được trừ chi phí.	Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025; Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
3.6	Phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận.	Thủ kho, người giao.	Bánh về thật, đủ số.	Chế độ kế toán đang áp dụng.

Cách gọi: “dòng 3.5 cột D”. Mốc 05 triệu đồng là mốc hiện hành năm 2026, tính trên giá đã gồm thuế.

3.7. Hai mẫu điền sẵn, đúng thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Chỗ trong ngoặc vuông là chỗ Sếp sửa theo công ty mình.

3.7.1. Tải Mẫu quyết định tặng quà Trung thu 2026 (tệp Word).

3.7.2. Tải Mẫu bảng kê giao quà khách hàng và danh sách người lao động ký nhận (tệp Word).

Quyết định tặng quà Trung thu, ký trước ngày mua, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 3.1 — Quyết định tặng quà Trung thu, ký trước ngày mua (mẫu minh hoạ).

Hoá đơn mua 100 hộp bánh, thuế suất 8%, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 3.2 — Hoá đơn mua 100 hộp bánh, thuế suất 8% (mẫu minh hoạ).

Ủy nhiệm chi 54.000.000 đồng, khớp số tiền hoá đơn mua, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 3.3 — Ủy nhiệm chi 54.000.000 đồng, khớp số tiền hoá đơn mua (mẫu minh hoạ).

Phiếu nhập kho 100 hộp, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 3.4 — Phiếu nhập kho 100 hộp (mẫu minh hoạ).

4. Phần B: chứng từ đầu ra khi tặng

Bảng kê giao quà và danh sách ký nhận là hai tờ giấy quan trọng nhất. Không có hai tờ này, hoá đơn đầu ra chỉ là con số tự khai.

Số	A. Chứng từ	B. Ai lập	C. Chứng minh gì	D. Căn cứ
4.1	Hoá đơn đầu ra hàng biếu, tặng, ghi theo mục 1.	Kế toán.	Đã kê khai thuế đầu ra cho hàng tặng.	Khoản 1 Điều 4 và Phụ lục Nghị định 254/2026.
4.2	Hai biểu. Biểu 1: bảng kê giao quà cho khách hàng. Biểu 2: danh sách người lao động ký nhận.	Biểu 1: nhân viên kinh doanh hoặc kế toán dịch vụ phụ trách khách đã trực tiếp giao ký tên, khách không ký. Biểu 2: người lao động tự ký.	Bánh tới đúng người, đúng số.	Phụ lục Nghị định 254/2026 buộc lưu danh sách chi tiết hàng biếu, tặng.
4.3	Phiếu xuất kho.	Thủ kho.	Kho giảm khớp số hộp đã tặng.	Chế độ kế toán đang áp dụng.
4.4	Chứng cứ giao quà cho khách: ảnh giao quà, tin nhắn cảm ơn, phiếu gửi hàng có mã vận đơn.	Nhân viên phụ trách khách.	Quà đã tới khách thật, bổ trợ cho Biểu 1.	Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025.
4.5	Bảng tổng hợp phúc lợi cả năm và bảng lương tháng nhận bánh.	Kế toán tiền lương.	Đối chiếu trần 01 tháng lương và tính thuế thu nhập cá nhân.	Điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025; Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Cách gọi: “dòng 4.2 cột A”. Mẫu hai biểu tải ở mục 3.7.2.

Phiếu xuất kho: 40 hộp tặng khách, 60 hộp tặng người lao động, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 4.1 — Phiếu xuất kho: 40 hộp tặng khách, 60 hộp tặng người lao động (mẫu minh hoạ).

Bảng kê giao quà cho khách hàng, nhân viên phụ trách ký, khách không ký, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 4.2 — Bảng kê giao quà cho khách hàng, nhân viên phụ trách ký, khách không ký (mẫu minh hoạ).

Danh sách người lao động tự ký nhận, giá trị 540.000 đồng mỗi người, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 4.3 — Danh sách người lao động tự ký nhận, giá trị 540.000 đồng mỗi người (mẫu minh hoạ).

5. Trần 01 tháng lương: cộng cả năm hay từng khoản

Cộng mọi khoản phúc lợi cả năm, cho toàn công ty.
Nguyên văn điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025: không được trừ “phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế”.

Hình minh hoạ phẳng: giám đốc trao hộp quà thắt nơ cho nhân viên nữ, nhân viên nam vỗ tay, văn phòng treo đèn lồng giấy và có cây xanh — Hình 5.0 — Giám đốc trao bánh cho nhân viên: quà này cộng vào phúc lợi cả năm (hình minh hoạ, tự vẽ).

5.1. Một tháng lương bình quân bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia 12. Công ty hoạt động chưa đủ 12 tháng thì chia số tháng thực tế, theo điểm d1.

5.2. Quỹ tiền lương thực hiện là tiền lương đã thực trả của năm đó, tính tới hạn nộp hồ sơ quyết toán, theo điểm d2.

Số	A. Khoản chi	B. Có cộng vào trần phúc lợi không	C. Thuế thu nhập cá nhân người lao động
5.3	Bánh trung thu, quà sinh nhật, quà Tết bằng hiện vật.	Có. Thuộc “khoản chi có tính chất phúc lợi khác”.	Tính. Đây là lợi ích không bằng tiền, kể cả chi ngày lễ, theo điểm k khoản 2 Điều 8 Nghị định 253/2026.
5.4	Nghỉ mát, hỗ trợ đi lại ngày lễ, Tết.	Có. Có tên trong điểm d.	Tính khi xác định được từng người hưởng.
5.5	Hiếu, hỷ của người lao động và gia đình.	Có. Có tên trong điểm d.	Không tính nếu theo quy chế và trong mức được trừ, theo điểm m khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026.
5.6	Bảo hiểm sức khoẻ, bảo hiểm tai nạn tự nguyện.	Có. Có tên trong điểm d.	Không tính nếu là bảo hiểm không tích luỹ phí, theo điểm h khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026.
5.7	Thưởng bằng tiền dịp 20/10, Tết, tháng thứ 13.	Không. Đây là tiền lương, tiền công. Được trừ khi điều kiện và mức hưởng ghi trong hợp đồng lao động, thoả ước hoặc quy chế thưởng, theo điểm b khoản 2 Điều 10 Nghị định 320/2025.	Tính đủ, theo khoản 2 Điều 3 Luật 109/2025/QH15.
5.8	Khám sức khoẻ định kỳ bắt buộc.	Chưa có hướng dẫn nêu đích danh. Tụi mình đề xuất để ngoài trần, lý do ở mục 5.10.	Chưa có điều khoản nêu đích danh. Khám theo danh sách, trả thẳng cho cơ sở y tế thì tụi mình đề xuất không tính.

Cách gọi: “ô 5.7B”.

5.9. Ví dụ số. Quỹ lương thực trả năm 2026 là 1.200.000.000 đồng, nên trần phúc lợi là 100.000.000 đồng.

5.9.1. Nghỉ mát 60.000.000 + bánh trung thu 32.400.000 + quà Tết hiện vật 20.000.000 = 112.400.000 đồng.

5.9.2. Vượt trần 12.400.000 đồng. Phần vượt bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

5.9.3. Thưởng Tết bằng tiền 150.000.000 đồng theo quy chế thưởng không cộng vào con số 112.400.000 đồng.

Bảng tổng hợp phúc lợi năm 2026, vượt mức 01 tháng lương 12.400.000 đồng, mẫu minh hoạ của Công ty TNHH Phúc An (tên minh hoạ) — Hình 5.1 — Bảng tổng hợp phúc lợi năm 2026, vượt mức 01 tháng lương 12.400.000 đồng (mẫu minh hoạ).

5.10. Lý do tụi mình đề xuất để khám định kỳ ngoài trần: khám định kỳ là nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13.
Điểm d chỉ kể “chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh”, không kể khám định kỳ bắt buộc.
Đây là đề xuất của tụi mình, chưa có văn bản nào nói thẳng. Sếp muốn chắc thì gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan thuế quản lý.

6. Ví dụ số trọn vòng một đợt bánh

Mua 100 hộp, 500.000 đồng một hộp chưa thuế, thuế suất 8%. Đây là tình huống giả định để minh hoạ.

6.1. Mua vào: 50.000.000 đồng, thuế 4.000.000 đồng, chuyển khoản 54.000.000 đồng.

6.2. Tặng 40 khách: giá tính thuế 20.000.000 đồng, thuế đầu ra 1.600.000 đồng.

6.3. Tặng 60 nhân viên: giá tính thuế 30.000.000 đồng, thuế đầu ra 2.400.000 đồng.

6.4. Thuế đầu ra 4.000.000 đồng trừ thuế đầu vào 4.000.000 đồng, đợt bánh này nộp thêm 0 đồng.

6.5. Chi phí gồm 50.000.000 đồng tiền bánh và 4.000.000 đồng thuế đầu ra không thu được của ai. Phần của nhân viên là 32.400.000 đồng, cộng vào trần phúc lợi ở mục 5.

6.6. Mỗi nhân viên cộng 540.000 đồng vào thu nhập chịu thuế tháng 9/2026. Giá trị quy đổi theo giá thị trường lúc nhận, theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 253/2026.

6.7. Ví dụ ngắn quà Tết.
Tặng 60 nhân viên giỏ quà Tết 800.000 đồng chưa thuế, thuế suất 8%.
Mỗi người cộng 864.000 đồng vào thu nhập chịu thuế tháng nhận quà.
Cả đợt 51.840.000 đồng cộng vào rổ phúc lợi của năm nhận quà. Tình huống giả định.

7. Hạch toán và ba chỗ hay vướng

Doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ghi như dưới đây. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC thay tài khoản 641 bằng 642. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC không ghi kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.

Chữ T từng bút toán

Cách đọc: Nợ là bên trái, Có là bên phải. Tài sản và chi phí tăng thì ghi Nợ. Nợ phải trả và doanh thu tăng thì ghi Có.

Bút toán (1): mua 100 hộp bánh

Nợ 156	Hàng hoá (bánh trung thu) : 50.000.000 đồng Tăng tài sản: 100 hộp bánh nhập kho, giá chưa thuế.
Nợ 1331	Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ : 4.000.000 đồng Tăng tài sản: thuế đầu vào 8% trên hoá đơn mua.
Có 112	Tiền gửi ngân hàng : 54.000.000 đồng Giảm tài sản: chuyển khoản trả nhà cung cấp.

156

Hàng hoá (bánh trung thu)

Nợ

(1)50.000.000

Có

1331

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Nợ

(1)4.000.000

Có

112

Tiền gửi ngân hàng

Nợ

Có

(1)54.000.000

Bút toán (2): tặng 40 hộp cho khách hàng

Nợ 641	Chi phí bán hàng (tặng khách) : 21.600.000 đồng Tăng chi phí: 40 hộp tặng khách, gồm cả thuế đầu ra phải nộp.
Có 156	Hàng hoá (bánh trung thu) : 20.000.000 đồng Giảm tài sản: xuất kho 40 hộp.
Có 33311	Thuế giá trị gia tăng đầu ra : 1.600.000 đồng Tăng nợ phải nộp: thuế trên giá hàng cùng loại.

641

Chi phí bán hàng (tặng khách)

Nợ

(2)21.600.000

Có

156

Hàng hoá (bánh trung thu)

Nợ

Có

(2)20.000.000

33311

Thuế giá trị gia tăng đầu ra

Nợ

Có

(2)1.600.000

Bút toán (3): tặng 60 hộp cho người lao động

Nợ 642	Chi phí quản lý (phúc lợi người lao động) : 32.400.000 đồng Tăng chi phí: 60 hộp tặng người lao động, cộng vào trần phúc lợi cả năm.
Có 156	Hàng hoá (bánh trung thu) : 30.000.000 đồng Giảm tài sản: xuất kho 60 hộp.
Có 33311	Thuế giá trị gia tăng đầu ra : 2.400.000 đồng Tăng nợ phải nộp: thuế trên giá hàng cùng loại.

642

Chi phí quản lý (phúc lợi người lao động)

Nợ

(3)32.400.000

Có

156

Hàng hoá (bánh trung thu)

Nợ

Có

(3)30.000.000

33311

Thuế giá trị gia tăng đầu ra

Nợ

Có

(3)2.400.000

Chữ T tổng — cả đợt bánh

Kho 156 về 0: nhập 50.000.000, xuất đủ 50.000.000. Thuế đầu ra 4.000.000 bằng đúng thuế đầu vào, nên đợt bánh không làm tăng số thuế phải nộp, chỉ phải khai đủ.

Tổng hợp ba bút toán

156

Hàng hoá (bánh trung thu)

Nợ

(1)50.000.000

Cộng50.000.000

Có

(2)20.000.000

(3)30.000.000

Cộng50.000.000

1331

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Nợ

(1)4.000.000

Cộng4.000.000

Có

112

Tiền gửi ngân hàng

Nợ

Có

(1)54.000.000

Cộng54.000.000

641

Chi phí bán hàng (tặng khách)

Nợ

(2)21.600.000

Cộng21.600.000

Có

33311

Thuế giá trị gia tăng đầu ra

Nợ

Có

(2)1.600.000

(3)2.400.000

Cộng4.000.000

642

Chi phí quản lý (phúc lợi người lao động)

Nợ

(3)32.400.000

Cộng32.400.000

Có

7.1. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014 hoặc 133/2016; Thông tư 200/2014 đã bị Thông tư 99/2025 thay từ 01/01/2026. Hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC không dùng tài khoản. Bảng chế độ đầy đủ ở bài chế độ kế toán đang áp dụng cho ai.

7.2. Ô người mua trên hoá đơn tổng hợp tặng nhiều người: Nghị định 254/2026 chưa có câu nói riêng cho trường hợp này. Tụi mình đề xuất ghi tên, mã số thuế chính công ty mình và dòng “hàng biếu, tặng theo bảng kê số…”. Sếp hỏi thêm nhà cung cấp hoá đơn điện tử xem phần mềm cho ghi thế nào.

7.3. Công ty chi bánh nhân viên bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi (tài khoản 353) thì khoản này không vào chi phí. Thuế đầu vào của phần này có được khấu trừ không thì tụi mình chưa đọc được điều khoản tương ứng của Nghị định 181/2025, nên chưa kết luận.

7.4. Bánh do công đoàn chi bằng tiền công đoàn thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động, theo điểm n khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026. Hoá đơn khi đó đứng tên công đoàn, không đứng tên công ty.

8. Hỏi đáp nhanh

Năm câu hay gặp khi làm hoá đơn hàng tặng.

8.1.
Bánh đã phát tháng 9, giờ mới lập hoá đơn có sao không? Lập theo kỳ khai thuế có ngày tặng.
Kỳ quý 3 đã khai xong mà thiếu thì khai bổ sung, nộp tiền chậm nộp nếu có.
Sửa sớm còn hơn để lúc kiểm tra mới phát hiện.

8.2.
Ghi đơn giá 0 đồng được không? Không.
Giá tính thuế 0 đồng chỉ dành cho hàng khuyến mại đúng luật thương mại.
Hàng biếu, tặng tính theo giá cùng loại, theo điểm c khoản 1 Điều 7 Luật 48/2024/QH15.
Khuyến mại xem bài đăng ký khuyến mại và hoá đơn.

8.3.
Lập nhầm hoá đơn thì sửa sao? Sai số lượng, đơn giá, thuế suất thì lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Cách lập xem bài hoá đơn thay thế.

8.4.
Nhân viên lương thấp, chưa tới mức chịu thuế thì sao? Vẫn cộng 540.000 đồng vào thu nhập chịu thuế cho đúng.
Sau giảm trừ gia cảnh mà không còn thu nhập tính thuế thì người đó chưa phát sinh tiền thuế.

8.5.
Có bắt khách ký nhận bánh không? Không cần.
Đi xin chữ ký khách là phi thực tế.
Nhân viên phụ trách khách đã trực tiếp giao thì ký vào bảng kê giao quà, kèm ảnh giao quà, tin nhắn cảm ơn hoặc phiếu gửi hàng.
Người lao động thì tự ký nhận.

8.6. Trần phúc lợi tính thế nào cho đúng? Cách tính và bộ chứng từ đầy đủ ở bài chứng từ chi phí phúc lợi, trần 01 tháng lương.

9. Việc cần làm trong tuần này

Năm việc, làm xong trong tuần là kịp trước kỳ quyết toán.

9.1. Đếm lại số hộp đã tặng, chia hai nhóm khách và nhân viên, khớp với hoá đơn mua.

9.2. Nhân viên phụ trách ký bảng kê giao quà khách hàng; người lao động ký danh sách nhận, theo mẫu ở mục 3.7.

9.3. Lập một hoá đơn tổng hợp kèm bảng kê cho kỳ khai có ngày tặng.

9.4. Cộng 540.000 đồng mỗi người vào bảng lương tháng nhận bánh.

9.5. Cập nhật bảng tổng hợp phúc lợi năm 2026, so với trần 01 tháng lương.

Coi trước khi quyết toán thì sửa được. Coi lúc bị kiểm tra thì chỉ còn biết tiếc.

10. Căn cứ pháp lý đã đối chiếu

Chín văn bản còn hiệu lực ngày 19/10/2026. Chỗ chưa đọc được bản gốc đã ghi rõ trong bài.

Số	A. Văn bản	B. Điều khoản dùng	C. Hiệu lực
10.1	Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ điện tử, ký 30/06/2026.	Khoản 1 Điều 4; Điều 9; Phụ lục mục người mua và hoá đơn tổng hợp.	Từ 01/07/2026, còn hiệu lực. Thay Nghị định 123/2020 và 70/2025.
10.2	Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn điện tử.	Điều 10 về sửa hoá đơn.	Từ 01/07/2026, thay Thông tư 32/2025.
10.3	Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, sửa đổi bởi Luật 149/2025/QH15 và Luật 09/2026/QH16.	Điểm c khoản 1 Điều 7; Điều 14.	Từ 01/07/2025, còn hiệu lực.
10.4	Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn thuế giá trị gia tăng.	Điều 6; khoản 7 Điều 23; Điều 26.	Từ 01/07/2025, còn hiệu lực.
10.5	Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, sửa đổi bởi các Luật 116, 127, 133, 141, 143/2025/QH15 và 09/2026/QH16.	Điều 9.	Từ 01/10/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025.
10.6	Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp.	Khoản 1 Điều 9; điểm b khoản 2, điểm d khoản 4, khoản 12 Điều 10.	Từ 15/12/2025, còn hiệu lực.
10.7	Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15, ký 10/12/2025.	Khoản 2 và khoản 9 Điều 3.	Từ 01/07/2026; phần tiền lương áp dụng từ kỳ tính thuế 2026.
10.8	Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân, ký 30/06/2026.	Điều 8; khoản 2 Điều 17.	Từ 01/07/2026, còn hiệu lực.
10.9	Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13.	Điều 21.	Còn hiệu lực.

10.10. Ngày tra: 19/10/2026. Sếp tự kiểm hiệu lực tại vbpl.vn theo số hiệu văn bản.

Bước tiếp — gửi tụi mình. Sếp gửi tụi mình hoá đơn mua bánh và danh sách người nhận, tụi mình lập giúp bảng kê và kiểm trần phúc lợi trước kỳ quyết toán, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Ba chỗ chưa có văn bản nói thẳng là đề xuất của tụi mình. Đó là ô người mua trên hoá đơn tổng hợp, khám sức khoẻ định kỳ có cộng vào trần phúc lợi không, thuế đầu vào khi chi bằng quỹ phúc lợi. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#hoadondientu
#phucloinguoilaodong

Khai thuế nhà thầu 2026 theo lần và theo tháng: tờ khai 01/NTNN điền sẵn

Đọc trước bài này

Tình huống giả định, nối tiếp bài đăng ký: Công ty Sao Mai đã có mã số thuế nộp thay. Ngày 15/08/2026 công ty chuyển đợt 1 cho nhà thầu Singapore. Ngày 20/08 chuyển tiền phần mềm cho nhà thầu Nhật. Kế toán hỏi: khai từng lần hay gộp cả tháng, hạn ngày nào, điền tờ khai ra sao?

Trả lời gọn: mỗi lần trả tiền là một lần khai, hạn ngày thứ 10. Tháng trả nhiều lần thì được gộp khai theo tháng, hạn ngày 20 tháng sau. Tháng không trả đồng nào thì không phải khai.

Bài này có tờ khai 01/NTNN điền sẵn cho cả hai cách, Sếp chép theo là được.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Văn bản	Điều khoản	Nội dung
1.1. Thông tư 89/2026/TT-BTC (Bộ Tài chính ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, còn hiệu lực)	Điểm a, b khoản 2 Điều 30; điểm 15 Phụ lục I	Khai theo từng lần thanh toán; trả nhiều lần trong tháng thì có thể đăng ký khai theo tháng; quyết toán khi kết thúc hợp đồng nếu số thuế thay đổi; nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên Việt Nam
1.2. Nghị định 252/2026/NĐ-CP (Chính phủ ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, còn hiệu lực)	Điều 10; khoản 8 Điều 11; khoản 7 Điều 3	Hạn khai và nộp tiền; tháng không phát sinh khấu trừ thì không khai; hạn rơi vào ngày nghỉ thì dời sang ngày làm việc kế tiếp
1.3. Thông tư 103/2014/TT-BTC và Thông tư 80/2021/TT-BTC	—	Hết hiệu lực từ 01/07/2026. Bài hướng dẫn nào còn dẫn hai thông tư này là bài cũ

2. Khai theo lần hay theo tháng

	Khai theo từng lần (mặc định)	Khai theo tháng
2.1. Khi nào dùng	Trả tiền nhà thầu thưa, mỗi tháng một lần hoặc ít hơn	Trả nhiều lần trong một tháng, đã đăng ký khai theo tháng
2.2. Kỳ tính thuế ô [01]	Ghi ngày phát sinh, ví dụ 15/08/2026	Ghi tháng, ví dụ tháng 08/2026
2.3. Hạn khai và nộp tiền	Ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày thanh toán	Ngày 20 của tháng sau
2.4. Tháng không trả tiền	Không có gì để khai	Không phải nộp tờ khai tháng đó

Cách đăng ký chuyển sang khai theo tháng: tụi mình chưa thấy mẫu riêng trong Thông tư 89/2026. Sếp hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi chuyển.

3. Tính hạn: hai ví dụ có ngày cụ thể

3.1. Theo lần: trả tiền ngày 15/08/2026. Đếm từ ngày 16/08 là ngày thứ 1, ngày thứ 10 là 25/08/2026. Khai và nộp tiền xong trước ngày này.
3.2. Theo tháng: trả trong tháng 08/2026 thì hạn ngày 20/09/2026. Ngày đó là Chủ nhật nên dời sang thứ Hai 21/09/2026.
3.3. Quyết toán: hết hợp đồng mà số thuế đã khai có thay đổi thì quyết toán trong 45 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Không thay đổi thì không phải quyết toán.

4. Năm bước khai trên cổng thuế

4.1. Đăng nhập cổng thuế điện tử bằng mã số thuế nộp thay, không phải mã của công ty.
4.2. Chọn tờ khai 01/NTNN, NCCNN (nhà thầu nước ngoài, nhà cung cấp nước ngoài) (Thông tư 89/2026), chọn kỳ theo lần hoặc theo tháng.
4.3. Mỗi hợp đồng, mỗi lần trả tiền điền một dòng ở Phần I. Phần II chỉ dùng khi nộp thay cho nhà cung cấp nước ngoài qua mạng.
4.4. Ký số, nộp, lưu thông báo chấp nhận.
4.5. Nộp tiền thuế theo mã nộp thay, trước cùng hạn với tờ khai.

Theo Thư viện Pháp luật, phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK (phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế) bản 5.7.9 (cập nhật 07/10/2026) đã có tờ khai theo Thông tư 89/2026. Một số kế toán phản ánh tháng 08/2026 cổng thuế vẫn để mẫu theo Thông tư 80/2021. Sếp dùng bản phần mềm mới nhất.

5. Tờ khai 01/NTNN điền sẵn: khai theo lần

Hợp đồng tư vấn 100 triệu với ABC Consulting ghi “giá đã gồm các loại thuế nhà thầu”, trả làm hai đợt. Đợt 1: 50 triệu ngày 15/08/2026. Dịch vụ tư vấn: thuế giá trị gia tăng 5%, thuế thu nhập doanh nghiệp 5%.

Chỗ nền vàng chữ đỏ là số liệu mẫu Sếp thay bằng thông tin của mình; chữ đen là chữ in sẵn trên mẫu nhà nước.

Mẫu số: 01/NTNN, NCCNN
(Kèm theo Thông tư số 89/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

TỜ KHAI THUẾ NHÀ THẦU NƯỚC NGOÀI

(Áp dụng đối với bên Việt Nam khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài)

[01] Kỳ tính thuế: lần phát sinh ngày 15/08/2026

[02] Lần đầu: x [03] Bổ sung lần thứ: ………

[04] Bên Việt Nam khấu trừ và nộp thuế thay: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SAO MAI

[05] Mã số thuế: mã số thuế nộp thay đã được cấp

[06] Tên tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế (nếu có): ………

[07] Mã số thuế: ……… [08] Hợp đồng dịch vụ làm thủ tục về thuế: số ……… ngày ………

Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam

I. Bên Việt Nam khấu trừ và nộp thay cho nhà thầu nước ngoài

Kéo ngang để xem đủ 14 cột

STT	Nội dung	Mã số thuế của nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam (nếu có)	Hợp đồng (Số, ngày)	Số tiền thanh toán	Ngày thanh toán	Doanh thu tính thuế giá trị gia tăng	Tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng	Thuế giá trị gia tăng phải nộp (9)=(7)x(8)	Doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp	Tỷ lệ (%) thuế thu nhập doanh nghiệp	Số thuế được miễn giảm theo Hiệp định	Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (13)=(10)x(11)-(12)	Tổng số thuế phải nộp ngân sách nhà nước (14)=(9)+(13)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)	(11)	(12)	(13)	(14)
1	Tư vấn bố trí kho — ABC Consulting Pte. Ltd.		SM-SG/2026/01 01/07/2026	50.000.000	15/08/2026	50.000.000	5%	2.500.000	50.000.000	5%	0	2.500.000	5.000.000
	Tổng cộng			50.000.000		50.000.000		2.500.000	50.000.000		0	2.500.000	5.000.000

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã khai./.

NGƯỜI TRỰC TIẾP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC VỀ THUẾ
Họ và tên: ………
Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về thuế số: ………

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 08 năm 2026
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có)/Ký điện tử)
Nguyễn Thị Lan

Kết quả: công ty giữ lại 5.000.000 đồng để nộp thuế, chuyển cho nhà thầu 45.000.000 đồng. Hạn khai và nộp là 25/08/2026.

6. Tờ khai 01/NTNN điền sẵn: khai theo tháng

Tháng 08/2026 công ty trả hai lần: 50 triệu tư vấn cho ABC Consulting ngày 15/08 và 40 triệu phần mềm cho XYZ Software ngày 20/08 (hợp đồng phần mềm cũng ghi giá đã gồm thuế). Phần mềm không chịu thuế giá trị gia tăng, chỉ chịu thuế thu nhập doanh nghiệp 5%.

Mẫu số: 01/NTNN, NCCNN
(Kèm theo Thông tư số 89/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

TỜ KHAI THUẾ NHÀ THẦU NƯỚC NGOÀI

(Áp dụng đối với bên Việt Nam khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài)

[01] Kỳ tính thuế: tháng 08 năm 2026

[02] Lần đầu: x [03] Bổ sung lần thứ: ………

[04] Bên Việt Nam khấu trừ và nộp thuế thay: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SAO MAI

[05] Mã số thuế: mã số thuế nộp thay đã được cấp

[06] Tên tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế (nếu có): ………

[07] Mã số thuế: ……… [08] Hợp đồng dịch vụ làm thủ tục về thuế: số ……… ngày ………

Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam

I. Bên Việt Nam khấu trừ và nộp thay cho nhà thầu nước ngoài

Kéo ngang để xem đủ 14 cột

STT	Nội dung	Mã số thuế của nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam (nếu có)	Hợp đồng (Số, ngày)	Số tiền thanh toán	Ngày thanh toán	Doanh thu tính thuế giá trị gia tăng	Tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng	Thuế giá trị gia tăng phải nộp (9)=(7)x(8)	Doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp	Tỷ lệ (%) thuế thu nhập doanh nghiệp	Số thuế được miễn giảm theo Hiệp định	Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (13)=(10)x(11)-(12)	Tổng số thuế phải nộp ngân sách nhà nước (14)=(9)+(13)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)	(11)	(12)	(13)	(14)
1	Tư vấn bố trí kho — ABC Consulting Pte. Ltd.		SM-SG/2026/01 01/07/2026	50.000.000	15/08/2026	50.000.000	5%	2.500.000	50.000.000	5%	0	2.500.000	5.000.000
2	Dịch vụ phần mềm — XYZ Software K.K.		SM-JP/2026/02 03/07/2026	40.000.000	20/08/2026	Không chịu thuế		0	40.000.000	5%	0	2.000.000	2.000.000
	Tổng cộng			90.000.000		50.000.000		2.500.000	90.000.000		0	4.500.000	7.000.000

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã khai./.

NGƯỜI TRỰC TIẾP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC VỀ THUẾ
Họ và tên: ………
Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về thuế số: ………

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 09 năm 2026
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có)/Ký điện tử)
Nguyễn Thị Lan

Kết quả: tổng thuế tháng 08 là 7.000.000 đồng. Hạn khai và nộp là 21/09/2026 vì 20/09 rơi vào Chủ nhật.

Cột (12): nhà thầu Nhật chỉ được miễn giảm theo hiệp định khi có giấy chứng nhận cư trú và chứng minh là chủ sở hữu hưởng lợi. Chưa có hồ sơ thì ghi 0, khấu trừ đủ. Hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ” thì doanh thu tính thuế phải quy ngược, xem ví dụ ở bài trụ.

Khai xong nhớ lưu đủ chứng từ để khoản chi được trừ: xem danh sách 10 chứng từ ở mục 6.7 bài trụ.

7. Ba dòng phải khớp

7.1. Chủ thể: tên nhà thầu ở cột (2) giống hợp đồng và lệnh chuyển tiền.
7.2. Nội dung: loại dịch vụ ghi ở cột (2) khớp tỷ lệ ở cột (8), (11).
7.3. Dòng tiền: cột (5) khớp sao kê ngày ở cột (6); tiền chuyển cho nhà thầu cộng cột (14) bằng số tiền của đợt đó.

8. Năm lỗi hay gặp

8.1. Khai bằng mã số thuế công ty thay vì mã nộp thay.
8.2. Đếm hạn 10 ngày tính luôn ngày trả tiền. Phải đếm từ ngày hôm sau.
8.3. Ghi thuế giá trị gia tăng 5% cho phần mềm.
8.4. Tự điền cột (12) khi chưa có giấy chứng nhận cư trú của nhà thầu.
8.5. Đã đăng ký khai theo tháng mà vẫn nộp tờ khai trống cho tháng không trả tiền. Tháng đó không phải khai.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Tick	Việc
☐	9.1. Lọc sao kê: các lần chuyển tiền ra nước ngoài từ 01/07/2026
☐	9.2. Với mỗi lần, tính hạn theo mục 3 và đánh dấu lần nào đã quá hạn
☐	9.3. Lần chưa khai: lập 01/NTNN theo mẫu mục 5 hoặc mục 6, nộp sớm để giảm tiền chậm nộp
☐	9.4. Cập nhật phần mềm HTKK (phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế) bản mới nhất trước khi lập tờ khai

Trả tiền ngày nào thì hạn khai tính từ hôm sau ngày đó. Cứ chuyển tiền xong là ghi lịch ngay.

Bước trước: Đăng ký mã số thuế nộp thay cho nhà thầu, kèm mẫu 04.1-ĐKT điền sẵn.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

Muốn tụi mình làm hồ sơ giùm? Hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn.

Bài trụ: Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế cụ thể cho từng trường hợp. Tài Chính Khởi Nghiệp không chịu trách nhiệm với các quyết định dựa hoàn toàn vào nội dung bài viết mà chưa được tư vấn trực tiếp. Thông tin cập nhật tới ngày 11/10/2026, văn bản pháp luật có thể thay đổi sau thời điểm này. Mọi tên công ty, mã số thuế, số hợp đồng trong tờ khai mẫu là số liệu giả định để minh hoạ.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #khaithue

Đăng ký mã số thuế nhà thầu 2026 theo 5W2H: mẫu 04.1-ĐKT điền sẵn

Đọc trước bài này

1. Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H (bức tranh chung)

Tình huống giả định: ngày 01/07/2026 Công ty TNHH Thương mại Sao Mai ký hợp đồng thuê một công ty Singapore tư vấn bố trí kho, giá 100 triệu đồng. Kế toán định khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế của công ty. Cổng thuế không cho chọn tờ khai nhà thầu.

Lý do: muốn khai thay cho nhà thầu thì công ty phải có một mã số thuế khác, gọi là mã số thuế nộp thay. Chưa có mã này thì chưa khai được, mà hạn khai vẫn chạy.

Bài này đi đủ bảy câu hỏi 5W2H: mã nộp thay là gì · vì sao phải có · ai đăng ký · khi nào · nộp ở đâu · làm thế nào · tốn bao nhiêu. Kèm tờ khai và bảng kê điền sẵn để Sếp chép theo.

Đọc nhanh trong 30 giây

0.1. Trả tiền cho nhà thầu nước ngoài và nộp thay thuế thì công ty phải có mã số thuế nộp thay 10 số, khác mã số thuế của công ty.
0.2. Hồ sơ: tờ khai 04.1-ĐKT kèm bảng kê BK04.1-ĐKT (Thông tư 90/2026). Mẫu cũ 04.1-ĐK-TCT đã hết hiệu lực.
0.3. Hạn: 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng.
0.4. Đã có mã rồi mà ký thêm hợp đồng mới: chỉ nộp bổ sung bảng kê, không xin mã mới.

1. WHAT — Mã số thuế nộp thay là gì

Trả lời ngay: là mã số thuế 10 chữ số cơ quan thuế cấp cho công ty Việt Nam để khai và nộp thay thuế của nhà thầu nước ngoài (điểm e khoản 1 Điều 5 Thông tư 90/2026/TT-BTC).

Loại mã	Cấp cho ai	Dùng để làm gì
1.1. Mã số thuế của công ty (10 số)	Chính công ty	Khai thuế của chính công ty: giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân của nhân viên
1.2. Mã số thuế nộp thay (10 số)	Công ty, cho nhóm việc khấu trừ nộp thay	Khai tờ 01/NTNN, nộp thuế nhà thầu. Một mã dùng chung cho mọi hợp đồng nhà thầu
1.3. Mã 13 số nối theo mã nộp thay	Từng nhà thầu, nếu nhà thầu có nhu cầu	Để nhà thầu xin xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Việt Nam (thường để được trừ thuế ở nước họ)

2. WHY — Vì sao phải đăng ký, căn cứ pháp lý

Trả lời ngay: không có mã nộp thay thì cổng thuế không cho lập tờ khai thuế nhà thầu. Đăng ký trễ thì khai trễ, nộp trễ, sinh tiền chậm nộp.

Văn bản	Điều khoản	Nội dung
2.1. Thông tư 90/2026/TT-BTC (Bộ Tài chính ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, còn hiệu lực)	Điểm e khoản 1 Điều 5; điểm a khoản 6 Điều 7	Mã nộp thay 10 số, mã 13 số cho từng nhà thầu; hồ sơ gồm 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT
2.2. Nghị định 252/2026/NĐ-CP (Chính phủ ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, còn hiệu lực)	Khoản 3 Điều 6	Hạn đăng ký 10 ngày làm việc
2.3. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (thông qua 10/12/2025, hiệu lực 01/07/2026)	—	Luật gốc, thay Luật số 38/2019/QH14
2.4. Thông tư 86/2024/TT-BTC, Thông tư 105/2020/TT-BTC	—	Hết hiệu lực. Mẫu 04.1-ĐK-TCT, BK04.1-ĐK-TCT của các thông tư này không dùng nữa

3. WHO — Ai đăng ký, đăng ký mẫu nào

Trả lời ngay: công ty Việt Nam ký hợp đồng và nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài thì đăng ký mẫu 04.1-ĐKT kèm bảng kê BK04.1-ĐKT.

Trường hợp	Mẫu	Kết quả
3.1. Bên Việt Nam nộp thay cho nhà thầu nước ngoài (phổ biến nhất)	04.1-ĐKT, đánh dấu ô thứ nhất + BK04.1-ĐKT	Một mã nộp thay 10 số dùng chung
3.2. Nhà thầu muốn có mã riêng	Đánh dấu “x” ở cột cuối BK04.1-ĐKT	Mỗi nhà thầu được mã 13 số
3.3. Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mua dịch vụ qua mạng của hãng nước ngoài (Google, Facebook, ChatGPT, Claude…)	04.1-ĐKT, đánh dấu ô thứ ba; không kèm bảng kê (điểm b khoản 6 Điều 7 Thông tư 90/2026)	Mã nộp thay để khai Phần II tờ 01/NTNN. Chứng từ mẫu từng hãng: mục 6.8 bài trụ
3.4. Nhà thầu tự đăng ký, tự khai	04-ĐKT + BK04-ĐKT, nộp tại Thuế tỉnh nơi đặt trụ sở	Mã của chính nhà thầu
3.5. Đã có mã nộp thay, nay ký thêm hợp đồng mới	Chỉ nộp bổ sung BK04.1-ĐKT	Không xin mã mới

4. WHEN — Hạn đăng ký và thời gian nhận kết quả

4.1. Hạn đăng ký: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng (khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026). Không có hợp đồng ký tay (mua qua mạng) thì tính từ ngày phát sinh thanh toán đầu tiên.
4.2. Ví dụ: ký thứ Tư 01/07/2026, đếm từ hôm sau, không tính thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ: ngày làm việc thứ 10 là thứ Tư 15/07/2026.
4.3. Thời gian nhận mã: theo kinh nghiệm thực tế khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đủ. Tụi mình chưa đối chiếu điều khoản quy định thời hạn này.
4.4. Bài cũ hay ghi sai: “10 ngày kể từ ngày chuyển tiền lần đầu”. Có hợp đồng thì mốc là ngày ký hợp đồng.

5. WHERE — Nộp ở đâu

5.1. Cơ quan nhận: cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp công ty Sếp (ghi trên giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo cơ quan thuế quản lý).
5.2. Nộp điện tử: Cổng thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn, mục Đăng ký thuế, ký bằng chữ ký số của công ty.
5.3. Nộp giấy: bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý. Một số nơi vẫn yêu cầu mang bản giấy tới mới trả kết quả, Sếp gọi hỏi trước.

6. HOW — Làm thế nào, từng bước

Trả lời ngay: gom hợp đồng, điền 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT, ký số, nộp, chờ thông báo mã.

Bước	Làm gì	Cần gì
6.1.	Gom thông tin từng hợp đồng: số, ngày, giá trị, tên nhà thầu, nơi làm việc, thời gian thực hiện	Hợp đồng ký với nhà thầu
6.2.	Điền tờ khai 04.1-ĐKT, đánh dấu đúng ô (mục 3)	Thông tin công ty, người đại diện theo pháp luật
6.3.	Điền bảng kê BK04.1-ĐKT, mỗi hợp đồng một dòng (trường hợp 3.3 thì bỏ qua bước này)	Thông tin từ bước 6.1
6.4.	Ký số, nộp, lưu thông báo tiếp nhận; chờ thông báo mã số thuế nộp thay	Chữ ký số của công ty

6.4.1. Giấy tờ nộp kèm theo thực tế. Thông tư 90/2026 chỉ ghi hồ sơ gồm tờ khai và bảng kê. Tuy vậy, theo kinh nghiệm làm hồ sơ, một số cơ quan thuế còn đề nghị nộp kèm, Sếp chuẩn bị sẵn để khỏi đi lại:

Tick	Giấy tờ	Ghi chú
☐	6.4.1.1. Bản sao hợp đồng ký với nhà thầu, đóng dấu treo	Để đối chiếu thông tin trên bảng kê
☐	6.4.1.2. Công văn chọn cách khai: theo từng lần thanh toán hay theo tháng	Liên quan cách khai ở bài khai thuế nhà thầu
☐	6.4.1.3. Giấy uỷ quyền nếu giao đại lý thuế hoặc người khác làm thủ tục	Có chữ ký người đại diện theo pháp luật, đóng dấu
☐	6.4.1.4. Sao kê ngân hàng nếu đã chuyển tiền cho nhà thầu	Đóng dấu treo

6.5. Tờ khai 04.1-ĐKT điền sẵn số liệu mẫu

Chỗ nền vàng chữ đỏ là số liệu mẫu Sếp thay bằng thông tin của mình; chữ đen là chữ in sẵn trên mẫu nhà nước.

Mẫu số: 04.1-ĐKT
(Kèm theo Thông tư số 90/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ THUẾ

(Dùng cho tổ chức, cá nhân khấu trừ, nộp thay)

xDoanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khấu trừ và nộp thay thuế cho cá nhân có hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh

Tổ chức kinh doanh tại Việt Nam áp dụng phương pháp khấu trừ thực hiện khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà cung cấp nước ngoài

Chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác ở trong nước có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán

Chỉ tiêu	Nội dung khai
1. Tên tổ chức, cá nhân (Bên Việt Nam)	CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SAO MAI
2. Mã số thuế đã được cấp	0 3 1 9 9 9 9 9 9 9
3. Tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế (nếu có)	3a. Tên: ……… 3b. Mã số thuế: ……… 3c. Hợp đồng dịch vụ làm thủ tục về thuế: Số ……… Ngày ………
4. Địa chỉ trụ sở	4a. Số nhà, đường phố, thôn, xóm: 12 Đường Số 7 4b. Xã/Phường/Đặc khu: Phường Bình Thạnh 4c. Tỉnh/Thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh 4d. Điện thoại: 028 0000 0000 Email: ketoan@saomai.example Fax: ………
5. Địa chỉ nhận thông báo của cơ quan thuế (chỉ khai nếu khác địa chỉ trụ sở)	5a. ……… 5b. ……… 5c. ……… 5d. ………
6. Thông tin về người đại diện theo pháp luật	6a. Tên: Nguyễn Thị Lan 6b. Địa chỉ: 12 Đường Số 7, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh 6c. Điện thoại/Fax: 0900 000 000 6d. Email: lan@saomai.example

Tôi cam đoan những nội dung kê khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã khai./.

NGƯỜI TRỰC TIẾP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC VỀ THUẾ
Họ và tên: ………
Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về thuế số: ………

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 07 năm 2026
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có)/Ký điện tử)
Nguyễn Thị Lan

6.6. Bảng kê BK04.1-ĐKT điền sẵn

Mẫu số: BK04.1-ĐKT
(Kèm theo Thông tư số 90/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

BẢNG KÊ CÁC HỢP ĐỒNG NHÀ THẦU NƯỚC NGOÀI, NHÀ THẦU PHỤ NƯỚC NGOÀI NỘP THUẾ THÔNG QUA BÊN VIỆT NAM

(Kèm theo tờ khai mẫu số 04.1-ĐKT)

Tên người nộp thuế: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SAO MAI

Mã số thuế (nếu có): 0319999999

Kéo ngang để xem đủ 9 cột

STT	Số hợp đồng	Ngày hợp đồng	Giá trị hợp đồng (số tiền hoặc tỷ lệ %)	Mã số thuế của nhà thầu nước ngoài (nếu có)	Tên nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài	Địa điểm tiến hành công việc (Xã/Phường/Đặc khu · Tỉnh/thành phố)	Thời gian thực hiện hợp đồng	nhà thầu nước ngoài đề nghị cấp mã số thuế (đánh dấu “x”)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)
1	SM-SG/2026/01	01/07/2026	100.000.000		ABC Consulting Pte. Ltd.	Phường Bình Thạnh · Thành phố Hồ Chí Minh	01/07/2026 – 30/09/2026
2	SM-JP/2026/02	03/07/2026	40.000.000		XYZ Software K.K.	Phường Bình Thạnh · Thành phố Hồ Chí Minh	03/07/2026 – 31/12/2026	x

NGƯỜI TRỰC TIẾP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC VỀ THUẾ
Họ và tên: ………
Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về thuế số: ………

Dòng 2 có dấu “x” vì nhà thầu Nhật muốn có mã 13 số riêng để sau này xin xác nhận đã nộp thuế ở Việt Nam.

7. HOW MUCH — Tốn bao nhiêu

7.1. Phí làm thủ tục: tụi mình chưa thấy văn bản nào thu lệ phí cho việc đăng ký mã số thuế nộp thay; tự làm thì chỉ tốn thời gian.
7.2. Cái giá của việc đăng ký trễ: không có mã thì không khai được tờ 01/NTNN. Khai trễ thì bị phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế; nộp tiền trễ thì chịu tiền chậm nộp tính theo ngày. Mức phạt cụ thể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, tụi mình chưa đối chiếu nguyên văn nên không ghi số.
7.3. Số thuế phải nộp thay: tính theo tỷ lệ của từng loại dịch vụ, xem mục 7 bài trụ và ví dụ có số ở bài khai thuế.

8. Sáu lỗi hay gặp

8.1. Khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế công ty, không xin mã nộp thay.
8.2. Mỗi hợp đồng mới lại xin một mã mới. Đúng ra chỉ bổ sung bảng kê.
8.3. Dùng mẫu cũ 04.1-ĐK-TCT, đã hết hiệu lực từ 01/07/2026.
8.4. Tính hạn 10 ngày từ ngày chuyển tiền, trong khi đã có hợp đồng ký trước đó.
8.5. Ghi tên nhà thầu khác hợp đồng (viết tắt, thiếu “Pte. Ltd.”). Tên phải khớp hợp đồng và lệnh chuyển tiền.
8.6. Mua dịch vụ Google, Facebook, ChatGPT, Claude mà quên đăng ký vì nghĩ “hãng tự lo”. Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ vẫn phải khấu trừ thay (mục 3.3).

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Tick	Việc
☐	9.1. Lọc hợp đồng nước ngoài và các khoản trả cho hãng nước ngoài từ 01/07/2026
☐	9.2. Tra trên cổng thuế: công ty đã có mã số thuế nộp thay chưa
☐	9.3. Chưa có thì điền 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT theo mẫu mục 6.5, 6.6
☐	9.4. Đã có thì chỉ nộp bổ sung BK04.1-ĐKT cho hợp đồng mới

Mã nộp thay là chìa khoá. Không có nó thì tờ khai đúng tới đâu cũng không nộp được.

Bước tiếp theo: Khai thuế nhà thầu theo lần hay theo tháng, kèm tờ khai 01/NTNN điền sẵn.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

Muốn tụi mình làm hồ sơ giùm? Hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn.

Bài trụ: Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #dangkythue

Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H, tự làm từng bước

Tình huống giả định, dựng từ những câu hỏi tụi mình gặp nhiều nhất: chị Lan làm giám đốc một công ty nhỏ ở Bình Thạnh. Tháng 7 chị thuê một chuyên gia Singapore tư vấn quy trình kho, hợp đồng ghi rõ “100 triệu đồng, nhà thầu nhận đủ”. Chị chuyển khoản, mọi thứ êm. Ba tháng sau kế toán mới hỏi: “Thuế nhà thầu tháng 7 ai khai vậy chị?”

Không ai khai. Mà người phải khai lại chính là công ty chị Lan, không phải ông chuyên gia.

Đó là chỗ nhiều chủ doanh nghiệp vướng nhất: tiền trả cho người nước ngoài thì bên Việt Nam nộp thuế thay. Và một dòng chữ trong hợp đồng, “giá đã gồm thuế” hay “nhà thầu nhận đủ”, quyết định ai mất thêm khoảng 10% tiền thuế.

Bài này đi đủ bảy câu hỏi 5W2H: thuế nhà thầu là gì · ai phải nộp · vì sao · nộp ở đâu · khi nào · làm thế nào · bao nhiêu tiền. Viết sao cho Sếp tự làm được từng bước, kèm ví dụ có số. Căn cứ cập nhật tới ngày 11/10/2026.

Đọc nhanh trong 30 giây

Trả tiền cho tổ chức, cá nhân nước ngoài về hàng hoá kèm dịch vụ, hoặc dịch vụ dùng ở Việt Nam, thì phải tính thuế nhà thầu (gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp).
Thường bên Việt Nam khai và nộp thay, ngay cả khi nhà thầu chưa từng sang Việt Nam.
Phải đăng ký mã số thuế nộp thay trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng.
Khai chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày thanh toán (hoặc ngày 20 tháng sau nếu khai theo tháng). Tháng không trả tiền thì không phải khai.
Thông tư 103/2014 đã hết hiệu lực từ 01/07/2026. Bài viết nào còn dẫn thông tư này là bài cũ.

1. WHAT — Thuế nhà thầu là gì

Trả lời ngay: thuế nhà thầu không phải một sắc thuế riêng. Đó là cách gọi chung cho các khoản thuế đánh vào thu nhập mà người nước ngoài kiếm được từ Việt Nam qua hợp đồng với bên Việt Nam.

1.1. Thuế giá trị gia tăng (giá trị gia tăng): tính trên phần dịch vụ, hàng hoá kèm dịch vụ mà nhà thầu cung cấp tại Việt Nam.
1.2. Thuế thu nhập doanh nghiệp (thu nhập doanh nghiệp): nếu nhà thầu là tổ chức.
1.3. Thuế thu nhập cá nhân (thu nhập cá nhân): nếu nhà thầu là cá nhân nước ngoài kinh doanh độc lập. Phần này đi theo luật thuế thu nhập cá nhân, bài này tập trung vào nhà thầu là tổ chức.

Lý do nhà nước giao bên Việt Nam nộp thay cũng dễ hiểu. Nhà thầu ở nước ngoài, cơ quan thuế Việt Nam không với tới được. Người duy nhất cầm tiền trước khi tiền ra khỏi Việt Nam là bên Việt Nam, nên bên Việt Nam giữ lại phần thuế.

2. WHO — Ai thuộc diện, ai không, ai đứng ra khai

Trả lời ngay: thuộc diện khi người nhận tiền là nước ngoài và dịch vụ được làm hoặc được dùng tại Việt Nam. Từ năm 2026, nhà thầu không cần có văn phòng hay cơ sở thường trú ở Việt Nam vẫn thuộc diện, kể cả bán qua thương mại điện tử, nền tảng số.

Trường hợp	Thuộc diện?
2.1. Thuê chuyên gia, công ty nước ngoài tư vấn, đào tạo, thiết kế cho doanh nghiệp Việt Nam	Có
2.2. Mua máy móc kèm lắp đặt, chạy thử, bảo hành tại Việt Nam	Có (phần dịch vụ đi kèm)
2.3. Trả bản quyền, phí sử dụng phần mềm, lãi vay cho bên nước ngoài	Có (tỷ lệ riêng, xem mục 7)
2.4. Chỉ mua hàng, giao tại cửa khẩu, không kèm dịch vụ nào tại Việt Nam	Không
2.5. Dịch vụ làm và dùng hoàn toàn ở nước ngoài	Không

Ai đứng ra khai? Có ba đường, Sếp đối chiếu xem mình thuộc đường nào:

2.6. Bên Việt Nam khai thay, nộp thay: phổ biến nhất, gần như mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ đi đường này.
2.7. Nhà thầu tự đăng ký, tự nộp: nhà thầu được cấp mã số thuế 10 số theo từng hợp đồng, bên Việt Nam không phải nộp thay.
2.8. Nhà cung cấp nước ngoài qua nền tảng số: các nền tảng lớn như dịch vụ quảng cáo, phần mềm trực tuyến có thể đã tự đăng ký và nộp thuế tại Việt Nam qua cổng dành cho nhà cung cấp nước ngoài. Khi đó bên Việt Nam mua dịch vụ thường không phải khấu trừ nữa.

⚠ Với quảng cáo Facebook, Google: đừng mặc định là “có hoá đơn là xong” hay “không phải làm gì”. Hãy kiểm hoá đơn có ghi mã số thuế Việt Nam của nhà cung cấp không, và nhà cung cấp đó có nằm trong danh sách đã tự đăng ký với Cục Thuế không. Tụi mình chưa kiểm danh sách cho từng nền tảng, nên Sếp cần tra trường hợp cụ thể của mình.

3. WHY — Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Trả lời ngay: không có một văn bản duy nhất thay Thông tư 103/2014. Quy định nay chia theo từng việc, mỗi việc nằm ở một văn bản:

Việc	Văn bản	Hiệu lực
3.1. Khung quản lý thuế	Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (thông qua 10/12/2025)	01/07/2026
3.2. Hạn đăng ký, hạn khai, trường hợp không phải khai	Nghị định 252/2026/NĐ-CP (30/06/2026): Điều 6, Điều 10, khoản 8 Điều 11	01/07/2026
3.3. Đăng ký thuế, mã số nộp thay	Thông tư 90/2026/TT-BTC (30/06/2026): Điều 4, 5, 7	01/07/2026
3.4. Hồ sơ khai thuế nhà thầu	Thông tư 89/2026/TT-BTC (30/06/2026): Điều 30	01/07/2026
3.5. Cách tính thuế giá trị gia tăng của nhà thầu	Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Thông tư 69/2025/TT-BTC: Điều 9	01/07/2025
3.6. Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp của nhà thầu	Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 12) và Thông tư 20/2026/TT-BTC (12/03/2026): Điều 7	Áp dụng từ kỳ tính thuế 2025

Văn bản đã chết, đừng dẫn nữa: Thông tư 103/2014/TT-BTC bị bãi bỏ toàn bộ từ 01/07/2026 (khoản 1 Điều 99 Thông tư 89/2026). Thông tư 80/2021/TT-BTC và Thông tư 86/2024/TT-BTC cũng hết hiệu lực cùng ngày. Tụi mình đã rà công văn Cục Thuế đăng từ 25/09 đến 08/10/2026: chưa có văn bản mới nào thay đổi quy định nhà thầu.

4. WHERE — Nộp ở đâu

4.1. Bên Việt Nam nộp thay: nộp tại cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp bên Việt Nam.
4.2. Nhà thầu tự đăng ký: nộp tại cơ quan thuế nơi nhà thầu đặt trụ sở hoặc văn phòng điều hành.
4.3. Cách nộp: nộp điện tử qua hệ thống thuế điện tử như các tờ khai khác; hoặc nộp trực tiếp, qua bưu chính.

5. WHEN — Bốn mốc thời gian phải nhớ

Đường thời gian một hợp đồng nhà thầu

Ký hợp đồng

trong 10 ngày làm việc: đăng ký mã nộp thay

Mỗi lần thanh toán

khai và nộp chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo

Trả nhiều lần/tháng

đăng ký khai theo tháng: hạn ngày 20 tháng sau

Hết hợp đồng

quyết toán (nếu số thuế thay đổi) trong 45 ngày

5.1. Đăng ký: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng. Không có hợp đồng thì tính từ ngày thanh toán lần đầu (điểm a.3 và điểm c khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026).
5.2. Khai và nộp tiền: khai theo từng lần thanh toán, chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày phát sinh. Hạn nộp tiền trùng hạn nộp hồ sơ (Điều 10 Nghị định 252/2026; khoản 2, 3 Điều 30 Thông tư 89/2026).
5.3. Tháng không trả tiền: nếu đang khai theo tháng mà trong tháng không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai tháng đó (khoản 8 Điều 11 Nghị định 252/2026). Quy định này áp dụng từ 01/07/2026, không phải từ 01/10/2026 như một số bài đang lan trên mạng.
5.4. Quyết toán: khi kết thúc hợp đồng, nếu số thuế đã khai, đã nộp có thay đổi. Hạn là ngày thứ 45 kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.

6. HOW — Sáu bước tự làm, theo đúng thứ tự

Bước	Làm gì	Cần gì
6.1	Kiểm có thuộc diện không theo bảng mục 2	Hợp đồng, nơi thực hiện dịch vụ
6.2	Đăng ký mã số thuế nộp thay, kể cả khi công ty đã có mã số thuế của mình. Hợp đồng mới sau này chỉ cần bổ sung vào bảng kê	Mẫu 04.1-ĐKT và bảng kê BK04.1-ĐKT (Thông tư 90/2026). Xem mẫu điền sẵn
6.3	Xác định loại dịch vụ để lấy đúng tỷ lệ (mục 7). Hợp đồng nhiều phần tách được thì tính riêng từng phần	Phụ lục giá trong hợp đồng
6.4	Xem hợp đồng ghi giá gồm thuế hay “nhà thầu nhận đủ”, rồi tính số thuế	Ví dụ ở mục 7
6.5	Khai và nộp tiền trước hạn mục 5	Tờ khai 01/NTNN theo Thông tư 89/2026. Xem mẫu điền sẵn
6.6	Lưu hồ sơ: hợp đồng, tờ khai, chứng từ nộp tiền, chứng từ chuyển tiền ra nước ngoài	Đủ danh sách ở mục 6.7 ngay dưới

Nếu nhà thầu ở nước có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam (Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản…), phần thuế thu nhập doanh nghiệp có thể được miễn hoặc giảm. Nhưng không tự động: nhà thầu phải có giấy chứng nhận cư trú hợp lệ và chứng minh mình là chủ sở hữu hưởng lợi của khoản thu nhập. Chưa có hồ sơ thì cứ khấu trừ đủ, đừng tự áp miễn giảm.

6.7. Bộ chứng từ phải lưu để khoản chi được trừ

Trả lời ngay: khoản chi được trừ khi đủ ba điều kiện (khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP): chi thật phục vụ kinh doanh, có đủ hoá đơn, chứng từ, và từ 05 triệu đồng trở lên phải trả không dùng tiền mặt. Trả cho nhà thầu nước ngoài, kể cả GPT, Google, Facebook, Sếp lưu đủ bộ dưới đây.

Tick	Chứng từ	Ghi chú
☐	6.7.1. Hợp đồng, hoặc điều khoản dịch vụ của GPT, Google, Facebook (bản tải về có ngày) kèm trang tài khoản thể hiện gói đã mua	Bên mua phải là công ty, không phải tài khoản cá nhân
☐	6.7.2. Hoá đơn của bên nước ngoài (invoice, receipt dạng PDF)	Ghi tên công ty, kỳ dịch vụ, số tiền
☐	6.7.3. Uỷ nhiệm chi hoặc sao kê thẻ của công ty	Từ 05 triệu trở lên mà trả tiền mặt là bị loại
☐	6.7.4. Tỷ giá ngân hàng ngày thanh toán	Để quy ngoại tệ ra đồng
☐	6.7.5. Biên bản nghiệm thu hoặc bằng chứng đã dùng dịch vụ (báo cáo quảng cáo, nhật ký sử dụng)	Chứng minh chi thật
☐	6.7.6. Thông báo mã số thuế nộp thay và bộ 04.1-ĐKT, BK04.1-ĐKT	Xem bài đăng ký ở cuối
☐	6.7.7. Tờ khai 01/NTNN đã nộp, kèm thông báo chấp nhận	Xem bài khai thuế ở cuối
☐	6.7.8. Giấy nộp tiền thuế có xác nhận ngân hàng	Căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng đã nộp thay
☐	6.7.9. Điều khoản hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ” (giá chưa gồm thuế)	Có điều khoản này thì phần thuế thu nhập doanh nghiệp nộp thay mới được trừ
☐	6.7.10. Giấy chứng nhận cư trú của nhà thầu	Chỉ khi xin miễn giảm theo hiệp định

Hai bẫy hay gặp với GPT, Google, Facebook:

6.7.11. Trả bằng thẻ cá nhân của nhân viên: phải có văn bản công ty giao người đó mua hộ, sao kê thẻ của người đó, và chứng từ công ty chuyển khoản trả lại (điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025). Thiếu một thứ là bị loại.
6.7.12. Hãng đã đăng ký nộp thuế tại Việt Nam (Google, Meta, OpenAI, Anthropic, Microsoft…): doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ vẫn phải tự khấu trừ, nộp thay khi mua qua mạng; hộ kinh doanh và doanh nghiệp tính thuế trực tiếp thì không. Chi tiết và chứng từ mẫu từng hãng ở mục 6.8 ngay dưới.

Hồ sơ lưu là bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao đóng dấu công ty hoặc chứng từ điện tử (khoản 14 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC). Phần thuế thu nhập doanh nghiệp nộp thay chỉ được trừ khi hợp đồng thoả thuận doanh thu nhà thầu nhận không gồm thuế này (danh mục khoản chi không được trừ, Nghị định 320/2025).

6.8. Chứng từ mẫu theo từng hãng: Facebook, Google, ChatGPT, Claude, Google Workspace

Trả lời ngay: mua phần mềm, quảng cáo của hãng nước ngoài qua mạng thì ai khấu trừ thuế tuỳ cách tính thuế giá trị gia tăng của Sếp, không tuỳ hãng đã đăng ký thuế ở Việt Nam hay chưa.

6.8.1. Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: phải tự khấu trừ, nộp thay thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp của hãng tại thời điểm thanh toán (khoản 3 Điều 43 và điểm a khoản 1 Điều 44 Nghị định 252/2026/NĐ-CP). Đăng ký bằng mẫu 04.1-ĐKT, đánh dấu ô thứ ba “khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà cung cấp nước ngoài”; khai ở Phần II tờ khai 01/NTNN, NCCNN.
6.8.2. Hộ kinh doanh, doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp: không thuộc diện khấu trừ thay. Hãng tự khai, tự nộp phần doanh thu này (khoản 2 Điều 46 Nghị định 252/2026). Sếp chỉ cần lưu hoá đơn, biên nhận và chứng từ thanh toán.
6.8.3. Tránh nộp thuế hai lần: nhiều hãng đang tự cộng “VAT – Vietnam” vào hoá đơn. Doanh nghiệp đã tự khấu trừ thay thì khai mã số thuế công ty trong phần cài đặt thanh toán của hãng để hãng thôi thu thuế Việt Nam trên hoá đơn. Cách làm cụ thể ở từng hãng khác nhau, tụi mình chưa kiểm từng hãng.

Các hãng đã đăng ký thuế tại Việt Nam (tụi mình tra trên Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của Cục Thuế ngày 12/10/2026, có 322 nhà cung cấp; cách tự tra ở mục 6.8.14):

Dịch vụ	Pháp nhân bán cho Sếp	Mã số thuế tại Việt Nam	Ngày đăng ký	Chứng từ hãng gửi, tải ở đâu
6.8.4. Quảng cáo Facebook, Instagram	META PLATFORMS IRELAND LIMITED	9000000327	27/05/2022	Hoá đơn tháng (invoice) trong Trình quản lý quảng cáo, mục Thanh toán
6.8.5. Quảng cáo Google, YouTube	Google Asia Pacific Pte Ltd	9000000415	15/08/2022	Hoá đơn tháng trong Google Ads, mục Thanh toán, Tài liệu
6.8.6. Google Workspace (Gmail tên miền, Drive)	Google Asia Pacific Pte Ltd	9000000415	15/08/2022	Thư “Đã có hoá đơn” hằng tháng kèm tệp PDF; hoặc admin.google.com, Thanh toán
6.8.7. ChatGPT	OpenAI OpCo, LLC (bản cũ: OpenAI, L.L.C. 9000002042)	9000013118	06/01/2026	Thư biên nhận (receipt) và hoá đơn (invoice) PDF sau mỗi kỳ trừ tiền
6.8.8. Claude	Anthropic, PBC	9000020034	06/03/2026	Thư “Your receipt from Anthropic” kèm hai tệp: Invoice PDF và Receipt PDF
6.8.9. Microsoft 365, Azure	Microsoft Regional Sales Pte Ltd	9000000045	24/03/2022	Trung tâm quản trị Microsoft 365, Hoá đơn và thanh toán
6.8.10. Canva, Zoom, Adobe	Canva Pty Ltd · ZOOM COMMUNICATIONS, INC. · Adobe Systems Software Ireland Limited	9000000359 · 9000000567 · 9000001345	2022 đến 2024	Trang Thanh toán trong tài khoản của từng hãng

Tự tra một hãng đã đăng ký thuế tại Việt Nam chưa (Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của Cục Thuế: etaxvn.gdt.gov.vn/nccnn):

6.8.14. Mở đường dẫn trên. Cổng hiện chữ tiếng Anh, bấm VIETNAMESE nếu muốn tiếng Việt.
6.8.15. Bấm mục LIST OF REGISTERED FOREIGN PROVIDERS (Danh sách nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký).
6.8.16. Để trống các ô, bấm Search (Tìm kiếm). Ngày 12/10/2026 ra 322 hãng, chia 7 trang; mỗi dòng có mã số thuế, tên hãng, ngày đăng ký.
6.8.17. Muốn tìm nhanh một hãng: gõ mã số thuế ở bảng trên vào ô Tax identification number (Mã số thuế) rồi bấm Search. Mã số thuế 10 số bắt đầu bằng 9000 là mã cấp riêng cho nhà cung cấp nước ngoài.

Mẫu thật lấy từ chứng từ của chính Tài Chính Khởi Nghiệp (đã che số thẻ, số biên nhận):

6.8.11. Chứng từ thật của Tài Chính Khởi Nghiệp: Claude (Anthropic), kỳ 30/09 đến 30/10/2026

Hãng gửi hai tệp trong cùng một thư: hoá đơn (Invoice) và biên nhận đã trả tiền (Receipt). Sếp lưu cả hai.

*Hoá đơn (Invoice) Anthropic, PBC gửi Công ty TNHH Tư vấn Tài chính Khởi nghiệp. Đã che số thẻ, số biên nhận.*

*Biên nhận đã trả tiền (Receipt) cùng kỳ. Đã che số thẻ, số biên nhận.*

Bốn chỗ cần nhìn trên chứng từ này:

6.8.11.1. Dòng “VAT Registration — Vietnam VAT: 9000020034”: mã số thuế Việt Nam của hãng, khớp với cổng của Cục Thuế ở mục 6.8.8.
6.8.11.2. Khối “Bill to” (gửi cho): tên công ty, địa chỉ và “VN TIN 0317730654” (mã số thuế Việt Nam của bên mua). Thiếu dòng này thì vào phần cài đặt thanh toán của hãng khai bổ sung.
6.8.11.3. Dòng “VAT – Vietnam (10% on $100.00): $11.11”: hãng đã tự tính thuế giá trị gia tăng Việt Nam theo công thức in trên hoá đơn: thuế = giá ÷ (1 − 10%) × 10% = 100 ÷ 0,9 × 10% = 11,11 USD. Tức là hãng coi 100 USD là giá chưa thuế và quy ngược ra giá đã gồm thuế.
6.8.11.4. Phần “Payment history” (lịch sử trả tiền): phương thức (thẻ Visa), ngày, số tiền. Đây là chỗ khớp với sao kê thẻ của công ty.

6.8.11.5. Số nào trên chứng từ điền vào ô nào trên tờ khai (dành cho doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, mục 6.8.1):

Chỗ lấy trên chứng từ	Giá trị	Điền vào
6.8.11.5.1. Bill to: tên công ty	CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH KHỞI NGHIỆP	Tờ khai đăng ký 04.1-ĐKT chỉ tiêu 1; tờ khai 01/NTNN ô [04]
6.8.11.5.2. Bill to: VN TIN	0317730654	Tờ khai đăng ký 04.1-ĐKT chỉ tiêu 2. Ô [05] tờ khai 01/NTNN ghi mã số thuế nộp thay được cấp sau khi đăng ký, không ghi mã này
6.8.11.5.3. Bill to: địa chỉ	266 Võ Thành Trang, Phường Bảy Hiền, Thành phố Hồ Chí Minh	Tờ khai đăng ký 04.1-ĐKT chỉ tiêu 4a, 4b, 4c
6.8.11.5.4. Loại khấu trừ	Mua dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài qua mạng	Tờ khai đăng ký 04.1-ĐKT: đánh dấu ô thứ ba. Trường hợp này hồ sơ chỉ có tờ khai 04.1-ĐKT, không kèm bảng kê BK04.1-ĐKT (điểm b khoản 6 Điều 7 Thông tư 90/2026)
6.8.11.5.5. Anthropic, PBC · Max plan – 5x · Sep 30–Oct 30, 2026	Dịch vụ Claude, kỳ 30/09 đến 30/10/2026	Tờ khai 01/NTNN, Phần II, mục I “Nhà cung cấp nước ngoài”, cột (2) Nội dung
6.8.11.5.6. VAT Registration — Vietnam VAT	9000020034	Cột (3) Mã số thuế của nhà cung cấp nước ngoài
6.8.11.5.7. Invoice number, Date of issue	IYYTW4K6-0025, 30/09/2026	Cột (4) Hợp đồng (số, ngày). Không có hợp đồng ký tay thì ghi số hoá đơn và ngày hoá đơn, lưu kèm điều khoản dịch vụ
6.8.11.5.8. Amount paid × tỷ giá ngân hàng ngày trừ tiền	111,11 USD × 26.300 = 2.922.193 đồng (tỷ giá giả định, thay bằng số trên sao kê thẻ)	Cột (5) Số tiền thanh toán
6.8.11.5.9. Date paid	30/09/2026	Cột (6) Ngày thanh toán. Đây cũng là thời điểm khấu trừ (điểm a khoản 1 Điều 44 Nghị định 252/2026)

6.8.11.6. Tờ khai 01/NTNN, NCCNN Phần II điền sẵn từ chứng từ trên

Mẫu số: 01/NTNN, NCCNN
(Kèm theo Thông tư số 89/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

TỜ KHAI THUẾ NHÀ THẦU NƯỚC NGOÀI; NHÀ CUNG CẤP NƯỚC NGOÀI

[01] Kỳ tính thuế: lần phát sinh ngày 30/09/2026 hoặc tháng 09 năm 2026

[02] Lần đầu: x

[04] Tổ chức kinh doanh tại Việt Nam khấu trừ và nộp thay: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH KHỞI NGHIỆP

[05] Mã số thuế: mã số thuế nộp thay đã được cấp

Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam

II. Tổ chức kinh doanh tại Việt Nam khấu trừ và nộp thay cho nhà cung cấp nước ngoài

I. Nhà cung cấp nước ngoài

Kéo ngang để xem đủ 14 cột

STT	Nội dung	Mã số thuế của nhà cung cấp nước ngoài	Hợp đồng (Số, ngày)	Số tiền thanh toán	Ngày thanh toán	Doanh thu tính thuế giá trị gia tăng	Tỷ lệ % thuế giá trị gia tăng	Thuế giá trị gia tăng phải nộp (9)=(7)x(8)	Doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp	Tỷ lệ (%) thuế thu nhập doanh nghiệp	Số thuế được miễn giảm theo Hiệp định	Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (13)=(10)x(11)-(12)	Tổng số thuế phải nộp ngân sách nhà nước (14)=(9)+(13)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)	(11)	(12)	(13)	(14)
A	Dịch vụ Claude Max — Anthropic, PBC	9000020034	IYYTW4K6-0025 30/09/2026	2.922.193	30/09/2026	2.922.193	5%	146.110	2.922.193	5%	0	146.110	292.220

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã khai./.

NGƯỜI TRỰC TIẾP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC VỀ THUẾ
Họ và tên: ………
Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về thuế số: ………

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 12 tháng 10 năm 2026
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có)/Ký điện tử)
Người đại diện theo pháp luật

6.8.11.7. Hạn khai và nộp cho chứng từ này

6.8.11.7.1. Khai theo lần: trả tiền ngày 30/09/2026, đếm từ 01/10 là ngày thứ 1, ngày thứ 10 là 10/10/2026. Ngày đó là thứ Bảy nên dời sang thứ Hai 12/10/2026.
6.8.11.7.2. Khai theo tháng: gộp mọi lần trả trong tháng 09/2026, hạn ngày 20/10/2026 (thứ Ba).

Tỷ lệ 5% thuế giá trị gia tăng và 5% thuế thu nhập doanh nghiệp là tỷ lệ cho dịch vụ ở mục 7; Sếp đối chiếu lại cho loại dịch vụ của mình. Tỷ giá 26.300 là giả định để minh hoạ. Chứng từ này hãng đã tự thu 11,11 USD thuế giá trị gia tăng Việt Nam: nếu doanh nghiệp vẫn khấu trừ thay theo tờ khai trên thì thuế giá trị gia tăng bị nộp hai lần. Cách xử lý (đề nghị hãng thôi thu, hay hãng đã nộp thì bên mua không khấu trừ phần đó) tụi mình chưa thấy văn bản hướng dẫn riêng; Sếp hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi khai.

6.8.12. Hoá đơn Google Workspace tháng 09/2026:

Google Workspace: Đã có hoá đơn cho taichinhkhoinghiep.vn

Bên bán	Google Asia Pacific Pte. Ltd., 70 Pasir Panjang Road, Singapore
Tên khách hàng trên hoá đơn	CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH KHỞI NGHIỆP
Miền	taichinhkhoinghiep.vn
Gói	Google Workspace Business Standard
Số hoá đơn	56938•••••
Tệp kèm	Hoá đơn PDF đính kèm thư, tự trừ tiền vào thẻ

Điểm đúng: tên trên hoá đơn là tên công ty, không phải tên cá nhân. Sếp vào admin.google.com, mục Thanh toán, Hồ sơ thanh toán để sửa tên và địa chỉ cho đúng giấy đăng ký doanh nghiệp trước kỳ hoá đơn kế tiếp.

6.8.13. Bộ hồ sơ cho mỗi kỳ trừ tiền của một hãng:

Tick	Chứng từ
☐	6.8.13.1. Hoá đơn hoặc biên nhận PDF của hãng, đúng tên công ty
☐	6.8.13.2. Sao kê thẻ hoặc uỷ nhiệm chi của công ty khớp số tiền, ngày
☐	6.8.13.3. Tỷ giá ngân hàng ngày trừ tiền
☐	6.8.13.4. Doanh nghiệp phương pháp khấu trừ: tờ khai 01/NTNN, NCCNN Phần II và giấy nộp tiền thuế của kỳ đó
☐	6.8.13.5. Điều khoản dịch vụ của hãng (bản lưu có ngày) và ảnh trang gói đang dùng

7. HOW MUCH — Tỷ lệ và ba ví dụ có số

Trả lời ngay: số thuế bằng doanh thu tính thuế × tỷ lệ %. Tỷ lệ tuỳ loại hoạt động:

Hoạt động	giá trị gia tăng	thu nhập doanh nghiệp
7.1. Dịch vụ thông thường (tư vấn, đào tạo, quản lý…)	5%	5%
7.2. Dịch vụ phần mềm	Không chịu	5%
7.3. Cung cấp hàng hoá kèm dịch vụ tại Việt Nam	1%	1%
7.4. Xây dựng, lắp đặt bao thầu nguyên vật liệu; vận tải	3%	2%
7.5. Bản quyền	—	10%
7.6. Lãi vay	—	5%

Dòng tư vấn và phần mềm đã được đối chiếu có điều khoản (Phụ lục I Thông tư 69/2025; khoản 13 Điều 4 Nghị định 181/2025; khoản 3 Điều 12 Nghị định 320/2025). Các dòng còn lại lấy từ bản tóm tắt của hãng tư vấn, Sếp đối chiếu phụ lục Nghị định 320/2025 trước khi áp cho hợp đồng lớn. Hợp đồng nhiều phần mà không tách được giá thì áp tỷ lệ cao nhất cho cả hợp đồng.

Ví dụ 1. Hợp đồng ghi “giá đã gồm thuế” 100 triệu đồng, dịch vụ tư vấn. Doanh thu tính thuế là 100 triệu. Thuế giá trị gia tăng 5 triệu, thuế thu nhập doanh nghiệp 5 triệu. Bên Việt Nam giữ lại 10 triệu nộp thuế, chuyển cho nhà thầu 90 triệu. Đây là cách có lợi nhất cho bên Việt Nam.

Ví dụ 2. Hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ” 100 triệu, dịch vụ phần mềm. Phần mềm không chịu giá trị gia tăng. Phải quy ngược doanh thu: 100.000.000 ÷ (1 − 5%) = 105.263.158 đồng. Thuế thu nhập doanh nghiệp là 5.263.158 đồng, bên Việt Nam tự bỏ thêm khoản này.

Ví dụ 3. Hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ” 100 triệu, dịch vụ tư vấn (đúng ca chị Lan). Đây là chỗ hai cách hiểu đang cho ra hai số khác nhau, tụi mình đặt cạnh nhau để Sếp thấy:

	Cách A — tính hai bước	Cách B — tính một bước
7.7. Cách tính	giá trị gia tăng: 100tr ÷ 0,95. thu nhập doanh nghiệp: (100tr + giá trị gia tăng) ÷ 0,95	100tr ÷ (1 − 5% − 5%)
7.8. Thuế giá trị gia tăng	5.263.158	5.555.556
7.9. Thuế thu nhập doanh nghiệp	5.540.166	5.555.556
7.10. Tổng thuế	10.803.324	11.111.112

Lệch nhau khoảng 300 nghìn trên mỗi 100 triệu. Gốc của chỗ lệch là Thông tư 20/2026 đã bỏ quy định cũ “doanh thu tính thu nhập doanh nghiệp không gồm giá trị gia tăng”, nhưng chưa có công văn nào hướng dẫn dứt điểm cách quy ngược. Với hợp đồng giá trị lớn, Sếp nên hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi chọn cách tính. Còn cách chắc ăn nhất là ghi ngay từ hợp đồng “giá đã gồm các loại thuế nhà thầu”, khi đó không cần quy ngược.

Nộp trễ thì tốn gì? Ngoài số thuế, Sếp chịu tiền chậm nộp tính theo số ngày trễ, và có thể bị phạt chậm nộp tờ khai theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Mức tiền chậm nộp lâu nay là 0,03% mỗi ngày; tụi mình chưa đối chiếu được nguyên văn mức này trong Luật Quản lý thuế 108/2025 nên không đưa số cụ thể vào ví dụ.

8. Ba dòng phải khớp

8.1. Chủ thể: tên nhà thầu trên hợp đồng, trên tờ khai và trên lệnh chuyển tiền ra nước ngoài phải là một.
8.2. Nội dung: loại dịch vụ ghi trong hợp đồng phải khớp tỷ lệ đã khai. Ghi “phí quản lý” mà khai tỷ lệ phần mềm là lệch.
8.3. Dòng tiền: số tiền chuyển ra nước ngoài cộng số thuế đã nộp phải khớp giá trị hợp đồng theo đúng cách tính đã chọn.

9. Hạch toán

Chế độ kế toán đang áp dụng cho từng loại hình xem ở bài Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai. Bút toán dưới đây theo hệ thống tài khoản quen thuộc của Thông tư 200/2014 và 133/2016; doanh nghiệp dùng Thông tư 99/2025 đối chiếu số hiệu tài khoản tương ứng.

Số liệu lấy theo ví dụ 1 ở mục 7: hợp đồng tư vấn 100.000.000 đồng, ghi “giá đã gồm thuế”. Thuế giá trị gia tăng nhà thầu 5% là 5.000.000; thuế thu nhập doanh nghiệp nhà thầu 5% là 5.000.000; nhà thầu thực nhận 90.000.000. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Chữ T cục bộ — từng bút toán

Cách đọc: kế toán quốc tế gọi Nợ là bên trái, Có là bên phải. Tài sản và chi phí tăng thì ghi Nợ, giảm thì ghi Có. Nợ phải trả, vốn và doanh thu thì ngược lại: tăng ghi Có, giảm ghi Nợ. Mỗi dòng dưới đây ghi rõ tên tài khoản và dòng đó làm tăng hay giảm cái gì.

Bút toán (1): nhận dịch vụ, ghi nhận công nợ phải trả nhà thầu

Nợ 642	Chi phí quản lý doanh nghiệp : 95.000.000 đồng Tăng chi phí: công ty đã dùng dịch vụ tư vấn, ghi nhận phần chi phí thật (giá hợp đồng trừ thuế giá trị gia tăng).
Nợ 1331	Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ : 5.000.000 đồng Tăng tài sản: khoản thuế công ty được trừ lại trên tờ khai thuế giá trị gia tăng của mình.
Có 331	Phải trả người bán (nhà thầu ABC Consulting) : 100.000.000 đồng Tăng nợ phải trả: công ty đang nợ nhà thầu toàn bộ giá hợp đồng.

642

Chi phí quản lý

Nợ

(1)95.000.000

Có

1331

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Nợ

(1)5.000.000

Có

331

Phải trả nhà thầu

Nợ

Có

(1)100.000.000

Phần thuế giá trị gia tăng nhà thầu tách khỏi chi phí vì công ty được khấu trừ, căn cứ là chứng từ nộp thuế ở bút toán (3).

Bút toán (2): giữ lại thuế để nộp thay nhà thầu

Nợ 331	Phải trả người bán (nhà thầu ABC Consulting) : 10.000.000 đồng Giảm nợ phải trả nhà thầu: phần thuế này công ty giữ lại, không trả cho nhà thầu.
Có 3331	Thuế giá trị gia tăng phải nộp (chi tiết: thuế nhà thầu) : 5.000.000 đồng Tăng nợ phải trả nhà nước: thuế giá trị gia tăng công ty nộp thay nhà thầu.
Có 3334	Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (chi tiết: thuế nhà thầu) : 5.000.000 đồng Tăng nợ phải trả nhà nước: thuế thu nhập doanh nghiệp công ty nộp thay nhà thầu.

331

Phải trả nhà thầu

Nợ

(2)10.000.000

Có

3331

Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Nợ

Có

(2)5.000.000

3334

Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

Nợ

Có

(2)5.000.000

Bút toán (3): nộp thuế nhà thầu vào ngân sách nhà nước

Nợ 3331	Thuế giá trị gia tăng phải nộp (chi tiết: thuế nhà thầu) : 5.000.000 đồng Giảm nợ phải trả nhà nước: đã nộp xong thuế giá trị gia tăng nhà thầu.
Nợ 3334	Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (chi tiết: thuế nhà thầu) : 5.000.000 đồng Giảm nợ phải trả nhà nước: đã nộp xong thuế thu nhập doanh nghiệp nhà thầu.
Có 112	Tiền gửi ngân hàng : 10.000.000 đồng Giảm tài sản: tiền ra khỏi tài khoản ngân hàng để nộp thuế.

3331

Nợ

(3)5.000.000

Có

3334

Nợ

(3)5.000.000

Có

112

Tiền gửi ngân hàng

Nợ

Có

(3)10.000.000

Bút toán (4): chuyển tiền cho nhà thầu phần thực nhận

Nợ 331	Phải trả người bán (nhà thầu ABC Consulting) : 90.000.000 đồng Giảm nợ phải trả: đã trả hết phần nhà thầu thực nhận, công nợ về 0.
Có 112	Tiền gửi ngân hàng : 90.000.000 đồng Giảm tài sản: tiền chuyển ra nước ngoài cho nhà thầu.

331

Nợ

(4)90.000.000

Có

112

Nợ

Có

(4)90.000.000

Chữ T tổng thể — cả bức tranh

642

Chi phí quản lý

Nợ

(1)95.000.000

Có

Số dư nợ: 95.000.000

1331

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Nợ

(1)5.000.000

Có

Số dư nợ: 5.000.000

331

Phải trả nhà thầu

Nợ

(2)10.000.000

(4)90.000.000

Có

(1)100.000.000

Số dư: 0

3331

Thuế giá trị gia tăng nhà thầu

Nợ

(3)5.000.000

Có

(2)5.000.000

Số dư: 0

3334

Thuế thu nhập doanh nghiệp nhà thầu

Nợ

(3)5.000.000

Có

(2)5.000.000

Số dư: 0

112

Tiền gửi ngân hàng

Nợ

Có

(3)10.000.000

(4)90.000.000

Số dư có: 100.000.000

Đọc bức tranh tổng:

9.1. Tiền ra khỏi ngân hàng đúng bằng giá hợp đồng: 100.000.000.
9.2. Công nợ nhà thầu và hai khoản thuế phải nộp đều về số dư 0, nghĩa là đã trả đủ, nộp đủ.
9.3. Chi phí được trừ là 95.000.000, còn 5.000.000 thuế giá trị gia tăng nằm ở 1331 để khấu trừ trên tờ khai thuế giá trị gia tăng của công ty.
9.4. Thuế thu nhập doanh nghiệp nhà thầu 5.000.000 đã nằm trong 95.000.000 chi phí, vì hợp đồng ghi giá đã gồm thuế.

Nếu hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ”: doanh thu tính thuế phải quy ngược (xem ví dụ 3 mục 7). Phần thuế công ty gánh thêm cộng vào chi phí ở bút toán (1) chứ không trừ vào tiền trả nhà thầu. Phần thuế thu nhập doanh nghiệp gánh thêm này được trừ khi tính thuế của công ty, vì hợp đồng đã thoả thuận nhà thầu nhận không gồm thuế (xem mục 6.7).

10. Năm lỗi hay gặp

10.1. Nghĩ nhà thầu phải tự lo thuế: sai với đa số trường hợp, người khai thay là bên Việt Nam.
10.2. Dùng mã số thuế công ty để khai thay: phải có mã số thuế nộp thay riêng (mẫu 04.1-ĐKT).
10.3. Tính giá trị gia tăng cho phần mềm: phần mềm không chịu giá trị gia tăng, khai thừa là mất tiền oan.
10.4. Hợp đồng không ghi rõ giá gồm thuế hay chưa: tới lúc tính thuế mới cãi nhau với nhà thầu, và thường bên Việt Nam chịu thiệt.
10.5. Vẫn làm theo Thông tư 103/2014: văn bản này hết hiệu lực từ 01/07/2026, cách tính thu nhập doanh nghiệp đã đổi.

11. Việc cần làm ngay trong tuần này

Tick	Việc
☐	11.1. Lọc sao kê ngân hàng 6 tháng qua, tìm mọi khoản chuyển tiền ra nước ngoài
☐	11.2. Với mỗi khoản, đối chiếu bảng mục 2: thuộc diện hay không
☐	11.3. Kiểm công ty đã có mã số thuế nộp thay chưa; chưa có thì làm mẫu 04.1-ĐKT
☐	11.4. Khoản nào thuộc diện mà chưa khai: tính lại theo mục 7, khai bổ sung sớm để giảm tiền chậm nộp
☐	11.5. Hợp đồng sắp ký với bên nước ngoài: thêm câu “giá đã bao gồm các loại thuế nhà thầu theo pháp luật Việt Nam”

Ký trước khi đọc kỹ dòng thuế thì nhà thầu cầm đủ tiền, còn mình cầm thêm khoản thuế.

Hai bài làm theo từng bước, có tờ khai điền sẵn:

Đọc thêm:

ví dụ chi tiết hợp đồng dịch vụ phần mềm.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

Sếp đang có hợp đồng với bên nước ngoài, chưa chắc dòng thuế ghi đúng chưa? Gửi tụi mình coi trước khi ký, hoặc hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn. Coi trước khi ký thì sửa được. Coi lúc bị kiểm tra thì chỉ còn tiền chậm nộp.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #nhathaunuocngoai

Thuế TNDN tạm tính theo quý — ngưỡng 80% và cách tính nhanh

Tình huống điển hình: quý 3 công ty lãi nhiều hơn dự kiến, kế toán vẫn tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo số ước tính đầu năm — thấp hơn thực tế. Tới lúc quyết toán năm mới biết đã nộp thiếu, bị tính thêm tiền chậm nộp trên phần chênh lệch.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Khoản 3 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 126/2020/NĐ-CP — quy định ngưỡng tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 4 quý.

Trạng thái hiệu lực tra ngày 30/09/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác — riêng phần này chưa có tín hiệu bị thay bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP (nghị định đó chỉ về hoá đơn, chứng từ, không phải kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp).

2. Nguyên tắc tạm nộp theo quý

2.1. Doanh nghiệp tự xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp từng quý dựa trên kết quả kinh doanh thực tế của quý đó (không phải ước tính đầu năm cố định).

2.2. Tổng số thuế đã tạm nộp của 4 quý không được thấp hơn 80% số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp theo quyết toán năm — nếu thấp hơn, phần chênh lệch phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày, tính từ ngày kế tiếp hạn nộp thuế quý 4 đến ngày liền kề trước ngày nộp đủ số còn thiếu.

Mốc 80% là mốc quan trọng nhất — nhiều doanh nghiệp chỉ nhớ “tạm nộp cho có” mà quên đối chiếu ngưỡng này.

3. Cách tính nhanh mỗi quý

Bước	Việc làm
3.1	Ước tính lợi nhuận chịu thuế luỹ kế từ đầu năm tới hết quý hiện tại
3.2	Tính thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp luỹ kế = lợi nhuận chịu thuế luỹ kế × thuế suất
3.3	Số phải nộp quý này = số tạm nộp luỹ kế − số đã tạm nộp các quý trước

4. Ba lỗi hay gặp

Giữ nguyên số tạm nộp ước tính từ đầu năm, không cập nhật theo kết quả kinh doanh thực tế từng quý.
Không kiểm tra lại tổng 4 quý có đạt 80% số quyết toán năm hay chưa trước ngày hết hạn nộp quý 4.
Quý lỗ vẫn nộp thuế theo thói quen của quý trước, hoặc quý lãi đột biến quên điều chỉnh tăng.

5. Việc cần làm ngay trong tuần này

Ước lại lợi nhuận luỹ kế tới hết quý gần nhất, so với số đã tạm nộp.
Nếu đang thấp hơn 80% dự kiến quyết toán năm, chủ động nộp thêm ở quý 4 để tránh tiền chậm nộp.

Bước tiếp — nhắn tụi mình. Sếp gửi số liệu kinh doanh luỹ kế, tụi mình tính giúp xem đã tạm nộp đủ ngưỡng 80% chưa, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm, CHƯA kiểm chứng đầy đủ văn bản bản mới nhất. Không thay thế tư vấn pháp lý chính thức.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#thuetndn

Đăng ký khuyến mại xong — hoá đơn phải ghi sao để chi phí được trừ

Tình huống điển hình, dữ liệu lấy từ bảng kê thật của một nhãn hàng tiêu dùng (đã ẩn tên thương hiệu): công ty chạy chương trình “mua 1 chai nước tẩy đa năng tặng 1 miếng xốp chà nhám”, đã thông báo đúng thủ tục với Sở Công Thương, bán ra gần 5.000 combo trong bảy tháng. Tới lúc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán mới phát hiện: phần “miếng xốp chà nhám” trên hoá đơn chỉ ghi vỏn vẹn “Miếng xốp chà nhám Dr.Natro bằng bột (Hàng tặng không thu tiền)” — không có chất liệu, không có kích thước, không có số lượng rõ ràng cho từng combo. Một dòng hoá đơn tưởng chừng chi tiết nhỏ, lại là thứ cơ quan thuế có thể dựa vào để loại cả khoản chi phí khuyến mại ra khỏi chi phí được trừ.

4.894

combo đã bán ra trong 7 tháng với đúng dòng mô tả mơ hồ ở trên — một dòng hoá đơn thiếu vài chữ, nhân với gần 5.000 lần, là quy mô rủi ro thật đang nói tới trong bài này.

1. Vì sao một dòng mô tả hàng tặng lại quan trọng tới mức này

1.1. Khuyến mại tặng hàng kèm, về bản chất, là doanh nghiệp “cho không” một phần giá trị hàng hoá. Cơ quan thuế nhìn một khoản “cho không” bằng con mắt khác hẳn một khoản bán hàng bình thường — vì đây chính là chỗ dễ bị lợi dụng để hợp thức hoá chi phí không có thật, hoặc để chuyển lợi nhuận ra khỏi sổ sách dưới danh nghĩa “tặng”. Vì vậy pháp luật đặt ra nguyên tắc rất rõ: hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đều PHẢI lập hoá đơn (Điều 4 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — ban hành 30/06/2026, hiệu lực từ 01/07/2026) — không có chuyện “tặng thì khỏi xuất hoá đơn”.

1.2. Có hai lớp hồ sơ phải khớp nhau: lớp một là hồ sơ đăng ký/thông báo khuyến mại gửi Sở Công Thương (nói “tặng cái gì, bao nhiêu, điều kiện gì”); lớp hai là hoá đơn thực tế xuất ra khi bán hàng (phải ghi đúng những gì đã đăng ký). Khoảng cách giữa hai lớp hồ sơ này càng mơ hồ, chi phí khuyến mại càng dễ bị cơ quan thuế từ chối khi quyết toán — không phải vì doanh nghiệp làm sai, mà vì không chứng minh được mình làm đúng.

⛔ Lưu ý quan trọng: giá trị hàng tặng ghi trên hoá đơn KHÔNG mặc nhiên là 0 đồng — đây là điểm nhiều người hiểu nhầm. Luật chỉ nói đơn giá ghi theo đơn vị tính và khoản khuyến mại phải thể hiện rõ trên hoá đơn (Phụ lục khoản 5 điểm a.4 và điểm đ Nghị định 254/2026/NĐ-CP), còn cách tính giá cụ thể theo đúng pháp luật thuế giá trị gia tăng — không có một con số “chuẩn” áp dụng chung cho mọi trường hợp. Tuyệt đối không tự ý ghi giá trị thấp hơn thực tế — xem mục 1.3 ngay dưới đây.

1.3. Ranh giới không được vượt qua. Theo điểm c khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hành vi ghi giá trị trên hoá đơn thấp hơn giá trị thanh toán thực tế để khai thuế bị coi là hành vi trốn thuế — không phải sai sót nhỏ. Thêm nữa, điểm h khoản 2 Điều 24 cùng luật này cho phép cơ quan thuế ấn định lại số thuế nếu chứng từ không phản ánh đúng bản chất giao dịch. Vì vậy, dù chọn ghi giá trị hàng tặng theo cách nào, điều quan trọng nhất là giá trị đó phải phản ánh đúng thực tế (thường là giá vốn hoặc giá bán thông thường của món hàng tặng), có hồ sơ chứng minh đi kèm — không phải một con số tuỳ ý ghi cho “có”.

2. Ba bước bắt buộc, đúng thứ tự

2.1. Đăng ký hoặc thông báo chương trình khuyến mại với Sở Công Thương trước khi bắt đầu bán — theo đúng mẫu quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa bởi Nghị định 239/2026/NĐ-CP, xem bài trước). Giữ lại số tiếp nhận hoặc văn bản chấp thuận, đây là “giấy khai sinh” của chương trình.
2.2. Lập hoá đơn cho hàng tặng kèm: có hai cách hợp lệ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP: ghi hàng tặng thành dòng riêng ngay trên hoá đơn bán hàng chính (ghi rõ “Hàng tặng không thu tiền”), hoặc gộp lại thành hoá đơn tổng hợp theo tháng/quý kèm theo bảng kê chi tiết (tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, người lập ký — theo Phụ lục khoản 5 điểm a.3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Cách thứ hai phù hợp khi khuyến mại chạy liên tục, số lượng giao dịch lớn, khó ghi riêng từng dòng mỗi lần bán.
2.3. Lưu bảng kê đối chiếu số lượng hàng tặng đã xuất theo từng kỳ (tháng/quý) so với số lượng đã đăng ký hoặc dự trù trong hồ sơ ban đầu — đây là thứ cơ quan thuế thường đòi xem đầu tiên khi kiểm tra chi phí khuyến mại.

3. Ví dụ thật — vì sao mô tả hàng tặng mơ hồ là một lỗ hổng

3.1. Cách ghi CŨ — nhãn hàng này từng dùng:

“Miếng xốp chà nhám Dr.Natro bằng bột (Hàng tặng không thu tiền). SL: 2 Miếng (ĐVT: Miếng)”

Thiếu gì: không chất liệu, không kích thước, không có cơ sở đối chiếu với giá vốn hàng tặng đã kê khai trong hồ sơ nội bộ — một dòng mô tả đúng nhưng không đủ chi tiết để chứng minh giá trị.

3.2. Cách ghi MỚI — sau khi rà soát lại:

“Miếng xốp chà nhám, chất liệu bọt biển phủ 1 lớp hạt nhám (cát kim cương), dùng để đánh bóng, chà nhám các bề mặt gỗ, kích thước 100×120×13mm (±10%), hiệu [thương hiệu], mới 100% (Hàng tặng không thu tiền). SL: 2 chiếc (ĐVT: Chiếc)”

Dài hơn hẳn, nhưng đổi lại được ba điều:

3.2.1. Bất kỳ ai đọc hoá đơn — kể cả người kiểm tra thuế chưa từng thấy sản phẩm — cũng hình dung được chính xác món hàng.
3.2.2. Đối chiếu được với bảng giá vốn nội bộ.
3.2.3. Xác nhận được đây đúng là món đã đăng ký khuyến mại, không phải một khoản “tặng” mơ hồ dựng lên để giảm thuế.

3.3. Áp dụng sang số liệu thật — vì sao một dòng mô tả lại đáng để sửa:

3.3.1. Riêng dòng sản phẩm “tặng 1 miếng xốp chà nhám” bán ra 4.894 combo trong bảy tháng (tháng 3 đến tháng 9) theo bảng kê nội bộ.
3.3.2. Nếu cách ghi mơ hồ bị cơ quan thuế từ chối công nhận là khuyến mại hợp lệ, giá trị hàng tặng của gần 5.000 giao dịch đó có nguy cơ bị tính lại thành “cho, biếu, tặng”.
3.3.3. Hệ quả: vừa phải xuất hoá đơn tính thuế giá trị gia tăng như bán hàng bình thường, vừa bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Một dòng mô tả chi tiết hơn vài chữ, đổi lại là tránh được rủi ro nhân với hàng nghìn giao dịch.

Nhớ một câu: chữ viết trên hoá đơn rẻ, sửa trước khi bán ra tốn vài phút — còn sửa sau khi cơ quan thuế đã hỏi thì tốn cả khoản chi phí của hàng nghìn giao dịch cộng lại.

3.4. Nhìn trực tiếp trên MẪU HOÁ ĐƠN THẬT, để Sếp đối chiếu với hoá đơn nhà mình đang xuất — một mẫu cho hộ kinh doanh, một mẫu cho công ty, vì hai loại hình ghi khác nhau:

📄 Mẫu 1 — HỘ KINH DOANH (hoá đơn điện tử bán hàng)

HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG

Mẫu số: 01/CTT · Ký hiệu: C25MXX · Số: 0004512

Hộ kinh doanh: [Tên hộ kinh doanh] — mã số thuế: 03XXXXXXXX
Khách hàng: Nguyễn Thị H. — Ngày lập: 15/09/2026

Tên hàng hoá	SL	Đơn giá	Thành tiền
Siêu Tẩy Đa Năng Dr.Natro 500ml	1	65.000	65.000
Miếng xốp chà nhám, chất liệu bọt biển phủ 1 lớp hạt nhám (cát kim cương), kích thước 100×120×13mm (±10%) (Hàng tặng không thu tiền)	1	0	0
Tổng cộng			65.000

Kèm theo Thông báo khuyến mại số …/TB-SCT ngày … (Sở Công Thương tiếp nhận)

Ghi chú “(Hàng tặng không thu tiền)” ngay trong tên hàng — đây là cách ghi chắc chắn đúng luật (Phụ lục khoản 5 điểm a.4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: khoản khuyến mại phải thể hiện rõ trên hoá đơn). Một số phần mềm lập hoá đơn có thêm cột phân loại dòng (ví dụ “tính chất giao dịch”) để hỗ trợ nhập liệu nhanh hơn — chi tiết giao diện tuỳ phần mềm Sếp đang dùng, không phải quy định chung bắt buộc trên mọi hoá đơn.

⛔ Mẫu trên ghi đơn giá 0 đồng vì miếng xốp chà nhám trong ví dụ này có giá vốn gần như không đáng kể (phụ kiện giá rẻ đi kèm). Đây KHÔNG phải quy tắc chung — nếu hàng tặng có giá vốn đáng kể, phải cân nhắc ghi giá trị phản ánh đúng thực tế theo đúng mục 1.3 ở trên, không mặc định 0 đồng cho mọi trường hợp.

📄 Mẫu 2 — CÔNG TY (hoá đơn điện tử giá trị gia tăng)

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Mẫu số: 01GTKT · Ký hiệu: C25TXX · Số: 0008821

Đơn vị bán: [Tên công ty] — mã số thuế: 03XXXXXXXX
Đơn vị mua: Công ty TNHH … — mã số thuế: 03XXXXXXXX — Ngày lập: 15/09/2026

Tên hàng hoá, dịch vụ	SL	Đơn giá	Thuế suất	Thành tiền
Combo 10 Chai Siêu Tẩy Đa Năng Dr.Natro	1	580.000	8%	580.000
10 Miếng xốp chà nhám, chất liệu bọt biển phủ 1 lớp hạt nhám (cát kim cương), kích thước 100×120×13mm (Hàng tặng không thu tiền)	10	0	8%	0
Cộng tiền hàng				580.000
Tiền thuế giá trị gia tăng (8%)				46.400
Tổng cộng tiền thanh toán				626.400

Thuế suất 8% (không phải 10%) vì đang trong thời gian giảm thuế giá trị gia tăng 2% theo Nghị quyết 204/2025/QH15, áp dụng 01/07/2025 – 31/12/2026 cho nhóm hàng đang chịu 10% (trừ viễn thông, ngân hàng, bất động sản, hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt…).

⛔ Đơn giá 0 đồng ở dòng khuyến mại chỉ đúng vì giá vốn phụ kiện trong ví dụ này gần như không đáng kể — không phải quy tắc áp dụng cho mọi hàng tặng, xem lại mục 1.3.

Kèm theo Thông báo khuyến mại số …/TB-SCT ngày … (Sở Công Thương tiếp nhận)

Khác biệt chính giữa hai mẫu: hoá đơn công ty phải tách riêng thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng cho từng dòng — kể cả dòng hàng tặng 0 đồng vẫn phải ghi đúng thuế suất của loại hàng đó (điểm b mục 5 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Hộ kinh doanh nộp thuế khoán/kê khai theo tỷ lệ % trên doanh thu thì hoá đơn bán hàng không tách dòng thuế suất.

4. Năm ví dụ thực chiến — nhìn cách thương hiệu lớn làm khuyến mại và ghi hàng tặng

Đối chiếu với các chuỗi bán lẻ lớn đang chạy khuyến mại thật (tra ngày 01/10/2026) để thấy nguyên tắc ở mục 1-3 áp dụng ra sao ngoài đời, không chỉ trên giấy:

4.1. Dr.Natro — “mua 1 tặng 1 phụ kiện”. Đúng ví dụ xuyên suốt bài: tặng kèm miếng xốp chà nhám khi mua chai nước tẩy. Bài học: hàng tặng phụ kiện đi kèm hàng chính (không phải tiền mặt, không phải phiếu mua hàng) là hình thức dễ kiểm soát giá trị nhất — vì phụ kiện thường có giá vốn rõ ràng, dễ ghi mô tả chi tiết.
4.2. Con Cưng — “mua 2 tính 1” cho sản phẩm cùng loại. Chương trình như “Mua 2 Siro Babyplus tính giá 1” về bản chất là giảm giá 50% cho sản phẩm thứ hai, không phải tặng hàng khác loại — cách ghi hoá đơn đơn giản hơn nhiều: ghi 2 sản phẩm, một dòng đơn giá đầy đủ, một dòng chiết khấu thương mại bằng đúng giá sản phẩm thứ hai, không cần dòng “hàng tặng” riêng.
4.3. Con Cưng — mã giảm giá theo mức đơn hàng (“giảm 18% tối đa 120.000đ cho đơn từ 900.000đ”). Đây là chiết khấu thương mại trên hoá đơn, không phải khuyến mại tặng hàng — ghi thẳng một dòng giảm trừ trên tổng hoá đơn, không ảnh hưởng tới quy trình đăng ký Sở Công Thương theo hình thức tặng hàng ở bài này (mã giảm giá % thuộc nhóm hình thức khác, có luật riêng).
4.4. Điện Máy Xanh — “Quà tặng trị giá 900.000đ” khi mua hàng giá trị lớn. Đây là hình thức khó ghi hoá đơn nhất trong năm ví dụ, vì quà tặng thường là một sản phẩm khác hẳn (nồi cơm điện, loa) — càng cần áp đúng nguyên tắc mục 3: ghi rõ tên, thông số, số lượng món quà, không chỉ ghi “quà tặng 900.000đ” chung chung, vì con số 900.000đ chỉ là giá trị quảng cáo, không phải căn cứ ghi hoá đơn.
4.5. Điện Máy Xanh — “Trả chậm 0%, trả trước 0đ”. Đây không phải khuyến mại tặng hàng — là hình thức tài chính (trả góp qua bên thứ ba), hoá đơn vẫn ghi đủ giá trị hàng hoá bình thường, phần lãi suất 0% là thoả thuận giữa khách và công ty tài chính, không xuất hiện trên hoá đơn bán hàng.

4.6. Rút gọn cách phân loại — ba trường hợp, ba cách ghi khác nhau:

Hình thức	Cách ghi hoá đơn	Ví dụ
4.6.1. Tặng sản phẩm khác	Dòng hàng tặng riêng, mô tả chi tiết	4.1, 4.4
4.6.2. Giảm giá trên chính sản phẩm đang mua	Chiết khấu thương mại, không cần dòng tặng riêng	4.2, 4.3
4.6.3. Hình thức tài chính (trả góp, mã giảm giá đơn hàng)	Không đụng quy trình đăng ký khuyến mại tặng hàng	4.3, 4.5

5. Bộ hồ sơ, chứng từ cần giữ — danh sách dùng được ngay

STT	Hồ sơ/chứng từ	Mục đích
5.1	Văn bản thông báo/đăng ký khuyến mại gửi Sở Công Thương + số tiếp nhận	Chứng minh chương trình hợp pháp ngay từ đầu
5.2	Thể lệ chương trình nội bộ (điều kiện tặng, thời gian, số lượng dự trù)	Căn cứ đối chiếu khi kiểm tra sau này
5.3	Hoá đơn điện tử ghi đủ hàng chính + hàng tặng, mô tả chi tiết (chất liệu, kích thước, số lượng)	Chứng từ gốc thể hiện giao dịch thật
5.4	Bảng kê số lượng hàng tặng đã xuất theo từng kỳ, đối chiếu với số đăng ký/dự trù	Phát hiện sớm nếu xuất vượt số đã đăng ký
5.5	Phiếu nhập/xuất kho riêng cho hàng dùng để khuyến mại	Tách bạch hàng bán thu tiền với hàng tặng không thu tiền trong sổ kho

6. Ba lỗi hay gặp

Ghi tên hàng tặng quá vắn tắt trên hoá đơn, không đủ chất liệu/kích thước/số lượng để đối chiếu giá trị — đúng lỗi của ví dụ trong bài này.
Số lượng hàng tặng xuất thực tế vượt số đã đăng ký/thông báo ban đầu mà không có văn bản bổ sung — phần vượt dễ bị coi là ngoài chương trình, không được hưởng ưu đãi thuế.
Không tách sổ kho giữa hàng bán và hàng khuyến mại, gây khó khăn khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu tồn kho với số lượng đã tặng.

7. Việc cần làm ngay trong tuần này

Rà lại mẫu mô tả hàng tặng đang dùng trên hoá đơn điện tử — bổ sung chất liệu, kích thước, số lượng nếu đang ghi quá vắn tắt.
Đối chiếu số lượng hàng tặng đã xuất từ đầu chương trình tới nay với số đã đăng ký/dự trù ban đầu.
Kiểm tra sổ kho có tách riêng hàng khuyến mại với hàng bán thu tiền không.

Bước tiếp — nhắn tụi mình. Sếp đang chạy chương trình khuyến mại có tặng hàng kèm, gửi tụi mình coi cùng mẫu hoá đơn và bộ hồ sơ đã đủ chưa trước khi quyết toán, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức, dựa trên ví dụ thật đã ẩn tên thương hiệu. Các căn cứ pháp lý đã đối chiếu qua AI Luật ngày 01/10/2026: hàng khuyến mại phải lập hoá đơn (khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP); nội dung bắt buộc trên hoá đơn và cách ghi đơn giá, khoản khuyến mại (điểm đ khoản 1 Điều 10, điểm a.4 và điểm đ mục 5 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP); ghi giá trị thấp hơn thực tế để giảm thuế là hành vi trốn thuế (điểm c khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15); cơ quan thuế được ấn định lại thuế nếu chứng từ không phản ánh đúng bản chất giao dịch (điểm h khoản 2 Điều 24 cùng luật). ⛔ Luật hiện hành không quy định một con số “chuẩn” duy nhất cho giá trị hàng tặng (0 đồng/giá vốn/giá bán) — cách tính cụ thể theo pháp luật thuế giá trị gia tăng chi tiết hơn, Sếp nên nhờ kế toán hoặc vai 29 tra thêm cho đúng trường hợp của mình trước khi áp dụng số liệu cụ thể. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#khuyenmai
#hoadondientu

Chi phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động — đối chiếu giá thị trường, thuế TNDN và TNCN (Thông tư 25/2026/TT-BYT)

Một công ty vừa nhận được công văn: phòng khám hợp tác gửi bảng giá gói khám sức khoẻ định kỳ theo Thông tư 25/2026/TT-BYT — 680.000 đồng/người với nam, 1.122.000 đồng/người với nữ đã lập gia đình. Kế toán cầm bảng giá, câu hỏi đầu tiên không phải “đắt hay rẻ”, mà là: chi khoản này có bị loại khi quyết toán không, nhân viên có bị tính thêm thuế thu nhập cá nhân không.

Bài này trả lời đúng hai câu đó, kèm bảng đối chiếu giá thị trường để biết mức trong công văn có hợp lý không.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13: nghĩa vụ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ.
1.2. Thông tư 32/2023/TT-BYT, được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT (Bộ Y tế ban hành 30/06/2026, hiệu lực từ 01/07/2026): nội dung chuyên môn khám sức khoẻ.
1.3. Nghị định 320/2025/NĐ-CP: mức trần chi phúc lợi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 28/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

2. Bắt buộc hay tự nguyện — mức tối thiểu theo luật

2.1. Mỗi năm, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khoẻ ít nhất 1 lần cho toàn bộ người lao động.

2.2. Người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người khuyết tật; người chưa thành niên; người cao tuổi: khám ít nhất 6 tháng một lần.

2.3. Lao động nữ: bắt buộc có khám chuyên khoa phụ sản trong gói khám định kỳ.

Không tổ chức khám sức khoẻ định kỳ là vi phạm nghĩa vụ người sử dụng lao động, bị xử phạt hành chính theo quy định về an toàn, vệ sinh lao động — không phải việc “làm cũng được, không làm cũng được”.

2.4. Hộ kinh doanh có bắt buộc khám không? Có. Điều 21 khoản 1 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13 áp dụng cho mọi người sử dụng lao động có thuê người làm việc theo hợp đồng lao động, không phân biệt loại hình (công ty, hộ kinh doanh, hợp tác xã). Quy mô nhỏ hay chỉ là hộ kinh doanh không phải lý do được miễn. Khác biệt duy nhất nằm ở cách tính thuế. Từ năm 2026 hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán (Nghị định 68/2026/NĐ-CP), mà nộp theo doanh thu hoặc theo thu nhập. Hộ không nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, nên phần “trần phúc lợi 01 tháng lương” ở mục 5 KHÔNG áp dụng cho hộ kinh doanh. Trần này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Thông tư 25/2026/TT-BYT đổi gì so với trước

3.1. Thêm Mẫu 04 — hồ sơ khám sức khoẻ tâm thần, dùng khi có chỉ định hoặc yêu cầu phù hợp.

3.2. Khám cận lâm sàng (xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh) chỉ thực hiện khi có chỉ định của bác sĩ khám, không mặc định làm đủ mọi mục như trước. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới việc gói khám thực tế có thể ít mục hơn gói chào giá ban đầu.

3.3. Khám nội tổng quát vẫn giữ đủ các hệ: tim mạch, hô hấp, tiêu hoá, thận – tiết niệu, nội tiết, cơ xương khớp, thần kinh – tâm thần, cùng đo chiều cao, cân nặng, BMI, mạch, huyết áp.

4. Chi phí — đối chiếu bảng giá công văn với giá thị trường

Dịch vụ	Nam	Nữ độc thân	Nữ đã lập gia đình
4.1. Khám lâm sàng, tư vấn, phân loại sức khoẻ	150.000	150.000	150.000
4.2. X-quang phổi thẳng	120.000	120.000	120.000
4.3. Xét nghiệm công thức máu	90.000	90.000	90.000
4.4. Tổng phân tích nước tiểu	55.000	55.000	55.000
4.5. Glucose, Creatinine, Ure, SGOT-SGPT (4 mục)	265.000	265.000	265.000
4.6. Khám sản phụ khoa	—	30.000	30.000
4.7. Siêu âm 2 tuyến vú	—	112.000	112.000
4.8. Phết tế bào cổ tử cung (Pap smear)	—	—	300.000
4.9. Tổng cộng/người	680.000	822.000	1.122.000

Đối chiếu 9 bệnh viện, phòng khám tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh (tra ngày 28/09/2026): gói cơ bản dao động 519.000 – 1.500.000 đồng/người, gói nâng cao 1.300.000 – 4.000.000 đồng/người. Mức trong công văn (680.000 – 1.122.000 đồng) nằm ở phân khúc gói cơ bản, không phải giá bất thường.

5. Thuế thu nhập doanh nghiệp — được trừ nhưng vẫn tính vào trần phúc lợi

5.1. Chi phí khám sức khoẻ định kỳ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hoá đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ, và phục vụ đúng hoạt động của doanh nghiệp.

5.2. Khám sức khoẻ định kỳ có cộng vào trần phúc lợi không: chưa có hướng dẫn riêng. Điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025 kể tên “chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh”, không kể tên khám sức khoẻ định kỳ bắt buộc. Tụi mình xếp khoản này là chi phí bắt buộc theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13, được trừ theo Điều 9 Nghị định 320/2025, không cộng vào trần 01 tháng lương.

5.3. Vì chưa có văn bản nói thẳng, Sếp giữ đủ hồ sơ khám: hợp đồng với cơ sở y tế, danh sách người khám, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản. Muốn chắc thì gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan thuế quản lý.

5.4. Các khoản phúc lợi khác (nghỉ mát, quà Tết, hiếu hỉ, bánh trung thu) vẫn cộng dồn cả năm vào trần 01 tháng lương. Ví dụ và bảng phân loại xem bài quà tặng khách hàng, nhân viên: hoá đơn, thuế, chứng từ.

6. Thuế thu nhập cá nhân — miễn khi chi cho tập thể

6.1. Khoản chi khám sức khoẻ định kỳ cho tập thể người lao động (công ty ký hợp đồng, thanh toán trực tiếp cho cơ sở y tế theo danh sách, không chi tiền mặt cho từng người) không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

6.2. Nếu công ty phát tiền mặt cho từng nhân viên tự đi khám và không quản lý theo danh sách tập thể, khoản này dễ bị coi là thu nhập khác và phải tính thuế thu nhập cá nhân. Cách này khác hẳn cách làm đúng ở mục 6.1.

Cách 1. CÁCH CHI SAI — tính thêm thuế thu nhập cá nhân

Kế toán chuyển khoản 1.122.000đ trực tiếp vào lương từng nhân viên nữ, kèm ghi chú “hỗ trợ khám sức khoẻ”, để nhân viên tự chọn phòng khám.

Thành thu nhập cá nhân nhận được → cộng vào lương tính thuế thu nhập cá nhân

Cách 2. CÁCH CHI ĐÚNG — miễn thuế thu nhập cá nhân

Công ty ký hợp đồng với phòng khám, gửi danh sách toàn bộ nhân viên, chuyển khoản thẳng cho phòng khám theo tổng hoá đơn tập thể — không ai cầm tiền mặt.

Không tính vào thu nhập chịu thuế của bất kỳ ai

7. Hồ sơ chứng từ cần lưu

7.1. Quyết định hoặc kế hoạch tổ chức khám sức khoẻ định kỳ: ban hành trước ngày khám, có danh sách người lao động tham gia.
7.2. Hợp đồng với cơ sở y tế: đúng tên pháp nhân công ty, ghi rõ nội dung khám theo Thông tư 25/2026/TT-BYT.
7.2.1. Công ty có nhân viên ở cả Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh — ký hợp đồng với 2 bệnh viện có được không?
Được. Luật không bắt một công ty phải dùng một cơ sở y tế duy nhất cho toàn bộ nhân viên. Luật chỉ yêu cầu mỗi cơ sở được chọn phải đủ điều kiện chuyên môn kỹ thuật để khám sức khoẻ theo quy định (có giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, đủ danh mục khám theo Thông tư 25/2026/TT-BYT). Công ty có hai chi nhánh, hai nơi làm việc hoàn toàn có thể ký hai hợp đồng riêng — một với bệnh viện ở Hà Nội cho nhân viên ngoài đó, một với bệnh viện ở Thành phố Hồ Chí Minh cho nhân viên trong này. Lưu ý thực hành: mỗi hợp đồng vẫn phải đứng tên đúng pháp nhân công ty (không phải tên chi nhánh nếu chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng). Giữ đủ hồ sơ, hoá đơn riêng cho từng hợp đồng để dễ đối chiếu khi quyết toán. Đừng gộp chung thành một khoản rồi mất dấu hợp đồng nào ứng với nhóm nhân viên nào.
7.2.2. Nhóm có 2 công ty, 1 chi nhánh, 8 hộ kinh doanh — ký chung một hợp đồng được không?
7.2.2.1. Không — phải tách theo đúng từng mã số thuế độc lập, vì mỗi mã số thuế là một người nộp thuế riêng, chi phí của đơn vị này không được tính vào hồ sơ của đơn vị khác.
7.2.2.2. Bệnh viện vẫn có thể gom thành một đợt khám cho tiện (cùng ngày, cùng địa điểm), nhưng hợp đồng và hoá đơn phải tách riêng theo từng đơn vị:

7.2.2.3. Tách theo từng đơn vị:

Đơn vị	Cách ký	Vì sao
7.2.2.3.1. 2 công ty	2 hợp đồng riêng, mỗi hợp đồng đúng tên pháp nhân + mã số thuế công ty đó	Hai pháp nhân độc lập, mỗi công ty tự kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp riêng
7.2.2.3.2. 1 chi nhánh	Tuỳ hạch toán: phụ thuộc → gộp vào hợp đồng công ty mẹ (ghi rõ địa điểm chi nhánh trong danh sách người lao động). Độc lập (có mã số thuế 13 số riêng) → ký hợp đồng riêng dưới tên chi nhánh	Chi nhánh hạch toán độc lập là đơn vị nộp thuế riêng, không gộp được
7.2.2.3.3. 8 hộ kinh doanh	8 hợp đồng riêng, mỗi hợp đồng đứng tên hộ kinh doanh/chủ hộ đó	Mỗi hộ kinh doanh có mã số thuế riêng, nộp thuế theo doanh thu độc lập — không chung sổ sách với công ty hay hộ khác

7.2.2.4. Tổng cộng trường hợp này cần tối đa 10 hợp đồng (2 công ty + chi nhánh nếu độc lập + 8 hộ), ít nhất 9 hợp đồng (nếu chi nhánh phụ thuộc, gộp vào công ty mẹ).
7.2.2.5. Mỗi hợp đồng kèm hoá đơn và danh sách người lao động riêng — đừng gộp chung một khoản chi rồi chia cho 11 đơn vị, vì chi phí được trừ phải đi liền với hoá đơn đúng tên pháp nhân chịu chi phí đó.
7.2.3. Văn phòng nhỏ ở tỉnh (1-2 người) — có cần ký hợp đồng với bệnh viện, hay chỉ định bệnh viện cho nhân viên tự đi khám rồi mang hoá đơn về?
7.2.3.1. Với nhóm nhỏ 1-2 người, không bắt buộc phải ký hợp đồng dịch vụ dài hạn với bệnh viện — nhưng cách làm phải giữ đúng ba điều kiện, không thì mất quyền miễn thuế thu nhập cá nhân và dễ bị loại chi phí:
1. Công ty phải là người trả tiền, trả thẳng cho bệnh viện (chuyển khoản), không đưa tiền mặt cho nhân viên tự trả rồi hoàn lại — đưa tiền mặt là phá đúng điều kiện miễn thuế thu nhập cá nhân ở mục 6.1.
2. Hoá đơn bệnh viện xuất phải đứng tên công ty (ghi mã số thuế công ty), không đứng tên cá nhân nhân viên — kể cả khi nhân viên là người trực tiếp cầm giấy đi khám.
3. Có giấy giới thiệu hoặc công văn chỉ định của công ty gửi bệnh viện trước ngày khám, ghi rõ tên nhân viên, nội dung khám theo Thông tư 25/2026/TT-BYT. Giấy này thay cho hợp đồng dài hạn khi số lượng ít, không cần ký hợp đồng khung cả năm.
7.2.3.2. Đáp ứng đủ ba điều trên thì không cần hợp đồng dịch vụ dài hạn, chỉ cần bổ sung thêm hai loại chứng từ so với bộ hồ sơ chuẩn ở mục 7:
7.2.3.3. Giấy giới thiệu/công văn chỉ định — thay vai trò hợp đồng ở mục 7.2 (tải mẫu DOCX, công ty tự soạn, không phải mẫu Bộ Y tế ban hành).
7.2.3.4. Chứng từ chuyển khoản — công ty trả thẳng cho bệnh viện theo từng đợt khám lẻ.
7.2.4. Giám đốc không hưởng lương, không ký hợp đồng lao động — có khác gì không?
7.2.4.1. Đây thực ra là hai câu hỏi khác nhau, tụi mình tách rõ từng câu, đừng gộp chung:
7.2.4.2. Câu 1 — Giám đốc không lương có bắt buộc phải khám sức khoẻ định kỳ không? Không bắt buộc. Theo khoản 5 Điều 2 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13, giám đốc không ký hợp đồng lao động với chính công ty mình được xem là Người sử dụng lao động. Nhóm này tách biệt với nhóm “người lao động” ở khoản 1 đến 4 cùng điều. Nghĩa vụ khám sức khoẻ định kỳ ở Điều 21 chỉ áp dụng cho người lao động, không áp dụng ngược lại cho chính người sử dụng lao động. Đối chiếu thêm qua Thư viện Pháp luật, cùng kết luận: Công ty TNHH giám đốc không hưởng lương thì giám đốc có cần bắt buộc phải tham gia khám sức khoẻ không.
7.2.4.3. Câu 2 — Nếu công ty vẫn cho giám đốc đi khám, chi phí đó có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không? Câu này tách thêm theo ba trường hợp dưới đây, vì cách tính thuế khác hẳn nhau:
7.2.4.4. Có lương, có hợp đồng lao động (bình thường): áp dụng y hệt mục 1–7 ở trên, không có gì khác biệt — giám đốc lúc này là người lao động thật của công ty.
7.2.4.5. Không lương, không hợp đồng lao động, nhưng trực tiếp điều hành (ví dụ chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên tự làm giám đốc, chọn không nhận lương). Chi phí khám sức khoẻ vẫn được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đủ 3 điều kiện ở mục 7.2.3.1 (chuyển khoản thẳng, hoá đơn tên công ty, giấy giới thiệu). Lý do: bản chất người này vẫn đang làm việc thật, chỉ khác là không nhận lương bằng tiền.
7.2.4.6. Không lương, không hợp đồng, không trực tiếp điều hành (chỉ đứng tên pháp lý, không làm việc thật): chi phí này rủi ro bị loại khi quyết toán. Logic giống khoản bảo hiểm y tế: công ty đóng bảo hiểm y tế cho giám đốc không lương thì khoản đó không được tính vào chi phí được trừ. Căn cứ: khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thay Thông tư 96/2015/TT-BTC đã hết hiệu lực. Điều này không cho trừ tiền lương, thù lao của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không trực tiếp tham gia điều hành. Các khoản phúc lợi khác của người này áp dụng tương tự.
7.2.4.7. Điểm mấu chốt của câu 2 không phải “có lương hay không” — mà là “người này có trực tiếp làm việc thật tại công ty không”.
7.2.5. Hộ kinh doanh chỉ có một mình chủ hộ, không thuê ai — chủ hộ có phải đi khám sức khoẻ định kỳ không?
7.2.5.1. Không bắt buộc theo luật lao động. Nhưng nếu Sếp bán đồ ăn, thức uống thì vẫn phải lo sức khoẻ theo luật an toàn thực phẩm.
7.2.5.2. Vì sao không bắt buộc. Khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 viết: “Hằng năm, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động”. Nghĩa vụ này cần hai người: một người thuê, một người làm thuê. Hộ một mình chủ hộ thì không có ai thuê ai.
7.2.5.3. Luật này vẫn coi chủ hộ là “người lao động làm việc không theo hợp đồng lao động” (khoản 3 Điều 2). Nhóm này có nghĩa vụ riêng ở khoản 4 Điều 6: tự chịu trách nhiệm an toàn cho công việc của mình, giữ an toàn cho người xung quanh. Trong danh sách đó không có nghĩa vụ tự khám định kỳ.
7.2.5.4. Ngoại lệ: ngành thực phẩm. Sếp bán cơm, bán cà phê, làm bánh, tự tay nấu và bán? Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12 buộc phải “tuân thủ quy định về sức khoẻ, kiến thức và thực hành của người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm”. Quy định này nằm ở điểm đ khoản 1 Điều 22 (cơ sở nhỏ lẻ), khoản 4 Điều 29 (dịch vụ ăn uống), khoản 6 Điều 32 (thức ăn đường phố). Chủ hộ tự đứng bếp là người trực tiếp, nên vẫn phải đủ sức khoẻ. Cách khám, khám bao lâu một lần thì Sếp hỏi bộ phận an toàn thực phẩm ở phường, xã nơi kinh doanh — tụi mình chưa thấy văn bản hướng dẫn chung còn hiệu lực để dẫn chắc ở đây.
7.2.5.5. Chủ hộ tự đi khám, tiền khám có được trừ khi tính thuế không? Tuỳ cách hộ nộp thuế năm 2026, theo Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Mốc 500 triệu đồng ở điều này đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng lên 01 tỷ đồng:
7.2.5.5.1. Doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống: không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, nên chuyện trừ hay không trừ không đặt ra.
7.2.5.5.2. Trên 01 tỷ đến 3 tỷ đồng, nộp theo tỷ lệ trên doanh thu: thuế tính thẳng trên doanh thu, không trừ khoản chi nào, kể cả tiền khám.
7.2.5.5.3. Trên 3 tỷ đồng, hoặc tự chọn tính trên thu nhập (doanh thu trừ chi phí): khoản 2 Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP không cho trừ “các khoản chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình” (điểm g). Khoản này cũng không cho trừ tiền lương và khoản chi có tính chất tiền lương của chính chủ hộ (điểm c). Tiền khám cho bản thân chủ hộ rất dễ bị xếp vào nhóm này. Tụi mình chưa thấy hướng dẫn riêng cho đúng khoản này, nên Sếp đừng tự đưa vào chi phí — hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước, xin trả lời bằng văn bản.
7.2.5.6. Hộ có thuê người, dù chỉ một người: quay về mục 2.4 — Sếp phải tổ chức khám cho người đó.
7.2.5.7. Lời thật lòng của tụi mình: luật không bắt, nhưng Sếp vẫn nên khám mỗi năm một lần. Hộ một người thì Sếp là cả cái tiệm. Sếp nằm viện một tháng là tiệm đóng cửa một tháng, tiền mặt bằng vẫn chạy. Vài trăm nghìn tiền khám rẻ hơn nhiều.
7.2.5.8. Căn cứ (tra ngày 12/10/2026 tại vbpl.vn, mục Lược đồ, và thư viện văn bản của Tài Chính Khởi Nghiệp):
7.2.5.8.1. Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13: Quốc hội ban hành 25/06/2015, hiệu lực 01/07/2016. Điều dẫn: khoản 3 Điều 2, khoản 4 Điều 6, khoản 1 Điều 21. Các điều này còn hiệu lực: luật chỉ bị Luật Bảo hiểm xã hội sửa ở phần bảo hiểm, không đụng ba điều trên.
7.2.5.8.2. Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12: Quốc hội ban hành 17/06/2010, hiệu lực 01/07/2011. Điều dẫn: điểm đ khoản 1 Điều 22, khoản 4 Điều 29, khoản 6 Điều 32. Các điều này còn hiệu lực: luật chỉ bị Luật số 28/2018/QH14 (quy hoạch) và Luật Thanh tra số 84/2025/QH15 sửa, bãi bỏ ở phần khác.
7.2.5.8.3. Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế hộ kinh doanh: Chính phủ ban hành 05/03/2026, hiệu lực cùng ngày. Điều dẫn: Điều 4, điểm c và điểm g khoản 2 Điều 6. Điều 6 còn hiệu lực nguyên văn; Điều 4 còn hiệu lực nhưng mốc 500 triệu đồng đã đổi thành 01 tỷ đồng.
7.2.5.8.4. Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Chính phủ ban hành 29/04/2026, hiệu lực từ 01/01/2026, còn hiệu lực. Điều dẫn: khoản 1 Điều 1 (đổi “500 triệu đồng” thành “01 tỷ đồng” tại Điều 4).
7.3. Hoá đơn: xuất cho công ty, không xuất cho từng cá nhân.
7.4. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: công ty trả trực tiếp cho cơ sở y tế.
7.5. Kết quả khám, giấy chứng nhận sức khoẻ: lưu theo hồ sơ từng người lao động.
7.6. Bộ chứng từ mẫu tải về: điền là dùng được ngay:
- Quyết định tổ chức khám sức khoẻ định kỳ (kèm danh sách người lao động)
- Biên bản bàn giao kết quả khám sức khoẻ định kỳ
- Bảng tổng hợp theo dõi chi phúc lợi trong năm

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

Kiểm tra danh sách người lao động thuộc diện khám 6 tháng/lần (công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm) — tránh sót đợt khám giữa năm.
Cộng dồn chi phúc lợi đã chi trong năm (nghỉ mát, hiếu hỉ, đào tạo…) với chi phí khám sức khoẻ sắp tới, đối chiếu trần 1 tháng lương bình quân trước khi ký hợp đồng khám.
Rà lại cách thanh toán: chuyển khoản trực tiếp cho cơ sở y tế theo danh sách tập thể, không phát tiền mặt cho từng người.
Chuẩn bị đủ 5 loại chứng từ ở mục 7 trước ngày khám, không đợi tới lúc quyết toán mới gom.

Nhớ một câu: Tính trước khi ký hợp đồng khám thì còn sửa được; tính sau khi đã quyết toán thì chỉ còn biết tiếc khoản chi phúc lợi vượt trần không được trừ thuế.

Bước 1 — đọc thêm về trần phúc lợi. Xem đủ các khoản cùng nằm trong rổ phúc lợi và cách tính trần tại bài Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí phúc lợi cho người lao động.

Bước 2 — mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, tự xem quỹ lương bình quân công ty mình và các khoản phúc lợi đã chi trong năm, biết ngay còn bao nhiêu hạn mức trước khi ký hợp đồng khám.

Bước 3 — nhắn tụi mình tính giúp. Sếp gửi bảng giá và số lượng nhân viên dự kiến khám, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van. Tụi mình tính có vượt trần phúc lợi không trước khi Sếp ký hợp đồng — tính trước khi ký thì sửa được, tính lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#kiemsoatruirothue
#chiphiphucloi
#taichinhkhoinghiep
#nguoilaodong
#hoachdinhthue

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí công tác phí — nhân viên tự thanh toán vẫn được trừ theo Nghị định 320/2025

Nhân viên đi tỉnh gặp khách, tự quẹt thẻ mua vé máy bay, tự trả tiền khách sạn, về công ty thanh toán lại. Trước đây khoản này hay bị hỏi vì tiền ra từ thẻ cá nhân chứ không phải tài khoản công ty. Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã ghi rõ trường hợp này được tính, kèm ba điều kiện.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Khoản 8 Điều 10 nói về công tác phí và việc người lao động tự thanh toán.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Nhân viên tự trả tiền, công ty vẫn được trừ

Nghị định 320/2025/NĐ-CP ghi: doanh nghiệp cử người lao động đi công tác, trong nước hoặc nước ngoài, có khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên mà cá nhân thanh toán bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, thì được coi là đủ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. Điều kiện gồm ba việc, phải có đủ cả ba:

2.1	Có hoá đơn, chứng từ theo pháp luật về kế toán, pháp luật về hoá đơn chứng từ, do người bán hàng hoá, dịch vụ xuất ra.
2.2	Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
2.3	Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động tự thanh toán công tác phí và vé đi lại bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân. Quy chế cũng phải ghi rõ khoản đó sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Điều kiện 2.3 là điều kiện hay thiếu nhất. Nhiều công ty làm việc này mỗi tháng mà trong quy chế tài chính không có một dòng nào cho phép. Sửa mất đúng một buổi: thêm một điều vào quy chế, giám đốc ký, lưu lại. Làm trước chuyến công tác tiếp theo.

Lưu ý: nhân viên phải trả bằng thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, không phải tiền mặt. Trả tiền mặt trên 5 triệu thì điều khoản này không cứu được.

3. Khoán công tác phí: cách gọn nhất

Nghị định cũng ghi: doanh nghiệp khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ thì khoản khoán đó được tính vào chi phí được trừ.

Khoán thì không cần hoá đơn từng bữa ăn, từng chuyến xe. Chỉ cần:

3.1. Quy chế khoán ghi mức cụ thể: đi trong tỉnh bao nhiêu một ngày, đi ngoại tỉnh bao nhiêu, ở lại qua đêm bao nhiêu.
3.2. Quyết định cử đi công tác.
3.3. Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.

Mức khoán do doanh nghiệp tự quyết, nhưng phải hợp lý và áp dụng thống nhất. Khoán 3 triệu một ngày cho chuyến đi trong tỉnh là mức khó giải thích.

Hai cách kết hợp được: vé máy bay và khách sạn thì lấy hoá đơn thật, còn ăn uống và xe đi lại tại chỗ thì khoán. Cách này vừa gọn cho nhân viên, vừa đủ chứng từ cho khoản lớn.

4. Bộ chứng từ đầy đủ cho một chuyến công tác

Quy chế công tác phí trong quy chế tài chính, ghi mức khoán và việc cho phép cá nhân tự thanh toán.
Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác, ghi rõ đi đâu, từ ngày nào tới ngày nào, làm việc gì.
Vé, thẻ lên máy bay, hoá đơn khách sạn, hoá đơn vé xe, ghi tên công ty với các khoản lấy hoá đơn.
Chứng từ thanh toán: chuyển khoản của công ty, hoặc sao kê thẻ của nhân viên kèm phiếu hoàn tiền.
Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.
Báo cáo kết quả công tác ngắn gọn, một trang. Tờ này chứng minh chuyến đi phục vụ việc kinh doanh.

Tờ số 6 không bắt buộc theo luật, nhưng là tờ dễ nhất để trả lời câu hỏi chuyến đi này liên quan gì tới kinh doanh. Với các chuyến tới nơi vốn là điểm du lịch, tờ này quan trọng hơn hẳn.

5. Đi công tác nước ngoài

Khoản chi vẫn được trừ theo cùng nguyên tắc, nhưng chú ý thêm ba việc:

5.1. Hoá đơn nước ngoài thì lưu bản gốc, kèm bản dịch những nội dung chính khi cần giải trình.
5.2. Tỷ giá quy đổi theo quy định về kế toán, ghi nhận đúng ngày phát sinh.
5.3. Hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh, hoặc thẻ lên máy bay, giữ lại làm bằng chứng chuyến đi có thật.

6. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

6.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
6.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
6.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
6.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
6.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

6.6. Tạm ứng trước cho nhân viên

6.6.1. Nợ tài khoản 141
6.6.2. Có tài khoản 112

6.7. Quyết toán sau chuyến đi

6.7.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
6.7.2. Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
6.7.3. Có tài khoản 141, phần chênh thu hoặc trả thêm qua tài khoản 112

6.8. Nhân viên tự ứng tiền, công ty trả lại sau

6.8.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
6.8.2. Nợ tài khoản 133 nếu có
6.8.3. Có tài khoản 334 hoặc 338, rồi chuyển khoản trả lại qua tài khoản 112

Trả lại tiền cho nhân viên nên chuyển khoản, không đưa tiền mặt. Vết chuyển khoản là bằng chứng công ty đã thanh toán lại, đúng điều kiện 2.3.

7. Năm lỗi làm mất khoản công tác phí

Quy chế tài chính không cho phép nhân viên tự thanh toán, dù thực tế vẫn làm vậy.
Không có quyết định cử đi công tác, chỉ nhắn tin bảo nhân viên đi.
Nhân viên trả tiền mặt trên 5 triệu rồi về xin hoàn.
Khoán không có quy chế, mỗi chuyến một mức khác nhau.
Hoá đơn khách sạn, vé máy bay ghi tên cá nhân mà không giải thích được.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mở quy chế tài chính, thêm hai điều: mức khoán công tác phí, và cho phép nhân viên tự thanh toán không dùng tiền mặt rồi công ty hoàn lại.
Dựng sẵn hai biểu mẫu: quyết định cử đi công tác và bảng thanh toán công tác phí.
Soát các chuyến đã đi từ đầu năm, thiếu quyết định thì lập bù khi còn nhớ ngày.
Nhắc nhân viên: đi công tác thì trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản, giữ hoá đơn ghi tên công ty.
Chuyển sang hoàn tiền qua chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt.

Công tác phí là khoản chi ra đều đặn, nên chỉ cần một lần bổ sung quy chế là yên cho cả năm sau. Tờ quy chế đó đáng một buổi làm việc.

Sếp gửi tụi mình quy chế tài chính đang dùng, tụi mình soạn thêm hai điều còn thiếu để Sếp ký một lượt.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

8.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
8.2. Bảng chấm công theo ngày
8.3. Bảng chấm công theo giờ
8.4. Bảng thanh toán tiền lương
8.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
8.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Công tác phí không có chứng từ không phải là mất tiền, mà là mất luôn phần được trừ thuế của đúng khoản tiền mình đã bỏ ra thật.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí trang phục cho người lao động — mức 05 triệu đồng/người/năm theo Nghị định 320/2025

May áo đồng phục cho nhân viên, phát tiền cho nhân viên tự may, mua áo bảo hộ cho bộ phận kho. Ba cách làm, ba cách tính thuế khác nhau. Có một con số Sếp cần nhớ, và một chỗ rất nhiều nơi làm mất tiền mà không biết.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Điểm đ khoản 8 Điều 10 quy định về chi trang phục.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Hai cách chi, hai luật khác nhau

Nguyên văn Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điểm đ khoản 8 Điều 10 ghi hai trường hợp không được trừ:

2.1. Chi bằng hiện vật (may áo, mua áo phát cho nhân viên)	Không có mức khống chế. Chi bao nhiêu cũng được trừ, miễn là có hoá đơn, chứng từ. Thiếu hoá đơn thì bị loại.
2.2. Chi bằng tiền (phát tiền cho nhân viên tự may, tự mua)	Tối đa 05 triệu đồng một người một năm. Phần vượt bị loại.
2.3. Chi cả tiền lẫn hiện vật	Phần bằng tiền không vượt 05 triệu đồng một người một năm, phần bằng hiện vật phải có hoá đơn, chứng từ. Hai phần tính riêng.

Đây là chỗ nhiều Sếp mất tiền oan. Chi bằng hiện vật không bị giới hạn 5 triệu. Công ty may đồng phục 8 triệu một người, có hoá đơn đầy đủ, thì được trừ cả 8 triệu. Nhưng nếu phát 8 triệu tiền mặt cho nhân viên tự may, thì 3 triệu phần vượt bị loại. Cùng một số tiền, cách chi khác nhau cho kết quả khác nhau.

Nói ngắn: công ty tự đi mua rồi phát áo thì có lợi hơn phát tiền, với điều kiện lấy được hoá đơn.

3. Bộ chứng từ cho trang phục bằng hiện vật

Quy chế lao động hoặc quy chế tài chính ghi chế độ trang phục: bộ phận nào được cấp, mấy bộ một năm, bao lâu cấp lại.
Quyết định cấp trang phục của người có thẩm quyền.
Hợp đồng đặt may hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
Hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty.
Chứng từ chuyển khoản, bắt buộc với khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
Danh sách nhận trang phục có chữ ký của từng người.

Tờ số 6 là tờ hay thiếu nhất. Mua 200 bộ áo mà không có danh sách ai nhận thì khó chứng minh áo đã phát cho người lao động, chứ không phải đem bán hoặc để đâu mất.

4. Bộ chứng từ cho trang phục bằng tiền

Quy chế ghi rõ mức tiền trang phục một người một năm.
Quyết định chi kèm danh sách người nhận và số tiền từng người.
Bảng kê chi tiền có chữ ký người nhận, hoặc chứng từ chuyển khoản vào tài khoản từng người.

Trả tiền trang phục qua bảng lương là cách gọn nhất: có vết chuyển khoản, có bảng lương, không cần thu chữ ký từng người.

5. Quần áo bảo hộ lao động thì khác

Đây là điểm cần tách cho rõ. Phương tiện bảo vệ cá nhân cấp theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động không phải là chi trang phục. Nhóm này gồm mũ bảo hộ, găng tay, giày chống đinh, áo phản quang, khẩu trang chuyên dụng.

Đây là khoản chi bắt buộc theo pháp luật lao động, tính vào chi phí theo định mức đã ban hành, không chịu mức khống chế 5 triệu đồng. Hồ sơ cần: danh mục trang bị theo nghề, quyết định cấp phát, hoá đơn, danh sách nhận có chữ ký.

Xếp lẫn hai loại là tự làm hẹp phần được trừ của mình. Áo bảo hộ của bộ phận kho đừng ghi vào cùng cột với áo đồng phục nhân viên bán hàng.

6. Thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Trang phục cấp bằng hiện vật theo chế độ chung của doanh nghiệp thì thông thường không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Trang phục chi bằng tiền thì bản chất là khoản tiền trả cho cá nhân, nên phải xét khi tính thuế thu nhập cá nhân, và mức xét cũng gắn với mức khống chế ở mục 2.

Đây là lý do thứ hai để ưu tiên phát áo thay vì phát tiền. Nội dung cụ thể theo từng ca thì Sếp nhắn tụi mình xem cùng.

7. Hạch toán

7.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
7.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
7.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
7.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
7.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

7.6. Mua trang phục phát ngay

7.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
7.6.2. Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
7.6.3. Có tài khoản 112 hoặc 331

7.7. Mua nhập kho rồi phát dần

7.7.1. Khi mua: Nợ tài khoản 153; Nợ tài khoản 133; Có tài khoản 112 hoặc 331
7.7.2. Khi phát: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 153

7.8. Chi tiền trang phục

7.8.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
7.8.2. Có tài khoản 334, rồi trả qua tài khoản 112

8. Sáu lỗi làm mất khoản trang phục

Phát tiền quá 5 triệu đồng một người một năm, phần vượt bị loại.
Chi hiện vật mà không có hoá đơn, đặt may ở cơ sở nhỏ rồi không lấy hoá đơn.
Không có quy chế trang phục, nên khoản chi thiếu cơ sở.
Không có danh sách nhận có chữ ký.
Xếp quần áo bảo hộ vào cùng nhóm trang phục, tự đưa mình vào mức khống chế.
Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng cho cơ sở may.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Xem công ty đang chi trang phục theo cách nào. Đang phát tiền trên 5 triệu thì chuyển sang tự mua rồi phát áo, được trừ cả khoản.
Bổ sung quy chế trang phục nếu chưa có: bộ phận nào, mấy bộ, bao lâu cấp lại.
Tách riêng trang phục và phương tiện bảo vệ cá nhân thành hai khoản mục trong sổ.
Soát các lần cấp phát đã có, thiếu danh sách chữ ký thì thu bù ngay khi người lao động còn làm việc.
Kiểm hoá đơn đặt may có ghi đúng tên và mã số thuế công ty.

Trang phục là khoản nhỏ, nhưng cách chi quyết định Sếp được trừ hết hay mất một phần. Đổi cách chi thì không tốn thêm đồng nào.

Sếp gửi tụi mình bảng chi trang phục năm nay, tụi mình tính giúp cách nào lợi hơn trước khi Sếp đặt may lô tới.

Biểu mẫu tải về cho việc này

9.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
9.2. Bảng chấm công theo ngày
9.3. Bảng chấm công theo giờ
9.4. Bảng thanh toán tiền lương
9.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
9.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương
9.7. Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Trang phục cho người lao động là chi phí được trừ, miễn có đủ giấy — thiếu một tờ hoá đơn, cả khoản đó thành tiền công ty tự bỏ túi riêng mà không được tính.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn