Chị kế toán của một công ty khoảng năm mươi người nhận được tin từ nhóm trao đổi của doanh nghiệp trong quận: “Sở Nội vụ đang đề nghị báo cáo lương và thưởng Tết, hạn 20/11, ai chưa nộp thì nộp đi.”

Chị mở tệp đính kèm, thấy một phiếu có mười mấy dòng chỉ tiêu, đơn vị tính là nghìn đồng, và hai chữ ký cuối trang.

Chị chưa kịp hỏi ai thì giám đốc nhắn: “Bên mình có phải nộp không? Nộp vào đâu? Khai lương bình quân là lương cơ bản hay gồm cả thưởng?” Ba câu hỏi, và chị chưa chắc câu nào.

Đây là tình huống minh hoạ do tụi mình dựng từ các câu hỏi hay gặp khi hỗ trợ doanh nghiệp, không phải ca của một khách cụ thể. Không có tên, không có số liệu thật.

Phiếu này ngắn, nhưng mỗi con số trên đó đứng tên công ty Sếp. Làm một lần cho gọn, giữ lại bản nháp có số gốc, thì lần sau cả công ty biết lấy số ở đâu.

1. Căn cứ và văn bản đang áp dụng

Căn cứ trực tiếp của đợt này là công văn của Sở Nội vụ. Các điều của Bộ luật Lao động chỉ là nền, tụi mình ghi rõ cái nào đã đọc, cái nào chưa.

Cách gọi bảng: “ô 1.4D” là hàng 1.4, cột D. Văn bản gốc để Sếp tự kiểm tra tại vbpl.vn hoặc congbao.chinhphu.vn. Ngày tra: 06/11/2026 (căn cứ 1.2 đến 1.4 tra bổ sung ngày 07/11/2026).

Công văn dùng chữ “đề nghị” và “khuyến khích”. Tụi mình chưa thấy văn bản nào đặt mức phạt riêng cho việc không trả lời phiếu này. Dù vậy Sếp nên xem lại văn bản gốc của Sở, và hỏi Phòng phụ trách nếu cần chắc.

2. Ai nộp, nộp cho ai

Doanh nghiệp nằm ở đâu thì nộp ở đó: ngoài khu thì nộp Sở, trong khu chế xuất hay khu công nghiệp thì nộp theo Ban Quản lý.

Cách gọi: “ô 2.1C ý 1” là hàng 2.1, cột C, ý số 1. Điện thoại hỗ trợ của Phòng Lao động, Tiền lương, Bảo hiểm xã hội: 028.38.295.900, máy lẻ 241. Phiếu mẫu lấy ở sonoivu.hochiminhcity.gov.vn hoặc quét mã QR trong công văn.

Tin truyền miệng hay nói “doanh nghiệp nhà nước và dân doanh nộp qua đường dẫn”. Công văn còn ghi cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, và tách riêng nhóm trong khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao. Sếp thuộc nhóm nào thì đọc đúng hàng của nhóm đó.

3. Quy trình: bốn giai đoạn, bảy bước

Bốn giai đoạn theo thứ tự: chuẩn bị số liệu, điền mẫu, nộp, lưu bằng chứng; sơ đồ đánh số bảy bước. Sơ đồ sau cho thấy ai làm gì ở mỗi bước.

3.1. Bước 1 và 2: chuẩn bị số liệu

3.1.1. Xác định nhóm của doanh nghiệp theo bảng ở mục 2. Nằm trong khu chế xuất, khu công nghiệp hay khu công nghệ cao thì gọi Ban Quản lý trước.

3.1.2. Kế toán gom bảng lương mười hai tháng của năm 2026. Tháng nào chưa đóng sổ thì lấy số dự kiến và ghi rõ trong bản nháp.

3.1.3. Nhân sự đếm số lao động từng tháng. Bảng ở mục 4 chỉ rõ cần số nào.

3.1.4. Giám đốc báo kế hoạch thưởng Tết Dương lịch và Tết Nguyên đán 2027. Chưa chốt thì ghi mức dự kiến, vì phiếu hỏi kế hoạch.

3.2. Bước 3 và 4: điền mẫu, giám đốc xem lại

3.2.1. Tải phiếu mẫu “Báo cáo tình hình lao động, tiền lương năm 2026 và kế hoạch thưởng Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán năm 2027” ở trang của Sở hoặc quét mã QR trong công văn.

3.2.2. Điền đủ bảy mục. Đơn vị tính ghi trong phiếu là nghìn đồng, không phải đồng, không phải triệu đồng.

3.2.3. Cuối phiếu có hai chữ ký: người lập biểu, và giám đốc hoặc người được uỷ quyền, có đóng dấu.

3.2.4. Bản mẫu có thể được Sở sửa sau ngày tụi mình đọc (06/11/2026). Tải bản mới nhất ngay trước khi điền.

3.3. Bước 5, 6, 7: nộp và lưu bằng chứng

3.3.1. Chọn một cách nộp ở mục 2. Công văn khuyến khích chỉ gửi một cách, tránh nộp trùng.

3.3.2. Nộp trực tuyến: chụp màn hình lúc gửi xong, giữ thư xác nhận nếu có. Gửi thư điện tử: giữ thư đã gửi.

3.3.3. Gửi bản giấy qua bưu điện: giữ biên nhận của bưu điện kèm bản photo phiếu đã ký, đóng dấu.

3.3.4. Gom tất cả vào một thư mục “Báo cáo lao động tiền lương 2026”: phiếu đã ký, bảng tính số, bằng chứng đã nộp.

4. Bảng chỉ tiêu cần chuẩn bị

Phiếu có ba nhóm thông tin: thông tin doanh nghiệp, bảng lương và thưởng, và các câu hỏi ngắn về khó khăn, ngày nghỉ Tết, hỗ trợ khác. Bảng bên dưới tổng hợp cả ba nhóm, kèm chỗ lấy số.

Cách gọi: “ô 4.2D” là hàng 4.2, cột D. Phiếu không ấn định mức thưởng; doanh nghiệp tự khai kế hoạch, không có mức tối thiểu bắt buộc trong phiếu.

5. Ví dụ tính số cho một công ty minh hoạ

Tính bằng nghìn đồng và chia đúng chỗ, Sếp sẽ ra cùng một con số với cách tính của mẫu.

Các số trong mục này là giả định của tụi mình, không phải số của khách nào. Công ty minh hoạ có số lao động mười hai tháng lần lượt: 48, 48, 50, 50, 52, 52, 52, 54, 54, 54, 56, 56. Quỹ tiền lương cả năm là 3.600.000 nghìn đồng (tức 3,6 tỷ đồng).

5.1. Số lao động bình quân. Cộng mười hai tháng ra 626 người. Chia 12 ra khoảng 52,17 người. Ghi vào phiếu: khoảng 52 người.

5.2. Tiền lương bình quân. Theo chú thích của mẫu: 3.600.000 chia 52,17 chia 12. Tính gọn bằng cách lấy 3.600.000 chia 626, ra khoảng 5.751 nghìn đồng một người một tháng, tức khoảng 5,75 triệu đồng.

5.3. Thưởng Tết Nguyên đán bình quân. Giả sử quỹ thưởng dự kiến là 468.000 nghìn đồng, có 52 người được xét thưởng. Bình quân là 468.000 chia 52, bằng 9.000 nghìn đồng một người, tức 9 triệu đồng.

Gõ nhầm “5.751 nghìn đồng” thành “5.751.000” là sai đơn vị, nghĩa là báo lương gấp nghìn lần. Điền xong, Sếp đọc lại một lần: con số lương bình quân có ra cỡ vài ngàn không?

6. Ba dòng phải khớp trước khi ký

Số trên phiếu phải khớp với bảng lương, danh sách lao động, và quyết định thưởng đang có trong công ty.

6.1. Khớp người. Số lao động trong phiếu phải ra được từ danh sách lao động hằng tháng và danh sách bảo hiểm xã hội.

6.2. Khớp tiền. Quỹ lương dùng để chia bình quân phải ra được từ bảng lương và sổ chi phí lương của năm 2026.

6.3. Khớp kế hoạch. Mức thưởng Tết trong phiếu phải ra được từ quy chế thưởng hoặc quyết định của giám đốc. Chưa có thì viết quyết định trước, điền phiếu sau.

6.4. Mẫu có ghi: thông tin doanh nghiệp cung cấp chỉ dùng vào mục đích nghiên cứu và được bảo mật theo quy định. Dù vậy Sếp vẫn giữ bản nháp có số gốc, để khi cần trả lời lại thì có ngay.

7. Lỗi thường gặp

Năm lỗi dưới đây đều xuất phát từ việc đọc vội chú thích của mẫu hoặc nộp nhầm nơi.

7.1. Nộp nhầm nơi. Doanh nghiệp trong khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao điền qua đường dẫn của Sở thay vì làm theo Ban Quản lý. Cách tránh: kiểm địa chỉ nhà máy trước.

7.2. Sai đơn vị. Điền đồng hoặc triệu đồng vào ô nghìn đồng. Cách tránh: đọc lại theo ví dụ ở mục 5.

7.3. Tính lương bình quân không chia cho 12. Ra số lương cả năm của một người. Cách tránh: dùng đúng công thức ở ô 4.2D.

7.4. Quên ký, quên đóng dấu. Công văn đề nghị gửi phiếu có ký tên, đóng dấu. Cách tránh: kiểm hai chữ ký và dấu trước khi quét tệp .pdf.

7.5. Nộp ba đường cùng lúc. Vừa gửi biểu mẫu, vừa thư điện tử, vừa bản giấy. Công văn khuyến khích chỉ gửi một cách. Cách tránh: chọn một, ghi lại đã chọn cách nào.

7.6. Hiểu nhầm đây là báo cáo định kỳ. Báo cáo sử dụng lao động định kỳ là việc khác, hạn và nơi nộp xem ô 1.4B và văn bản hiện hành. Làm xong cái này không có nghĩa đã làm xong cái kia.

8. Câu hỏi thường gặp

8.1. Công ty tôi chỉ có vài người, có phải nộp không? Công văn gửi các doanh nghiệp trên địa bàn, thuộc các thành phần kinh tế, và dùng chữ “đề nghị”. Tụi mình chưa thấy ngưỡng số người trong công văn. Sếp gọi Phòng Lao động, Tiền lương, Bảo hiểm xã hội theo số 028.38.295.900, máy lẻ 241 để chắc.

8.2. Không nộp có bị phạt không? Tụi mình chưa thấy văn bản nào đặt mức phạt riêng cho việc không trả lời phiếu này. Tụi mình chưa tra hết các nghị định về tiền lương, nên không dám nói “không sao”. Sếp hỏi Sở cho chắc.

8.3. Chưa chốt mức thưởng thì điền thế nào? Phiếu hỏi kế hoạch. Sếp điền mức dự kiến, và cân nhắc xây dựng phương án thưởng cùng tổ chức đại diện người lao động, như công văn đề nghị.

8.4. Thưởng có bắt buộc phải bằng tiền không? Theo khoản 1 Điều 104 Bộ luật Lao động, thưởng có thể là tiền, tài sản hoặc hình thức khác. Phiếu có mục riêng để ghi quà Tết, hỗ trợ tàu xe.

8.5. Công văn số mấy, ngày nào? Trong bản tụi mình đọc, số và ngày chưa điền, chỉ có “tháng 11 năm 2026”. Cần trích số để làm hồ sơ thì hỏi Phòng phụ trách của Sở.

8.6. Công ty có chi nhánh ở nhiều nơi thì sao? Công văn không nêu trường hợp này, tụi mình chưa xác minh. Sếp hỏi Sở để biết nộp một phiếu chung hay nhiều phiếu.

8.7. Hộ kinh doanh có phải nộp không? Công văn gửi các doanh nghiệp. Công văn không nêu hộ kinh doanh, tụi mình chưa xác minh. Sếp là hộ kinh doanh thì hỏi Phòng phụ trách của Sở trước khi làm.

9. Việc làm ngay trong tuần này

Năm việc sau làm được trong một buổi, không cần ai khác ngoài kế toán và giám đốc.

9.1. Xác định nhóm của công ty theo bảng mục 2. Nằm trong khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao thì gọi Ban Quản lý hôm nay.

9.2. Tải phiếu mẫu mới nhất, in hoặc lưu bản nháp.

9.3. Lập bảng tính nhỏ: số lao động mười hai tháng, quỹ lương, quỹ thưởng dự kiến. Dùng công thức ở mục 4 và ví dụ ở mục 5.

9.4. Trình giám đốc xem phương án thưởng Tết, rồi ký phiếu và đóng dấu.

9.5. Nộp một cách, chụp hoặc giữ bằng chứng, bỏ vào thư mục đã đặt ở ô 3.3.4. Mốc Sở ghi là trước ngày 20/11/2026.

10. Nguồn của bài

Tụi mình chưa thấy bài đăng về đợt này trên trang Sở Nội vụ trong phạm vi đã dò (10 bài mới nhất của mục Lao động, Tiền lương, Bảo hiểm xã hội). Vì vậy Sếp hỏi trực tiếp Phòng phụ trách để chắc. Hạn, biểu mẫu và cách nộp có thể được Sở điều chỉnh sau ngày đối chiếu.

Gửi tụi mình bảng lương và phiếu nháp của Sếp, tụi mình cùng soát số trước khi giám đốc ký. Coi trước khi ký thì sửa được. Nộp rồi mới thấy sai thì chỉ còn biết tiếc. Sếp cần người ngồi cùng thì đặt lịch tại tckn.vn/hen-gap-tu-van, hoặc xem thêm cổng khách hàng tại hotro.tckn.vn nếu Sếp đang là khách của Tài Chính Khởi Nghiệp.

Cập nhật lần cuối: 07/11/2026. Nội dung không đổi; chỉ chỉnh lại bảng và sơ đồ cho vừa khung đọc.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết mang tính tham khảo, dựa trên bản công văn và phiếu mẫu tụi mình đọc ngày 06/11/2026. Số công văn và ngày ban hành của công văn chưa có trong bản đã đọc. Các điều luật trích qua bản hợp nhất đăng trên luatvietnam.vn và chưa đối chiếu với Công báo. Quy định có thể thay đổi; Sếp vui lòng xem văn bản gốc của Sở Nội vụ và liên hệ Tài Chính Khởi Nghiệp để được hỗ trợ theo hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #laodongtienluong #thuongtet

362

362

362

HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN CHI PHÍ

TRƯỜNG HỢP MUA HÀNG CỦA CÁ NHÂN KHÔNG XUẤT HÓA ĐƠN

(Áp dụng cho nông dân sản xuất trực tiếp, người bán ve chai, đồ cũ, phế liệu)

KHI MUA HÀNG CỦA CÁ NHÂN KHÔNG XUẤT HÓA ĐƠN

1. Hợp đồng mua bán với cá nhân.
2. Bản photo CCCD của người bán.
3. Bảng kê mua hàng không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN).
4. Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi).
5. Biên bản giao nhận hàng hóa.

1. MỤC ĐÍCH

Văn bản này hướng dẫn doanh nghiệp và hộ kinh doanh cách ghi nhận chi phí hợp lệ khi mua hàng của cá nhân không xuất được hóa đơn, nhưng giao dịch là có thật và đúng pháp luật.

2. CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC ÁP DỤNG

2.1. Mua nông sản của nông dân trực tiếp trồng trọt, chăn nuôi, đánh bắt.
Ví dụ: lúa, rau, trái cây, thủy sản, sầu riêng mua tại vườn.

2.2. Mua ve chai, phế liệu của cá nhân thu gom, không đăng ký kinh doanh.
Ví dụ: giấy vụn, nhựa phế, sắt thép phế liệu.

2.3. Mua đồ cũ, tài sản đã qua sử dụng của cá nhân không kinh doanh thường xuyên.
Ví dụ: bàn ghế cũ, máy móc thanh lý, đồ nội thất cũ.

Điều kiện chung là người bán là cá nhân không kinh doanh và không có hóa đơn theo quy định.

3. NGUYÊN TẮC GHI NHẬN CHI PHÍ

3.1. Không có hóa đơn không đồng nghĩa với không được hạch toán chi phí.

3.2. Doanh nghiệp phải lập đầy đủ bộ chứng từ thay thế hóa đơn theo quy định.

3.3. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực của toàn bộ hồ sơ.

4. BỘ CHỨNG TỪ BẮT BUỘC

4.1. Hợp đồng mua bán với cá nhân

Hợp đồng cần có các nội dung sau:
Họ tên, số CCCD, địa chỉ người bán.
Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá.
Thời điểm giao nhận hàng.
Chữ ký của hai bên.

Hợp đồng không bắt buộc công chứng.

4.2. Bản sao CCCD của người bán

Hồ sơ bắt buộc phải có:
Bản photo CCCD của cá nhân bán hàng.

Bản sao không cần công chứng nhưng phải rõ số, họ tên và ngày cấp.
CCCD dùng để chứng minh người bán là cá nhân không kinh doanh và xác định đúng đối tượng giao dịch.

4.3. Bảng kê mua hàng không có hóa đơn

Sử dụng Mẫu số 01/TNDN theo quy định.

Bảng kê phải thể hiện rõ:
1. Thông tin người bán.
2. Tên hàng hóa.
3. Số lượng, giá trị mua.
4. Ngày mua.
5. Chữ ký người đại diện doanh nghiệp.

Bảng kê do doanh nghiệp lập và lưu tại hồ sơ kế toán.

4.4. Chứng từ thanh toán

Ưu tiên thanh toán chuyển khoản cho cá nhân.

Trường hợp thanh toán tiền mặt phải có phiếu chi và chữ ký người nhận tiền, số tiền phù hợp với giao dịch thực tế.

4.5. Biên bản giao nhận hàng hóa

Khuyến khích lập đối với nông sản, phế liệu hoặc hàng hóa số lượng lớn.

Biên bản cần ghi rõ ngày giao, số lượng và tình trạng hàng hóa.

5. THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG

5.1. Hàng mua từ cá nhân không có hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT.

5.2. Giá trị mua vào được hạch toán theo giá thực tế thanh toán.

5.3. Doanh nghiệp bán ra vẫn kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra theo quy định.

6. THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP

Chi phí được chấp nhận nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
1. Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Có đầy đủ chứng từ theo Mục 4.
3. Giá mua phù hợp với giá thị trường.

Cơ quan thuế có quyền loại chi phí nếu giá mua bất thường, giao dịch lặp lại mang tính kinh doanh hoặc không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa.

7. LƯU Ý QUAN TRỌNG

7.1. Không chỉ lập bảng kê mà phải có hợp đồng mua bán.
7.2. Không thanh toán tiền mặt số lớn thiếu chứng từ.
7.3. Không thiếu bản photo CCCD của người bán trong hồ sơ.
7.4. Không sử dụng cá nhân bán hàng thường xuyên để né hóa đơn.
7.5. Không kê giá mua cao hơn thực tế.

8. CƠ SỞ PHÁP LÝ

Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực).
Thông tư 96/2015/TT-BTC (đã hết hiệu lực).
Luật Thuế giá trị gia tăng.
Bộ luật Dân sự 2015.

9. KẾT LUẬN

Mua hàng không có hóa đơn không sai.
Sai là không làm đúng và không đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp cần hiểu đúng đối tượng, lập đủ chứng từ và lưu trữ đầy đủ, đặc biệt là CCCD của người bán, để giảm rủi ro khi quyết toán thuế.

Người viết admin: Lan Ngọc

Miễn trừ trách nhiệm
Nội dung trên chỉ mang tính chất chia sẻ và hướng dẫn chung, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức. Người áp dụng cần tự đối chiếu quy định pháp luật hiện hành và tự chịu trách nhiệm khi thực hiện.

#tamsucungsep
#thuehkd
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#tuanthuthue

File mẫu

1. Mẫu hợp đồng:
2. Mẫu bảng kê 01 TNDN
3. Mẫu biên bản giao nhận

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

255

254

254

254

254

254

254

254

254

TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI NHẬN – CHI PHÍ QUÀ TẶNG CHO KHÁCH HÀNG/ĐỐI TÁC

1. Căn cứ pháp lý

• Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC).
• Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (đã hết hiệu lực).
• Công văn 79109/CT-TTHT (2017).

2. Nguyên tắc

• Quà tặng khách hàng/đối tác bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra.
• Giá tính thuế GTGT: giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
• Chi phí quà tặng được tính vào chi phí được trừ nếu:
  1. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
  2. Liên quan đến hoạt động SXKD.
  3. Thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (mức cũ là 20 triệu đồng, đã hạ xuống 05 triệu từ 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

3. Chứng từ cần có

• Hóa đơn mua hàng.
• Hợp đồng mua bán/phiếu đặt hàng.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (khi từ 05 triệu đồng trở lên) (mức cũ 20 triệu đồng). Riêng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào thì mọi giá trị đều phải có chứng từ không dùng tiền mặt, không còn ngưỡng nào, theo điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, áp dụng từ 01/7/2025.
• Quyết định/Thông báo tặng quà.
• Hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng, trên hóa đơn ghi rõ: “Hàng tặng không thu tiền”.

4. Hạch toán kế toán

• Mua về tặng ngay:
  • Nợ TK 641 (chi phí bán hàng)
  • Nợ TK 133 (VAT đầu vào)
  • Có TK 111/112/331 (thanh toán)
  • Có TK 3331 (VAT đầu ra)
• Mua về nhập kho, sau đó xuất tặng:
  • Khi mua: Nợ TK 152, 156; Nợ TK 133 / Có TK 111,112,331.
  • Khi tặng: Nợ TK 641 / Có TK 152,156; Có TK 3331.

Tài liệu tham khảo:

Lưu ý:

• Các quy định về hóa đơn, chứng từ, chi phí phúc lợi, hạch toán kế toán có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
• Kể từ ngày 01/03/2025, Bộ Tài chính đã hợp nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư thành Bộ Tài chính. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành trước thời điểm này vẫn còn hiệu lực cho đến khi có quy định thay thế.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên!

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Tổng hợp chứng từ ghi nhận – Chi phí quà tặng cho nhân viên

Việc tặng quà cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỷ… là hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần lưu ý về căn cứ pháp lý, nguyên tắc, chứng từ và cách hạch toán kế toán như sau:

1. Căn cứ pháp lý

• 1.1. Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025, thay Thông tư 96/2015/TT-BTC đã hết hiệu lực) quy định về các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động.
• 1.2. Thông tư 99/2025/TT-BTC (ban hành 27/10/2025, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC) hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
• 1.3. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/07/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về nội dung, nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

2. Nguyên tắc xác định chi phí quà tặng cho nhân viên

• 2.1. Quà tặng cho nhân viên được coi là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động.
• 2.2. Tổng mức chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả quà tặng) không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
• 2.3. Nếu vượt quá mức này, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
• 2.4. Không bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra khi tặng quà cho nhân viên nếu khoản chi này được hạch toán là chi phí phúc lợi.
• 2.5. Nếu xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này

3. Chứng từ cần tổng hợp và lưu trữ:

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

3.1. Chứng từ mua vào

1. Hóa đơn mua hàng: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng (bánh trung thu, quà Tết, lịch treo tường…).
2. Hợp đồng/phiếu đặt hàng: Nếu có.
3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Bắt buộc với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, để đủ điều kiện khấu trừ theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

3.2. Chứng từ bán ra

1. Hóa đơn GTGT xuất nội bộ: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên, ghi rõ:
   • 3.1. Tên hàng hóa quà tặng.
   • 3.2. Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
   • 3.3. Các chỉ tiêu về thuế suất, tiền thuế GTGT.
2. Quyết định/Thông báo của Ban giám đốc: Nêu rõ đối tượng, lý do, giá trị và thời gian tặng quà.
3. Danh sách nhân viên nhận quà: Có chữ ký xác nhận.
4. Biên bản giao nhận quà: Nếu có, để minh chứng việc quà đã được phân phát đúng đối tượng.

4. Hạch toán kế toán chi phí quà tặng cho nhân viên

a) Trường hợp mua về tặng ngay cho nhân viên

• 4.1. Khi mua quà tặng:
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
  • 4.2. Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
  • 4.3. Có TK 111/112/331 (Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ)
• Không cần nhập kho, xuất thẳng cho nhân viên.

b) Trường hợp mua về nhập kho, sau đó xuất tặng

• 4.1. Khi mua quà tặng:
  • Nợ TK 152, 156 (Nguyên vật liệu, hàng hóa)
  • 4.2. Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
  • 4.3. Có TK 111/112/331 (Thanh toán)
• Khi xuất tặng cho nhân viên:
  • 4.1. Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
  • 4.2. Có TK 152, 156 (Xuất kho)

c) Một số lưu ý khác

• 4.1. Nếu quà tặng là hàng hóa, sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất, khi xuất tặng cho nhân viên, kế toán ghi nhận giá vốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
• 4.2. Trường hợp quà tặng là hiện vật có giá trị lớn, cần có thêm biên bản bàn giao, quyết định của lãnh đạo công ty.

5. Một số tình huống thực tế

• 5.1. Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng không có đầy đủ chứng từ (hóa đơn, quyết định tặng quà, danh sách nhận quà…) thì khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• 5.2. Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng tổng mức chi phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm thì phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

6. Kết luận

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo:

1. Khoản chi có tính chất phúc lợi, tổng mức chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
3. Có quyết định/tờ trình tặng quà, danh sách nhận quà có xác nhận của nhân viên.
4. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ, hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lý, hợp lệ và tránh rủi ro về thuế.

Tài liệu tham khảo:

• 6.1. Nghị định 320/2025/NĐ-CP
• 6.2. Thông tư 99/2025/TT-BTC
• 6.3. Nghị định 254/2026/NĐ-CP
• 6.4. Thông tư 91/2026/TT-BTC

Lưu ý: trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên!

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• 6.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• 6.2. Bảng chấm công theo ngày
• 6.3. Bảng chấm công theo giờ
• 6.4. Bảng thanh toán tiền lương
• 6.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• 6.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.